פקודת יומן בהייפר

הייפר מתגאה בטופס פקודת יומן חשבונאית חדשני וקל לשימוש.
  • עד 2000 שורות חובה / זכות בריבוי מטבעות ושערים.
  • גמישות עיצובית ואפשרות ליישם שדות רזרביים.
  • הרשאות לכל שדה ולחצן. שיטה ייחודית לעריכה רטרו ותיקון של פקודות היומן - מלבד סטורנו.
  • ניתן לשייך קבצים לכל פקודת יומן (למשל סריקה של רשומון יבוא, חשבון חשמל וכיו).

מסך הזנת פקודת יומן חשבונאית בתוכנת הייפר

מבוא והסבר על השדות המיוחדים בהייפר

העמוד מבוסס על טבלה אחת hyp_Journal ובד"כ על רשומה אחת - כל 3 שורות חובה או זכות יוצרות רשומה נוספת ברצף.
בראש העמוד ובתחתית אזורי שדות הניתנים לעיצוב וליישום שדות רזרביים.
כעת נסקור מספר שדות מהותיים בפקודת היומן, אשר למיטב ידיעתנו ייחודיים להייפר או לפחות אינם נפוצים בפתרונות תוכנה אחרים.
שם השדה תיאור
סיווג / מסמך מקור על בסיס השדה הזה, הייפר מבינה את מהות פקודת היומן ובעזרת הצלבה עם טיפוסי החשבונות בפקודה - יכולה לענות על דרישות מידע בקלות.
עבור דוחות ממשלתיים נדרש לעיתים מבנה פקודה קשיח. הדרישות מוסברות בעמודי התיעוד של הדוחות עצמם (בישראל לדוגמה: PCN874, 856).
נסביר כאן את המשמעות של כל סיווג, הרשימה קשיחה ונובעת מהקוד של הייפר:

