אחסון קבצים בכרטיסי לקוחות, ספקים ופרויקטים


מודול עץ המסמכים של תוכנת הייפר הנו אחד הכלים השימושיים בהקשר לשמירת מידע של לקוח.
בהייפר עץ המסמכים מתפקד כ- "Drop-Box", ובזמן שתוכנות אחרות עובדות עם כונן משותף המהווה סיכון אבטחה במספר רמות
תוכנת הייפר מאחסנת את כלל הקבצים במסד הנתונים וכך מיישמת: אבטחת מידע, רישום לוגים, אישורים ובקרות, והרשאות גישה לקבצים.

עץ מסמכים וקבצים, DropBox

הוראות הפעלה

כל פעולה הניתנת לביצוע מיוצגת על ידי לחצן בתוכנה.
באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הגישה ללחצני הפעולות וגם על שמות הלחצנים (עבור מערכות בריבוי שפות). לכן יתכן מצב ששם הלחצן המופיע אצלך, היה שונה מהמופיע בצילום המסך לעיל.

יצירה / הוספה / הזנת קבצים ותיקיות לעץ

לטובת רצף ההדרכה יובהרו מראש הבאים:
* קובץ / תיקייה מסומנת = שורת צבע רקע צהובה / תכלת בעץ.
* קובץ / תיקיה נבחרת = סימן V בתיבת הבחירה של אותו הקובץ / תיקייה בעץ.

חדש פותח את תפריט האפשרויות להוספה, יצירה והעלאת קבצים חדשים לעץ
צור תיקייה חדשה יוצר תיקייה חדשה בתחתית התיקייה המסומנת
הוסף קובץ פותח את חלון בחירת הקבצים לטובת העלאתם אל תוך התיקייה המסומנת.
* לפני ביצוע ההעלאה וודא כי סימנת את תיקיית היעד הרצויה.
* גודל קובץ מקסימלי המותר להעלאה הנו 200MB.
* כברירת מחדל חלון ההעלאה של הייפר מכיר ומאפשר להעלות קבצי Microsoft Office וקבצי מדיה בעלי סיומות נפוצות. באפשרות מנהל המערכת
לקבוע ולהוסיף סוגי קבצים שונים נוספים בחלון הגדרת הקבצים.
הוסף מסורק / מדפסת וירטואלית הלחצן הנוכחי פותח חלון דיאלוג המאפשר לבצע אחד מהאפשרויות הבאות אל תוך התיקייה המסומנת:
  1. סריקת מספר עמודי A4 לקובץ יחיד בפורמט PDF
  2. סריקת עמוד A4 בודד לקובץ תמונה JPG
  3. ייבוא עמודי ההדפסה וירטואליים (שהודפסו במדפסת הווירטואלית של הייפר - NED Image Printer) לקובץ בפורמט PDF
  4. ייבוא עמוד ראשון (בודד) מקובץ שהודפס אל המדפסת הווירטואלית של הייפר (NED Image Printer) בפורמט תמונה PNG

הרחבה בנושא המדפסת הווירטואלית:
במערכת הפעלה WINDOWS, במידה והותקנה ה"מדפסת הווירטואלית" של הייפר (NED Image Printer), ניתן לבצע אליה הדפסה לכל דבר ועניין.
במעמד ביצוע ההדפסה יוצרת המדפסת הווירטואלית קבצים הנשמרים מוצפנים בדיסק המקומי בנתיב "C:\%UserProfile%\Documents\Hyper_Printer".
בחירת קליטת קבצים ממדפסת וירטואלית, מורה לתוכנת הייפר לחפש ולטעון את הקבצים המוצפנים שנמצאו בתיקייה זו, ואלו מומרים בזמן אמת לקובץ מסוג PDF או קובץ PNG יחיד המועלים ונשמרים אוטומטית בשרת.
צור מסמך חדש באם הוגדרו "מסמכי תבנית" בהגדרות תוכנת הייפר, אזי לחיצה על לחצן זה תפתח חלון בחירה המאפשר לבחור את תבנית המסמך הרצוי אל התיקיה המסומנת, תשמור אותו בכונן המקומי ולאחר מכן תפתח את המסמך/קובץ לעריכה.
הוראת הפתיחה לקובץ ניתנת באמצעות Shell Command מקומי, כאשר תוכנת הייפר מאפשרת להעביר לפקודת הפתיחה אחד משני פרמטרים אפשריים:
* open - זה הוא פרמטר ברירת המחדל.
* edit - פרמטר עבור תוכנות מיוחדות.
להדרכה מורחבת בנושא הגדרות סוג הפתיחה (הפרמטרים) קרא הדרכה בעמוד חלון "הגדרות עץ המסמכים ותבניות".
לכידת תמונת המסך (מאחורי התוכנה) לחצן זה מסתיר (מנמיך) את תוכנת הייפר, דוגם צילום מסך (Print Screen) ופותח חלון דגימה המאפשר לתחום את אזור התמונה הרצוי מכלל צילום המסך.
לאחר סימון אזור התמונה הרצוי, נפתח חלון דיאלוג המאפשר לתת שם ידידותי לתמונה ואז נשמרת התמונה בפורמט JPG במסד הנתונים תחת התיקייה שסומנה בתכלת.


