יצירת עובד חדש / משתמש חדש / משאב ציבורי

יצירת עובד חדש יצירת משתמש חדש

כללי

הייפר מאפשרת ליצור ולנהל מספר סוגי ישויות שונות במערכת.
בהדרכה להלן נסביר כיצד ליצור כל אחד מסוגי הישויות הנ"ל באמצעות חלון האשף, ונעמוד על ההבדלים בין הסוגי הישויות השונות.
הסבר מרחיב אודות אפשרויות והגדרות המשתמשים / העובדים / והישויות ניתן למצוא בעמוד ההדרכה המסביר אודות חלון ניהול המשתמש.

מבחינת מאגר הנתונים הייפר משתמשת באותה הטבלה לכל סוגי הישויות ומפרידה בינהם באמצעות שדה סטטוס המגדיר את סוג הישות.
אנו ממליצים ללמוד ולהכיר את הטבלאות הנתונים הרלוונטית למודול זה, הן מופיעות בחלקו התחתון של התפריט.

ההבדלים בין סוגי הישויות בהייפר

  • עובד ומשתמש בהייפר
    סוג הישות השכיחה ביותר הינה אדם העובד בארגון ומשתמש בתוכנת הייפר. מכאן המונח "עובד ומשתמש...".
    לישות זו היכולת לבצע תהליך LogIn לתוכנה לטובת עבודה שוטפת לרבות רישום שעות נוכחות.
    לכן, בעבור ישות זו נתבקש לתעד בתוכנה: פרטים אישיים, כתובת ופרטי ההתקשרות ואף חובה יהיה לקבוע עבורה: שם משתמש, סיסמה וקבוצת הרשאה.
  • עובד בארגון
    מיועד עבור כל אדם הנדרש לרשום את שעות עבודתו בהייפר, בין אם באמצעות שעון הנוכחות של הייפר עצמה ובין אם ע"י משיכת הנוכחות משעון חיצוני.
    עבור ישות מסוג זה חובה לתעד בהייפר פרטים אישיים ופרטי התקשרות לאותו העובד.
  • משאב ציבורי
    סוג ישות זו מיועדת עבור גורמים/ישויות שאינם בני אדם כגון: משאית, מחסן, חדר ישיבות ועוד.
    ישות מסוג זה ניתן להציג ביומן המערכת, והיא מיועדת עבור ניהול זמנים ומשאבים בלבד. חובה לקבוע לה שם משתמש.

יצירת משתמש / עובד / משאב בהייפר

הערה חשובה: טרם הקמת המשתמשים בארגון, וודא כי קבוצות ההרשאה ורשימת הסניפים מוגדרים נכונה.
זאת מכיוון שבתהליך הקמת המשתמש, חובה עליך לבחור עבורו את קבוצת ההרשאה והסניף הרלוונטי לו.


תהליך היצירה של משתמש, עובד ומשאב בתוכנה מתחיל באמצעות אשף ההקמה המוביל ומנחה אותך בהזנת הפרטים הנדרשים למילוי בכל אחד מהשלבים.
בסיום שלושת השלבים האשף יוצר את המשתמש ופותח את חלון הניהול עבור המשתמש/ישות.
בכל אחד מהשלבים יופיעו בחלון האשף השדות המתבקשים למילוי.
שים לב שהשדות המופיעים עם כוכבית אדומה הן שדות חובה, ובלעדיהן לא ניתן להתקדם.
במידה והחמצת או שגית במילוי של אחד השדות (בשלב ההקמה) - לא נורא. כל השדות המופיעים באשף ניתנים להגדרה בחלון ניהול הישות/משתמש, אשר נפתח בסוף תהליך ההקמה.

לידיעתך, באפשרות מנהל המערכת לשנות את הגדרות האשף ולקבוע מה יהיו שדות החובה למילוי בכל אחד משלבי הקמת המשתמש.