  • לא ידוע או שלא ע"פ מסמך: כל פקודה שלא מתאים לה אף סיווג אחר מהרשימה.
  • חשבונית מס: רק עבור מסמך חשבונית מס שהארגון הפיק, גם אם נעשה במערכת אחרת / פנקס ידני.
    במקרה של מוסד כספי סיווג זה יוחלף בטקסט "עמלה".
  • קבלה: רק עבור מסמך קבלה שהארגון הפיק, גם אם נעשה במערכת אחרת / פנקס ידני.
    טופס הקבלה בהייפר עלול להיקרא "הפקדה" על פי הגדרות המערכת. עם זאת טקסט הסיווג יישאר זהה.
  • חשבונית זיכוי: רק עבור מסמך חשבונית זיכוי שהארגון הפיק, גם אם נעשה במערכת אחרת / פנקס ידני.
    במקרה של מוסד כספי סיווג זה יוחלף בטקסט "החזר עמלה".
  • משיכה / החזר: רק עבור מסמך "החזר כספי" שהארגון הפיק, גם אם נעשה במערכת אחרת / פנקס ידני.
    הטופס יכול להיקרא "משיכה" על פי הגדרות המערכת. עם זאת טקסט הסיווג יישאר זהה.
  • רשומון יבוא: עבור פקודת יומן המתעדת רשומון יבוא. מספר הרשומון צריך להירשם בשדה "אסמכתה".
  • חשבונית ספק: עבור קליטת חשבונית מס הוצאה. אין להשתמש כנגד חשבונית עסקה.
  • תשלום לספק: לתיעוד תשלום לספק - בד"כ כנגד חשבונית או כמקדמה.
    אין להשתמש בסיווג בעת תשלום לרשויות (מוסדות - ארנונה, מיסים וכיו').
  • משכורות לשכירים: עבור קליטת פקודת שכר מתוכנה חיצונית (ראו הסבר אודות " יבא מ- Clipboard" בהמשך).
  • סגירת מאזן שנתי: זהו סיווג שהייפר משתמשת בו באשפים: "סגירת דוח רווח והפסד" וב- "סגירת מאזן" (רבעוני או שנתי).
    הסיווג מיושם בפקודות העברת יתרות חשבונות תוצאתיים (המשתתפים בדוח רווח והפסד) לחשבון עודפים (רווח בעלים) ובפקודת יתרות פתיחה.
    הסיווג קריטי בכדי שהייפר תוכל לדלג על הפקודות הללו בהפקת דוחות (למשל רווח והפסד של לפני שנתיים).
    מנהל החשבונות רשאי להזין פקודות בסיווג הזה אך צריך להיות ערני לדוחות אשר מסננים אותן.
  • רשומון יצוא: עבור פקודת יומן המתעדת רשומון יצוא. מספר הרשומון צריך להירשם בשדה "אסמכתה".
  • דיבידנד: לתיעוד דיבידנד לבעלי המניות או תיעוד חלוקת דיבידנד ללקוחות במקרה של ברוקר (מניות, CFD וכיו').
    מדובר במבנים שונים של פקודות יומן, ראו תת עמוד עם דוגמאות לפקודות יומן וגם בהדרכות של דוחות ניכוי מס במקור (בישראל 856, 867).
  • המרת מטבע פנימית: כל המרת מטבע בתוך חשבונות הארגון.
    בישראל, הטיפוס הזה גם משמש לדיווחים לרשות למניעת הלבנת הון ולבנק ישראל.
  • הפרשי שער: פקודות במטבע ניהול ספרים בלבד.
    הסכום בפקודה הוא ההפרש בין שווי החשבון בשקלים, לפי שער סטטי המוזן בפקודות, לבין שערוך יתרות המטח בחשבון נכון ליום מסוים (בד"כ סוף רבעון או שנה).
מועד היצירה
נוצרה על ידי
המועד הנו לפי אזור הזמן של המשתמש היוצר. אין קשר בין השדות הללו לתאריך רישום / תזרים.
מועד הביטול
בוטלה על ידי
הייפר מאפשרת לבטל פקודת יומן. פשוט לגרוע אותה מהחשבונות. הרשומה אינה נמחקת ממסד הנתונים.
ניתן לבטל פקודה כל עוד שתאריך הרישום שלה אינו בטווח שבו נסגר מאזן. בדיוק כמו כללי העריכה של הפקודות (ראו בהמשך).
המועד הנו לפי אזור הזמן של המשתמש שביטל את הפקודה.
רצף החל מפקודה
רצף עד לפקודה
בכל רשומה של הייפר ניתן לרשום עד 3 חשבונות בצד החובה ועוד 3 בצד הזכות.
לכן כאשר מזינים פקודה מורכבת, הייפר משרשרת מספר רשומות ברצף ובכולן נרשם טווח מספרי הפקודות.
בפקודה רגילה (רשומה אחת) ערך שני השדות יהיה אפס.
חודש דיווח PCN874 בהגדרות הטבלה השדה נקרא "Government Report Date". בחברות ישראליות אנו משתמשים בו בכדי לחתוך נתונים לדיווח PCN.
הערה פרטנית בכל שורה ניתן להוסיף הערה אשר תופיע בכרטסות, לאחר תיאור הפקודה מהכותרת (הפרדה בפסיק).
הערות פנימיות טקסט חופשי אשר לא יופיע בשום מקום, מלבד עמוד פקודת היומן. גם לפקודה מבוטלת ניתן ואף רצוי לרשום הערה (למשל סיבת הביטול).
סכום כל הפקודה שדה לקריאה בלבד עבור חיפוש פקודה בפורטל. שווי הפקודה יהיה סיכום במטבע ניהול ספרים של כל השורות בצד החובה בלבד.
חשבונות ההמרה אינם נספרים, לכן במקרה של פקודת המרת מטבע, סכום הפקודה יהיה השווי הכספי של ההמרה (במקום ערך כפול אם היינו סופרים את כל השורות).
לפי סטנדרט / פילוסופיה חשבונאית השדה מאפשר לכם לסווג את הפקודה תחת תקן חשבונאי ובכך לכלול או לגרוע אותה מדוחות חשבונאיים (רווח והפסד, מאזן).
יש להשתמש בשדה הזה רק אם החברה בתהליך מעבר לתקן חשבונאי אחר (כמו IFRS) או בשילוב עם פקודות תאורטיות (צפי).