פעולות מידע וביקורת

הצג מועד עדכון אחרון וגודל הקובץ פותח חלון מידע המציג את פרטי הקבצים שנבחרו בעץ. באפשרותך לבחור יותר מקובץ אחד ואז יוצג בחלון, המידע אודות כל הקבצים שנבחרו ב-V. אופציה זו שימושית כאשר מעוניינים להשוות בין מספר קבצים בעלי שם זהה.
שנה שם פותח חלון עריכה לשם המסמך הוויזואלי של קובץ / תיקיה. פעולה זו מתבצעת עבור הקובץ או התיקייה המסומנת. שם לב, שם המסמך המוצג למשתמש שונה משם הקובץ במסד הנתונים.
שלח בדוא"ל פותח את חלון שליחת הדוא"ל של הייפר ומצרף אליו את כל הקבצים שנבחרו.
הורד קבצים (מסומנים) לדיסק המקומי מוריד ושומר את הקבצים שנבחרו בעץ אל הדיסק המקומי, בנתיב שיבחר המשתמש.
הרשאות לקבצים המסומנים פותח את חלון מתן הרשאות הגישה ומאפשר לקבוע הרשאות גישה לקבצים שנבחרו.
מצב סקירה פותח את חלון הסקירה שמטרתו לבחור או להציג את סטטוס הקובץ יחד עם פרטיו של מבצע הסקירה האחרון.
פעולת הסקירה מיועד עבור עסקים המעוניינים להעביר תהליך אשרור לקבצים ספציפיים.
כל שינוי של סטטוס בחלון זה נרשם ביומן השינויים, כך שתמיד ניתן לחפש ולמצוא מי הגורם ששינה את סטטוס הסקירה לאותו הקובץ ומתי.
לדוגמה: עסקים המחויבים רגולטורית לאמת את זהות הלקוח יעלו לעץ המסמכים צילום של מסמך מזהה (ת.ז. / דרכן / רישוין נהיגה), וגורם ציות בארגון יאשרר את קובץ האימות וזהות הלקוח באמצעות ביצוע דיווח סקירה לקובץ בחלון זה.


פעולות ניהול

העבר את הקבצים הנבחרים אל תוך התיקייה המסומנת מעביר (Cut & Paste) את הקבצים שנבחרו ב- V אל תחתית התיקיה המסומנת בצבע רקע תכלת.
שכפל את הקבצים הנבחרים אל תוך התיקייה המסומנת מעתיק (Copy & Paste) את הקבצים שנבחרו ב- V אל התיקיה המסומנת בצבע רקע תכלת.
מחק קובץ / תיקייה מוחק את הקבצים ו/או התיקיות שנבחרו ב- V. זהירות! בחירה של תיקיה שלמה בוחרת אוטומטית את כלל ילדיה. במקרה כזה כל הקבצים ותתי התיקיות ימחקו גם הם!
כמו כן, עץ המסמכים אינו מכיל פח אשפה ולא ניתן לשחזר קבצים שנמחקו.
יומן שינויים מציג חלון מידע המכיל רשימת פעולות ושיניים שבוצעו בעץ המסמכים כולו לרבות הצגת פעולות מחיקה שבוצעו. הלוג מציג טבלת אירועים המסודרת בסדר כרונולוגי, אך באפשרות המשתמש לבצע (בקליק ימני) מיון מתקדם לפי שם הקובץ (מפתח רשומה S.1) + מועד הביצוע במידת הצורך.