להלן כלל רשימת השדות הניתנים להגדרה עבור יישות/משתמש.
V = רלוונטי להזנה עבור אותה הישות
= חובה להזנה עבור אותה הישות
שדהמשתמש הייפרעובד בארגוןמשאב ציבוריהסבר / הערות
שם משפחה שדה חובה - יש להזין את שם העובד האמיתי
* ראה בהמשך הנחיות ליצירת "שם במה" עבור שיווק סמוי
שם פרטי V שדה חובה - יש להזין את שם העובד האמיתי
כותרת תפקיד V V הזנה ידנית של תיאור תפקיד העובד.
באפשרות מנהל המערכת לקבע מראש רשימה של תפקידים לבחירה, ע"י עדכון ערכי השדה.
תואר V V הזנה ידנית של שם תואר אשר יופיע (במידה והוגדר ע"י מנהל המערכת) בהפקת מסמכי המערכת למשתמשים המתחברים בשפת ממשק עברית.
שם משפחה באנגלית V V מומלץ להזנה, אך לא חובה. במידה והוזן שם אנגלי - תוכנת הייפר תשתמש בשם זה כחלק מהזיהוי של שם שולח האימייל.
עבור "שם במה" - זה המקום שבו אנו ממליצים לקבוע שם פיקטיבי לאותו העובד. יש לקחת בחשבון את שם תיבת הדוא"ל בהתאמה.
שם פרטי באנגלית V V מומלץ להזנה, אך לא חובה. במידה והוזן שם אנגלי - תוכנת הייפר תשתמש בשם זה כחלק מהזיהוי של שם שולח האימייל.
עבור "שם במה" - זה המקום שבו אנו ממליצים לקבוע שם פיקטיבי לאותו העובד. יש לקחת בחשבון את שם תיבת הדוא"ל בהתאמה.
כותרת תפקיד באנגלית V V הזנה ידנית של תיאור תפקיד העובד.
באפשרות מנהל המערכת לקבע מראש רשימה של תפקידים לבחירה, ע"י עדכון ערכי השדה.
תואר באנגלית V V הזנה ידנית של שם תואר אשר יופיע (במידה והוגדר ע"י מנהל המערכת) בהפקת מסמכי המערכת למשתמשים המתחברים בשפת ממשק אנגלית.
מין V V זכר / נקבה
שייך לסניף V V V שדה בחירה של סניף אליו משוייך העובד.
מחלקה/קטגוריה V V V שדה בחירה על פי הגדרות המערכת. בא לידי ביטוי במערכת ה- CRM ובפרט ביומנים ובמשימות
שפת הממשק למשתמש V V V מאפשר לבחור את שפת ה- UI של התוכנה ומסמכיה.
ממשק באנגלית יגרום לממשק התוכנה לרבות שדות הטקסט שלה להופיע ביישור לשמאל לרבות בהדפסות מסמכי המערכת.
מספר זהות V V מספר תעודת זהות / דרכון / תעודת מסע / מס' חברה ועוד הרלוונטית ליישות.
סוג מסמך זהות V V בחירה של סוג התעודה הנכונה למספר שהוזן. עבור מסמך זהות או מספר חברה ישראליים, הייפר תבצע בדיקת תקינות ואימות למספר שהוזן.
תוקף תעודה מזהה V V פג התוקף של התעודה - לצרכי מחלקת כח אדם ורגולציה.
הארץ שהנפיקה את התעודה V V לצרכי מחלקת כח אדם ורגולציה.
שם משתמש V שדה זה הינו חובה עבור משתמש ומשאב ציבורי, אך אינו מחוייב עבור עובד ארגון שצריך רק לרשום נוכחות.
למרות שבתהליך הקמת משתמש, השדה מקבל אוטומטית את שם המשתמש שהוזן בשלב הראשון של האשף,
ניתן להזין ולקבוע את שם המשתמש הרצוי באופן ידני בכל שפה שתרצה (כולל עברית). חובה לקבוע שם המכיל 3 תוים ויותר.
קבוצת הרשאה בהתאם לקבוצות ההרשאה שהוגדרו מראש על ידי מנהל המערכת, יש לבחור את הקבוצה המתאימה לישיות.
סיסמת כניסה זו היא סיסמת הכניסה הראשונית הנקבעת עבור המשתמש.
יש להזין סיסמה בת 8 תוים הכוללת מספרים ואותיות. ולמרות זאת במועד כניסתו הראשונה, ידרש המשתמש להחליף את סיסמתו בסיסמה חדשה.