  • Standard: הפקודה תופיע בכל שאילתה ותיספר בכל מקרה. זהו ערך ברירת המחדל (שדה מסוג סטטוס, ערך אפס).
    שימוש בסטטוס הזה היינו כמו הכרזה "פקודת היומן נרשמה על פי החוק המקומי והבינלאומי יחדיו".
  • GAAP: עקרונות חשבונאיים מקובלים - לפי המדינה שבה מנוהלים הספרים בהייפר (קיצור של Generally Accepted Accounting Practice).
    שימוש בסטטוס הזה היינו כמו הכרזה "פקודת היומן נרשמה על פי החוק המקומי".
  • IFRS: תקני דיווח כספי בינלאומיים (קיצור של International Financial Reporting Standard) והכוונה גם לדיווח ע"פ International Accounting Standards.
    שימוש בסטטוס הזה היינו הכרזה "פקודת היומן נרשמה על פי התקן הבינלאומי".
  • Theory: באפשרותנו לרשום פקודת יומן המייצגת צפי עתידי (למשל שווי נכס או תזרים) או ללא מסמך רשמי (חשבונית חסרה).
    שימוש בסטטוס הזה היינו הכרזה "פקודת היומן אינה על פי עקרונות חשבונאיים מקובלים".
    כך ניתן להפיק דוחות כספיים עם/בלי הפקודה וגם לאתר פקודות להשלמה או הסבה.

לסיכום, באמצעות השדה הזה הייפר מאפשרת להפיק דוחות כספיים על פי GAAP או IFRS בלבד ואז עם או בלי פקודות תאורטיות.
% ניכוי במקור בפקודות מסוג "קבלה" או "תשלום לספק" או "דיבידנד" יש לציין את אחוז המיסוי (נמב) עבור ביקורת והפקת דוחות.
טיפוס פקודה פנימי של הייפר טיפוס פקודת יומן הנו שדה נסתר במערכת הייפר אשר מאפשר למערכת לסנן או לתקן פקודות אוטומטיות.
מדובר בשדה טקסט באורך תו אחד, להלן רשימת הערכים בתוכנת המדף:

  • N - פקודת יומן רגילה, זוהי ברירת המחדל.
  • B - פקודת יומן אוטומטית, נוצרת רק על ידי תוכנית סגירת מאזן (שנתי / רבעוני). בכל פעם שמריצים את התוכנית, היא מוחקת את כל פקודות היומן מסוג B ומייצרת חדשות על פי חישוב יתרות פתיחה.
  • E - פקודת יומן אוטומטית, מייצגת רווח/הפסד מול פלטפורמת מסחר, מניות, NDF, ריבית וכ'ו.
  • T - פקודת יומן אוטומטית, מייצגת ניכוי מס מלקוח בעקבות פעילות בשוק ההון (אותה פעילות מ- E).
זיהוי הלקוח ואישור המרת מטבע על ידי שדה ישן, נשאר עבור תאימות לאחור. עבור פקודות יומן מסוג "המרת מטבע פנימית" שנעשה ידנית, ניתן לשייך עובד בארגון אשר זיהה את הלקוח ואישר את ביצוע ההמרה.

הוראות הפעלה

לעמוד פקודת היומן שני מצבי עבודה: הראשון היינו הזנת פקודת יומן חדשה עם עריכה חופשית והשני הוא עריכה של פקודה קיימת עם מגבלות, כפי שיוסבר בהמשך.
בראש העמוד מופיע ממשק לשוניות, הממשק יציג בו זמנית שתיים מתוך שלוש הלשוניות שלהלן:
פקודת יומן הלשונית הזאת תמיד מופיעה ומכילה בתוכה את פקודת היומן עצמה...
קבצים מצורפים ממשק צירוף קבצים לקריאה בלבד, מופיע רק בעריכה של פקודה קיימת (שיש לה מספר רשומה).
יבא מ- Clipboard ממשק יבוא פקודה מורכבת, מתוכנה זרה דרך המחסנית של מערכת ההפעלה. הלשונית מופיעה רק בהזנת פקודה חדשה.

