דרכים ומקורות יצירת רשומת לקוח

ישנן מספר דרכים ליצור רשומת לקוח/ליד חדש בתוכנה והן כדלהלן:
  • באמצעות לחצן "צור חדש" בעמוד הפורטל.
  • באמצעות מנועי ייבוא הלקוחות מקבצי EXCEL.
  • באמצעות מודול Web Data Port הקולט לקוח מתשדורת Get/Post ממקורות אינטרנטיים חיצוניים.
  • באמצעות תהליך רישום בפורטל האינטרנט של תוכנת הייפר.
  • באמצעות מנגנון ה- API.
  • באמצעות לחצן "שכפל למסד נתונים אחר" המאפשר העתקת רשומת לקוח למסד נתונים אחר במקרה של ריבוי מסדי נתונים באותו העסק.

קליטת לקוחות פוטנציאליים ממערכות חיצוניות

תוכנת הייפר מאפשרת לקלוט רשומות לקוחות חדשים ממקורות אינטרנטיים חיצוניים כגון: פורטל הרישום של הייפר, מנגנון ה- API
ובאמצעות פקודות POST/GET שמקורם בדפי נחיתה או מקורות אינטרנטיים אחרים (Zapier כדוגמה).
רשומת לקוח שנקלטה ונוצרה ממקור אינטרנטי חיצוני תחתום את השדות הבאים:
  • נוצר על ידי - שם המנוע או המנגנון שיצר את הרשומה
  • מועד יצירה - תאריך ושעת יצירת רשומת הלקוח
  • שם משפחה / חברה - עם הסתייגות שכאשר לא נשלח או נקלט שם הלקוח, ישמר הערך "No Name From Web" לאותה הרשומה כברירת מחדל
  • טלפון / דוא"ל - אחד משדות יצירת הקשר כאשר מדובר בקליטת רשומת לקוח מתשדורת POST/GET
  • סטטוס לקוח - יקבע עם הערך "חדש" במידה והלקוח לא היה קיים במערכת או במידה והיה מוגדר כלקוח בסטטוס לא מעוניין
  • Website Last Token - שדה זה ייחתם עם אחד מהערכים הבאים:
    * Hot Lead כאשר רשומת הלקוח נוצרה בפעם הראשונה, או כאשר רשומת הלקוח נשלחה למערכת שוב ואותרה פניה חוזרת על פי הטלפון או כתובת הדוא"ל.
    * Renewed כאשר הגיע פניה עם פרטי הלקוח והייפר זיהתה כי אותו הלקוח נמצא בסטטוס "לא מעוניין".

כאשר הייפר קולטת לקוח חדש מתשדורת בנוסף אפשרי שיקלטו שדות מידע נוספים בהתאם למוגדר בערוץ הקליטה הרלוונטי במודול Web Data Port.
להדרכה אודות ביצוע הגדרות במודול Web Data Port לחץ כאן.

קליטת רשומת לקוח ממשווק חיצוני - Affiliate

כמוסבר בפרק הקודם הייפר מאפשרת קליטת רשומת לקוח חדשה עם נתוני המשווק החיצוני (Affiliate) באופן אוטומטי, כאשר הלקוח נוצר על ידי מנגנון "פורטל הרישום" או על ידי מנגנון ה- API של הייפר.
במקרים אלו, המנגנונים שומרים אוטומטית את שם המשווק בשדה "שם המתווך" ואת מספר הספק של המתווך בהייפר בשדה "מספר חשבון המתווך".
כך נוצר קישור חד ערכי בין רשומת הלקוח הנקלטת לכרטיס המשווק לטובת דוחות ומדידות עתידיות.

טיפול בכפילויות

בעבור כל אחד משיטות הקליטה ויצירת רשומת ליד/לקוח שלהלן ישנה לוגיקה מובנית לטיפול בכפילויות.
כעקרון, כל עוד לא הוגדר למערכת לאפשר קליטת רשומות לקוח כפולות, כברירת מחדל תוכנת הייפר תפעל באופן שלא יתאפשרו כפילויות ברשומות הלקוחות,
ואת זאת היא מבצעת ע"י בדיקת השוואה של אחד משלושת השדות הבאים (תלוי במנגנון):
* בדיקה על פי שדות הטלפון הראשיים.
* בדיקה על פי השדה כתובת דוא"ל.
* בדיקה על פי השדה מספר זהות/ח.פ.

למרות שבדיקת הכפילויות מתרחשת כמעט בכל אחת משיטות קליטת הלקוח, יש שוני בהתנהגות והטיפול במידע הנקלט בין כל אחד מערוצי קליטה:
  • לחצן "צור חדש" בתוכנה
    ברגע שהמשתמש לוחץ על שמירה (ובמידה והוזן אחד מפרטי הזיהוי לעיל) מתבצע בדיקת כפילות בשרת ומתקבל חלון המודיע על איתור כפילות.
    בחלון זה, המשתמש יכול לבחור באיזו פעולה לנקוט, בהתאם ללחצני האפשרויות הקיימים.

    חלון טיפול בלקוח לאחר שנמצאה כפילות
  • מנועי הייבוא בהייפר
    בעת ביצוע ייבוא באמצעות מנועי הייבוא בהייפר מתבצעת בדיקת כפילות (ע"פ כל אחד משדות הזיהוי הנ"ל) ומכאן באפשרות המנועים ליישם את אחד מהאופציות הבאות:
    * דילוג מבלי לבצע שום פעולה מול רשומות קיימות.
    * השלמת מידע חסר לרשומות הקיימות שנמצאו.
    * איפוס סטטוס השיווק של הרשומות הקיימות שנמצאו (חידושם לכדי לידים בסטטוס חדש).
  • קליטה מתשדורת GET/POST
    בעת קליטת תשדורת מתבצעת בדיקת כפילות בזמן אמת ע"פ השדות הנ"ל ובמידה ונמצאה רשומת לקוח כפולה, מתבצעת לה השלמת פרטים בשדות ריקים ונרשמת התראה במאגר המגעים וההתקשרויות.
    להדרכה ומידע נוסף ראה פרק "שיווק ותוכן אינטרנטי" במודול ה- Web Data Port.
  • מערכת ה- API
    כאן לא מתבצעת בדיקת כפילות, על מנת לאפשר גמישות מקסימלית ומתוך הנחה ששולח הליד ביצע שאילתה מקדימה וחיפש כפילות באמצעותו.
  • פורטל האינטרנט
    מערכת זו אינה מאפשרת כפילות כעקרון, אלא אם אופיין עבורה משימה אחרת.
  • שכפול רשומת לקוח למס נתונים אחר
    גם כאן לא מתבצעת בדיקת כפילות, ונתוני רשומת הלקוח נרשמים כפי שהם (מלבד מספר הלקוח שאינו מועתק).