טיפוס ישות V שדה זה יקבע את ההרשאות הגלובאליות שינתנו לאותו המשתמש בעבודתו עם התוכנה.
גישה לקריאה בלבד V קובע באם ממשק המשתמש יהיה זמין לקריאה בלבד - ללא כל יכולת עריכה שהיא.
אפשר התחברות רק בזמני משמרת V מונע מהמשתמש להתחבר לתוכנה אלא רק בטווח זמני המשמרת שהוגדרו לו.
אפשר למשתמש להעתיק החוצה נתונים V לא = מונע מהמשתמש לבצע COPY מתוך השדות ומונע שמירה של דוחות המערכת השונים.
הרשאת חיפוש לקוחות V שדה זה מגדיר את הרשאת החיפוש ואיתור של לקוחות במערכת.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
הרשאות כניסה לתיקי לקוחות V שדה זה מגדיר את הרשאת הכניסה אל כרטיסי הלקוחות במערכת.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
הרשאת חיפוש ספקים V שדה זה מגדיר את הרשאת החיפוש ואיתור של ספקים במערכת.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
הרשאת כניסה לתיקי ספקים V שדה זה מגדיר את הרשאת הכניסה אל כרטיסי הספקיםת במערכת.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
מופיע בעץ המשתמשים / עובדים V מאפשר להגדיר למערכת שלא להופיע בעץ המשתמשים המאפשר
איתור ובחירת משתמש בשדות המערכת השונים ובמערכת הדוא"ל.
הרשאת גישה ליומנים של אחרים V קובע איזו רמת גישה תהיה למשתמש הנוכחי אל מול שאר היומנים בארגון.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
חסום גישה ליומן של המשתמש V קובע באם משתמשים אחרים יוכלו לגשת ליומן של המשתמש הנוכחי, הן לצפיה והן לעריכה.
להסבר מורחב יותר ראה עמוד הדרכה
חסום גישה לדוא"ל של המשתמש V קובע באם משתמשים אחרים יוכלו לבצע חיפוש וצפיה בתא הדוא"ל האישי של המתמש הנוכחי.
המשתמש הינו מנהל חשבונות V מאפשר גישה למודול הנהלת החשבונות וניהול כוח האדם ושעות הנוכחות במודול העובדים בתוכנה.
הרשאה לניהול עובדים / משתמשים V מאפשר לקבוע את סוג הרשאת הגישה למודול ניהול כח האדם לרבות הקמה והסרת משתמשים.
הרשאה לניהול מוצרים V מאפשר לקבוע את סוג הרשאת הגישה למודול ניהול המוצרים.
מורשה לערוך את יסודות המערכת V קובע את רמת ניהול ההרשאות שינתנו למשתמש:
  • לא (משתמש רגיל) = עבור משתמשים רגילים, לא מאפשר הרשאות עריכה מיוחדות.
  • סגן (מנהל חלקי) = עבור משתמשים בתפקיד "מנהל משרד", מאפשר לבצע את הבאים:
    - מחיקת רשומת מגעים והתקשרויות לאחר שננעלה.
    - מחיקת הקלטת שיחה.
    - מתן גישה אל יסודות המערכת לטובת עדכון שינויים.
    - מתן גישה אל עורך מסד הנתונים בהרשאת קריאה בלבד.
  • כן (ראשי) = עבור מנהלי מערכת בלבד. מאפשר את ביצוע הפעולות שהותרו בהרשאת הסגן בתוספת הרשאות נוספות:
    - עריכה והגדרת שדות המערכת ושדות ספייר.
    - הגדרת מיקום השדות בחלונות השונים לרוחב התוכנה וממשק המשתמש.
    - מתן גישה אל עורך מסד הנתונים בהרשאה מלאה לרבות יבוא נתונים, עריכה, שמירה ומחיקה (לכל סוגי הטבלאות שאינן "Protected").