הזנת פקודה חדשה לספרים

טבלאות החובה והזכות מאפשרות הוספת שורות (עד 2000 בכל צד), מחיקה חופשית ומיון ידני (שימושי למיין ע"פ שם או מספר חשבון).
להלן רשימת הלחצנים הזמינים במצב זה:
ביטול מאפשר סגירה של הטופס, מבלי לרשום את הפקודה (כל הנתונים שהוזנו הולכים לאיבוד).
שמור לאחר בחינה של שדות חובה וכללי המערכת, מוסיף פקודת יומן חדשה לטבלה (עם מספר עוקב לאחרונה).
אזן בין הצדדים כלי עזר: הייפר תיקח את ההפרש בין הצדדים ותיצור שורה נוספת בצד שבו חסר האיזון בפקודה.
קבע שערי מט"ח לפי תאריך הרישום כלי עזר: הייפר תיישם שערי המרה יציגים בכל השורות בהן מטבע חוץ.
השערים על פי תאריך הרישום של הפקודה. במידה והתאריך עתידי, אזי יילקח השער האחרון הידוע.

עריכת פקודת יומן קיימת - בהתאם להרשאות

הממשק של הייפר בנוי כך, שפונקציות משלימות כגון הדפסה או צירוף קבצים פועלות רק לאחר השמירה (הראשונה) של פקודת היומן. כאשר לרשומה יש מספר פקודה.
רצינו לשמור על הממשק נקי ככל שאפשר ולכן לא שמנו שני לחצני שמירה ("שמור" וגם "שמור וסגור"). השיקול המוביל היה שמרבית פקודות היומן נוצרות אוטומטית.
לכן בהחלט קורה מצב שרושמים פקודת יומן חדשה (ידנית) ואז נכנסים אליה מחדש לצורך צירוף קבצים או הדפסה.

בכל מקרה במצב עריכה, טבלאות החובה והזכות חסומות בפני הוספה / מחיקה / מיון של שורות.
על פי ההגדרות הראשיות של הייפר, בטבלה hyp_Global Definitions, קיימים שני שדות המשפיעים על יכולת העריכה:
שדה הסבר
רמת עריכה של פקודות היומן לאחר יצירתן עבור פקודות יומן שתאריך הרישום שלהן היינו אחרי נעילת המאזן האחרונה.
  • הרשומה תהיה לקריאה בלבד לאחר 30 דקות (סטורנו)
    בדומה לתוכנות אחרות אשר חוסמות עריכת פקודה לאחר "רישומה בספרים", גם בהייפר ניתן לחסום עריכה לאחר 30 דקות מרגע הרישום בטבלה.
  • התר מחיקה/שחזור אך הרשומה לקריאה בלבד
    ניתן לגרוע ולהחזיר פקודות, כפי שיתוארו בהמשך, אך כל השדות בפקודת היומן יהיו לקריאה בלבד (למעט חריגים) - שוב לאחר 30 דקות מרגע הרישום בטבלה.
    להלן רשימת השדות שבכל זאת ניתן לתקן: "הערה פנימית", פילוסופיה חשבונאית, תאריך דיווח ממשלתי (PCN874 בישראל) ושדות רזרביים.
  • התר עריכה למעט השדות: סכום ושער מט"ח (מומלץ)
    ניתן לגרוע ולהחזיר פקודות, לערוך את שדות הטקסט, תאריכים, שדות רזרביים ואפילו לנתב את הכסף לחשבונות אחרים (לבחור חשבון מחדש בטבלאות החובה והזכות).
  • כל השדות מותרים לעריכה
    ניתן לערוך את כל הפקודה (אך לא ניתן להוסיף או למחוק שורות).
תאריך מינימלי להזנת פקודות יומן זהו שדה לקריאה בלבד. רק הפונקציה (תוכנית) של סגירת מאזן (שנתי / רבעוני / חודשי) קובעת את ערכו של השדה.
בעת סגירת מאזן, פקודות היומן עד לתאריך החתך מועברות לארכיון של הייפר (נגיש תמיד באופן שקוף למשתמש) ונוצרת פקודה של יתרות פתיחה.