שינוי סדר תצוגת הקבצים והתיקיות בעץ

מלבד האפשרות של בחירת התיקיות והקבצים והעברתם ממקום אחד לאחר באמצעות לחצן ההעברה, באפשרות המשתמש לבצע הזזת מיקום לקובץ ספציפי בתוך אותה התיקייה.
על מנת להזיז את מיקום הקובץ יש לסמנו בצבע רקע תכלת ואז ללחוץ על אחד הלחצנים הזז צומת למעלה או הזז צומת למטה
כמו כן, ניתן לבצע פעולה זו על ידי שימוש בצמד המקשים קונטרול+חץ למעלה/למטה (CTRL+ARROW).
פעולת ההזזה נשמרת אוטומטית כבר בזמן הביצוע ואין חובה לבצע שמירה לכרטיס הלקוח.


מיון אוטומטי לרשימת הקבצים

הלחצן מיון הילדים ע"פ שמם (A-Z)
מצבע מיון לכל הקבצים והתיקיות בתוך אותה התיקיה שסומנה בצבע רקע.
המיון המתבצע הנו מיון טקסטואלי בהיררכיית ("א-ב") ויסדר את שמות הקבצים בתוך אותה התיקייה לפי הסדר הבא:
  1. סידור שמות המתחילים בספרות
  2. סידור שמות המתחילים בתווי אנגלית
  3. סידור שמות המתחילים בתווי עברים


איתור וחיפוש קובץ בתוך ישות

בראש העמוד ישנו שדה הזנה. החיפוש מבוצע על כותרות הקבצים אוטומטית בשיטת חיפוש חלקי (Contain String), תוך כדי הקלדת הערך לשדה.
במידה ונמצא קובץ, הענף הרלוונטי יפתח/יפרוס והסמן הצהוב יופיע על כותרת הקובץ.
ניתן להורות על המשך חיפוש באמצעות הלחצן "ENTER" או "F3" והסמן הצהוב יקפוץ אל הקובץ/הכותרת הבאה שתאותר.

לחצני מקלדת מהירים

מקש "ENTER / RETURN" על תיקיה מסומנת - פותח או מכווץ את התיקיה המסומנת ומציג את תכולתה לרבות תתי התיקיות הקיימות מתחתיה.
מקש "ENTER / RETURN" על קובץ מסומנת - מבצע הורדה והפעלה של אותו קובץ במחשב המקומי. הורדת הקובץ תתבצע אל התיקייה "%UserProfile%\Documents\Hyper\[Your DB Name]"
מקש "+" על תיקיה מסומנת - פורס את התיקיה המסומנת בלבד (ללא פתיחת תתי תיקיות).
מקש "-" על תיקיה מסומנת - מכווץ את התיקיה הפתוחה וכל תתי התיקיות שמתחתיה.





שאלות נפוצות

האם ישנה מגבלה לכמות הקבצים שניתן לשמור בעץ?

ניתן להעלות עד 999,999 קבצים לכל ישות (לקוח/ספק/פרויקט וכו.) - אנחנו חושבים שזו אינה נחשבת מגבלה!

האם יש מגבלת שפות לשם / כותרת הקובץ?

לא, אין מגבלת שפות וזאת מכיוון שתוכנת הייפר תומכת בקידוד UTF8. משמע ניתן לתת לקובץ שם בכל שפה הנתמכת במערכת ההפעלה שלך.

האם נין לשמור בהייפר מספר קבצים בו זמנית?

כן, כאשר לוחצים על לחצן "הוסף קובץ" ניתן לבחור מספר קבצים בו זמנית להעלאה.

האם תוכנת הייפר מנהלת גרסאות לקבצים?

לא! לפני שהמשתמש מבצע שינוי בקובץ חשוב, באחריותו לייצר העתק לאותו הקובץ (באמצעות לחצן השכפול) ורק אז לבצע את השינוי במבוקש בקובץ.