למנהל המערכת
  • בתיאום עם הנהלת כח האדם, יש לקבוע ולהגדיר את שדות החובה באשף הקמת המשתמש, כך שבעת הזנת
    משתמשים חדשים ע"י המנהלים השונים, לא יפתחו כרטיסי משתמש עם נתונים חסרים.
  • ניתן להגדיר מראש את מבנה שם המשתמש ביסודות המערכת, בחלון "יסודות המערכת" -> "שרשור שם עובד".
    בשדה זה ניתן להגדיר כיצד הייפר תציג את שם המשתמש (שם פרטי + שם משפחה או שם משפחה + פרטי).



























יצירת עובד חדש / משתמש חדש / משאב ציבורי

אשף יצירת עובד חדש / משתמש חדש / משאב ציבורי, הינו הכלי בתוכנת הייפר המאפשר את יצירת כרטיס עובד / משתמש. כרטיס העובד מייצג את עובדי הארגון בתוכנה ומאפשר למחלקת משאבי אנוש לנהל את כוח האדם של החברה ואת משאביה. כלי זה מאפשר למנהלי משאבי האנוש ו/או הממונים על כוח האדם בחברה ועל משתמשי התוכנה, ליצור / להסיר / לערוך כרטיסי עובדים / משתמשים בהתאם לצורך. לפעולה זו מספר שלבים:

  1. בחירת הישות להוספה
  2. פרטי העובד / משתמש / משאב
  3. הגדרת שם משתמש, סיסמה והרשאות / מתן שם משתמש פנימי

בחירת ישות

הייפר מאפשרת יצירת 3 סוגי "ישות" לצורך ניהולם בתוכנה.

בחירת ישות

במסך זה, יש לבחור את הישות הרצויה:

  • עובד ומשתמש הייפר - ישות זו, הינה עובד בחברה המקבל הרשאה לשימוש בתוכנת הייפר. לעובד זה יווצר כרטיס עובד וינתנו שם משתמש וסיסמה עבור שימוש בתוכנה.
  • רק עובד בארגון (שאינו נכנס להייפר) - את ישות זו יש ליצור כאשר מדובר בעובד חברה שאינו מיועד להשתמש בתוכנת הייפר. לעובד זה יווצר כרטיס עובד בלבד. בהתאם לצורך, ניתן בהמשך ליצור משתמש עבור עובד זה.
  • משאב ציבורי (מקרן, חדרי ישיבות וכו') - ישות זו משמשת את הארגון כאשר יש צורך בניהול משאב מסוים (שאינו עובד) בחלק מכלי התוכנה כדוגמת יומן הצוות.

להמשך התהליך, לחץ על המשך.

פרטי העובד / משתמש / משאב

לאחר בחירת הישות להוספה, יש לעדכן את פרטי העובד / משאב הבסיסיים, את תפקידם ולשייכם לסניף ולמחלקה המתאימים.

פרטי העובד / המשאב

פרטי הזיהוי המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. להמשך התהליך, לחץ על המשך. ביצירת משאב, יופיעו אך ורק שדות שם המשאב ושיוכו לסניף ומחלקה. לאחר מכן יתבקש המשתמש לאשר את שמו של המשאב, כפי שיוצג בהייפר. בזאת יסתיים תהליך יצירת המשאב.

הגדרת שם משתמש, סיסמה והרשאות

שדות חלון זה משתנים בהתאם לסוג הישות. כאשר מדובר בעובד משתמש הייפר, יש להגדיר עבורו את הרשאות השימוש בתוכנה כפי שנראה בדוגמא הבאה.