להלן רשימת הלחצנים הזמינים במצב זה:
ביטול מאפשר סגירה של הטופס, מבלי לשמור שינויים בפקודת היומן. בלשונית קבצים מצורפים, הפעולות העלאה או מחיקה של קובץ - אינן הפיכות!
שמור לאחר בחינה של שדות חובה וכללי המערכת, מבצע עדכון של הפקודה. הלחצן גם שומר שינויים בטבלה קבצים מצורפים, הכוונה לעדכון תיאור, שדות review ורזרביים.
מחק פעולה זו מבטלת את הפקודת יומן. היא אינה מוחקת את הרשומה ממסד הנתונים - אלא גורמת לה להפסיק להיספר ולהופיע בדוחות השונים.

  • הלחצן רושם ערכים בשדות "מועד הביטול" ו- "בוטלה על ידי" בהתאמה, ע"פ המשתמש המחובר.
    למעשה כל הדוחות החשבונאיים, שולפים רשומות (query) אשר ערך השדה "מועד הביטול" בהן שווה לאפס ובכך מושגת המטרה.
  • הלחצן זמין גם לפי הרשאות גישה דינמיות (קליק ימני על הלחצנים).
  • לא ניתן למחוק פקודת יומן שאחת השורות בה מותאמות ("Bundle" / "מקובצות") בכרטסת.
  • ניתן למצוא את כל הפקודות יומן ה"מחוקות" תחת "חיפוש פקודות יומן", ע"פ טווח תאריך הביטול.
  • אנחנו ממליצים לרשום בשדה "הערות" את הסיבה למחיקת פקודת היומן למטרת שמירת מידע וביקורת עתידית.
שחזר הלחצן מאפס את ערכי השדות "מועד הביטול" ו- "בוטלה על ידי" ובכך מחזיר את הפקודה לדוחות השונים.
החלף (תקן) את הפקודה הלחצן מתחיל בפעולת "מחיקה" (ביטול) של פקודת היומן הנוכחית (בדיוק כמו לחצן המחיקה שתואר לעיל).
לאחר מכן תוכן הפקודה המבוטלת יישאר על המסך במתכונת פקודה חדשה (ניתן להוסיף / למחוק שורות). לחיצה על "שמור" תיצור פקודה חדשה בטבלה.
צור פקודה חדשה במבנה הזה הלחצן גורם לשכפול הפקודה הנוכחית לכדי פקודה חדשה אותה ניתן לערוך באופן חופשי.
לאחר הלחיצה יפתח חלון דיאלוג עם השאלה "האם להעתיק את הסכומים בפקודה ?". תשובה שלילית תגרום לשכפול עם עמודות "סכום" מאופסות.
הדפסה הדפסת הפקודה למדפסת פיזית או PDF... מתאים גם לשליחה בדוא"ל.
יומן שינויים מציג את יומן העדכונים של הפקודה, לאחר יצירתה (כלומר אירוע היצירה אינו מתועד).
קבע שערי מט"ח לפי תאריך הרישום כלי עזר: הייפר תיישם שערי המרה יציגים בכל השורות בהן מטבע חוץ.
השערים על פי תאריך הרישום של הפקודה. במידה והתאריך עתידי, אזי יילקח השער האחרון הידוע.

דגשים נוספים אודות הממשק:

  • בעת בחירת מטבע בשורה, הייפר מעדכנת מיד את השער היציג בשדה "שער המרה".
  • בעת עריכה של שער ההמרה, הייפר שומרת שהשער המוזן ידנית יהיה בטווח של 70% עד 130% לעומת השער היציג.
  • לא ניתן להזין שער המרה שונה מ-1 עבור שורה במטבע ניהול ספרים.
  • בהזנת פקודה חדשה, בעת בחירת חשבון: הייפר דורסת את השדות "מטבע" ו- "שער המרה". בעריכת פקודה קיימת אין נגיעה בשדות הללו.