פרטי העובד / המשאב

עבור משתמש הייפר נגדיר בחלון זה את השדות הבאים, הכוללים מספר הרשאות עיקריות בהייפר:

שדה הסבר
קבוצת הרשאה מרשימת קבוצות ההרשאה יש לשייך את המשתמש לקבוצה הרלוונטית. לאחר שיוכו יצורף לחברי קבוצה זו בלשונית קבוצות הרשאה.
קובץ תרגום הממשק בשדה זה יש לבחור את שפת הממשק עבור משתמש זה. ניתן לקבוע שפה שונה למשתמשים שונים.
שם משתמש בהייפר (פנימי) שהו שם המשתמש לצורך כניסה למערכת. כברירת מחדל יורכב שם המשתמש מצירוף שם המשפחה והשם הפרטי שהוגדרו בחלון הקודם.
סיסמא להתחברות סיסמת ההתחברות למערכת של המשתמש.
מורשה לערוך את יסודות (הגדרות) המערכת הרשאה זו מאפשרת למשתמש לערוך ולהגדיר את יסודות המערכת. יש לתת את הרשאה זו למשתמשים המיועדים לשנות ולערוך הגדרות אלה, בהתאם לנהלי העבודה.
הרשאת גישה ליומנים של אחרים הרשאה זו מאפשרת צפייה ביומנים של עובדים אחרים בארגון. לרוב, משמשת הרשאה זו מנהלי צוותים לצורך צפייה בסדר יומם של חברי הצוות. לחילופין, ניתן לתת הרשאה זו לחברי הצוות עצמם לצרכי תיאום פעילות בין העובדים המחלקה.
אפשר למשתמש להעתיק החוצה נתונים באופן חופשי הרשאה זו מאפשרת העתקת נתונים מהתוכנה. במתן הרשאה זו יש להתחשב בעובדה שייתכן והמשתמש יהיה חשוף לנתונים עליהם מעוניין הארגון לשמור. לפיכך, יש לאשר הרשאה זו בהתאם לנהלים ולכללים הקבועים בארגון.
מופיע בעץ המשתמשים / עובדים האם עובד זה יופיע באזורי התוכנה השונים בעצי המשתמשים / עובדים. לחילופין, אם יבחר הערך "לא", משתמש זה יהיה נסתר ולא ניתן יהיה לסמנו או לבחור אותו באזורי התוכנה השונים.
הרשאת כניסה לתיקי לקוחות יש לבחור את מידת חשיפת המשתמש לתיקי הלקוחות וללידים, מתוך רשימת ההרשאות האפשריות.
הרשאת כניסה לתיקי ספקים יש לבחור את מידת חשיפת המשתמש לתיקי הספקים והמתווכים, מתוך רשימת ההרשאות האפשריות.
שים לב: ניתן לשנות את הגדרות אלה בהמשך מכרטיס הלקוח.

עבור ישות שאינה משתמשת הייפר, יש להגדיר בשלב זה אך ורק שם משתמש פנימי (לצרכי ייצוגו במערכת):

פרטי העובד / המשאב

לסיום, יש ללחוץ על לחצן המשך. חלון האשף יסגר ויוצג כרטיס העובד / משאב החדש. לפרטים אודות כרטיס עובד לחץ כאן.

מנהל המערכת

ארגון שדות בטבלאות

בתיאום עם מחלקת משאבי אנוש ו/או הממונה על ניהול כוח האדם בחברה, יש להגדיר את השדות הדרושים בכרטיס העובד. למידע נוסף אודות הוספת ועריכת שדות מידע לחץ כאן.

הגדרת שם המשתמש בהייפר

יש להגדיר את נראות שם המשתמש ביסודות המערכת, בענף Global & Basic Settings תחת שדה "שרשור שם עובד". בשדה זה ניתן להגדיר האם יופיע תואר לפני שם המשתמש (מר / גברת / ד"ר וכיוב') וכמו כן האם יוצג קודם השם הפרטי או שם המשפחה של המשתמש.