הוראות הפעלה לכלי יבוא ממחסנית (Clipboard)

רק בפקודות יומן חדשות, מופיעה הלשונית הבאה:

ניתן להדביק אל תוך הייפר, פקודת יומן מתוכנה זרה (לדוגמה: תוכנות שכר, ייצור, אקסל). יש להקפיד על סדר העמודות כפי שהן במסך.
להלן מספר דגשים אודות השדות בטבלה:

  • מטבע: אם משאירים את השדה ריק, אזי הייפר תיקח את מטבע ניהול הספרים. אחרת, אם סימול המטבע אינו קיים בהייפר - הקליטה תיעצר.
  • שער המרה: אין חובה למלא, הייפר תשלים שערים יציגים על פי תאריך הרישום בפקודה.
    כאשר מעבירים שערי המרה, הייפר מאלצת שהשער יהיה בטווח של 70% ל- 130% לעומת השער היציג.
  • חובה/זכות: מותר להזין סכומים בשני השדות יחדיו - באותה השורה.
    אם הסכום בשדה חובה גדול מאפס - הייפר תיצור שורה בטבלת החובה.   אם הסכום קטן מאפס - הייפר תיצור שורה בטבלת הזכות.
    אם הסכום בשדה זכות גדול מאפס - הייפר תיצור שורה בטבלת הזכות.   אם הסכום קטן מאפס - הייפר תיצור שורה בטבלת החובה.
  • מספר חשבון: אם החשבון קיים בהייפר (ראשיתי / לקוח / ספק / פרויקט / שכיר), אזי יופיע שמו בטבלאות החובה והזכות, אחרת תופיע הודעת שגיאה בשדה "שם החשבון".

חיפוש פקודות יומן בהייפר

העמוד מכיל כלים לחיפוש פקודות יומן על ידי הממשק המובנה או שימוש באשף החיפוש (כמו מחולל דוחות):
עמוד חיפוש פקודות יומן בתוכנת הייפר
להלן רשימת הלחצנים הזמינים בעמוד:
הפעל דוח הלחצן מבצע שאילתה על פי שדות החיתוך המובנים של הייפר (כל השדות שמעל הלחצנים). הלוגיקה מאוד פשוטה והמסך מסביר את עצמו.
יש רק דבר אחד נסתר והוא קשור לשדה "חפש במטבע":
אם בחרת מטבע, אזי החיפוש יהיה של סכום בשורה (חובה או זכות) בתוך הפקודה, בניגוד לשמות השדות "סכום כל הפקודה ILS".
כאשר המטבע ריק אזי מתבצע חיפוש של שווי כל הפקודה במטבע ניהול ספרים.
גם בארכיון אם תיבת הסימון ריקה (ללא V) אזי החיפוש יתבצע רק באחסון ההווה של טבלת פקודות היומן.
אם התיבה מסומנת אזי החיפוש יתבצע גם באחסון הארכיון (מאזן סגור) וגם באחסון ההווה (לפני סגירת מאזן).
חשוב לציין שאם ביקשת לחתוך על פי תאריך רישום, הייפר בודקת אוטומטית האם צריך לגשת לארכיון. אך כאשר רוצים לחפש על פי שדות אחרים, התיבה הזאת הכרחית.
איפוס איפוס כל תוצאות החיפוש וגם שדות החיתוך.
אשף חיפוש שימוש באשף החיפוש של הייפר למציאת פקודות יומן. היתרון באשף הוא היכולת לשמור חיפושים קבועים ולבנות ממשקים מורכבים הכוללים הצלבה עם טבלאות אחרות.
פקודת יומן חדשה קיצור דרך ליצירת פקודת יומן חדשה, מתוך עמוד החיפוש.