טופס החזר כספי / משיכת כסף מחשבון

  • עבור עוסק / חברה מסחרית: החזרת כסף ללקוח (מזומן / המחאה / כרטיס אשראי ושאר אמצעים) וגם להחזיר ללקוח המחאה שהתקבלה ממנו (בטופס קבלה = החלפת אמצעי תשלום).
    על אף שהטופס קיים גם בתיק ספק בהייפר, אין להתבלבל בינו לבין ממשק תשלומים לספקים !
  • עבור נותן שירותי מטבע: זהו טופס משיכה מחשבון הלקוח בהייפר... בדומה לסעיף הקודם וגם מסירת נכס פיננסי ללקוח (כגון שטר חליפין, שטר חוב, המחאות נוסעים).
  • עבור נותן אשראי: הטופס מיתממשק למודול הלוואות בהייפר ומקושר למכתב הוראה לבנק או API ביצוע העברות (כמו מס"ב בישראל). מופק לאחר ביצוע העברה ללקוח!

טופס החזר/משיכה נמצא תחת הלשונית "מכירות" בתיק לקוח או הלשונית "חשבונאות" בתיק ספק. בהדרכה נכתב רק "לקוח" אך הכוונה היא תמיד לישות ולחשבון מתוכו הופק הטופס.
ניתן לשלב ריבוי תשלומים / סליקות באותה הקבלה. כל שורת תשלום במסמך יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור.
הייפר מותאמת לדיווחים לרשות למניעת הלבנת הון, לרשות המסים ולבנק ישראל. כל שורת תשלום קולטת גם את השדות הרלוונטיים לרגולטור.

להלן צילום מסך לדוגמה כאשר אנו נמצאים במצב דפדוף בין משיכות שהופקו בעבר:
טופס משיכה בהייפר
והנה צילום במצב עריכה של טופס משיכה חדש:
יצירת טופס משיכה חדש בתוכנת הייפר

הוראות הפעלה

העמוד נפתח בשפה של המשתמש בהייפר. הממשק מסתיר לחצנים רבים וחושף אותם בהתאם לתהליך יצירה או דפדוף. להלן לחצני הפעולה הקבועים בממשק:
צור חדש התחלת מסמך (החזר/משיכה) חדש. גורם גם לאתחול השדות על פי נתוני הלקוח ומציג את הלחצנים לתצוגה מקדימה והפקת מקור.
טען מסמך קיים בחירת מסמך קודם, על פי הלקוח. אם אין משיכות היסטוריות אזי יפתח חלון ריק.
למסמך הקודם לאחר טעינת מסמך מהעבר ובמידה וברשימה יש יותר ממסמך אחד - אזי יופיעו לחצני הדפדוף.
למסמך הבא לאחר טעינת מסמך מהעבר ובמידה וברשימה יש יותר ממסמך אחד - אזי יופיעו לחצני הדפדוף.
תצוגה מקדימה צפייה קלה במסמך הסופי בפורמט A4 (גם מסמך ממוחשב היינו PDF בגודל A4). ללא כל שמירה או שליחה ללקוח.
אפשר להשתמש בתצוגה המקדימה ללא הגבלה בזמן מילוי מסמך חדש.
הפק מקור להלן סדר הפעולות להפקת טופס חדש (בעת הלחיצה):
  1. רענון חישובים ובדיקת שדות חובה. אם חסר שדה או הגדרה מהותית בהייפר, ההפקה תעצור עם הודעת שגיאה.
  2. האם היתרה בחשבון הלקוח (הנח"ש) מאפשרת את המשיכה ?
    אם לא, אזי נכנסים לתת רשימה של קבלת החלטות:
    1. כאשר מדובר בעוסק / חברה מסחרית, הייפר חוסמת החזר כספי הגבוה מיתרת הלקוח (מעל חריגה של שקל אחד).
    2. עבור נותן שירותי מטבע, הייפר תבחן האם קיימת כרגע מסגרת אשראי פנויה ללקוח.
      אם כן, אזי יפתח דיאלוג בקשת אישור מהמשתמש (האם מותר להמשיך).
    3. בהמשך לסעיף הקודם, אם מסגרת האשראי אינה מספקת (או שאינה קיימת), הייפר תבחן האם למשתמש המחובר קיימת הרשאה לחריגה (הרשאה בשקלים).
      אם כן, אזי יפתח דיאלוג בקשת אישור מהמשתמש - להשתמש באישור חריגה אישי בכדי להמשיך.
  3. בדיקת זהות לקוח בסכום מעל X: על פי החוק המקומי וההגדרה בהייפר (בישראל החוק כרגע מעל 5000 שח).
    במידה ושדות הזהות ריקים ברשומת הלקוח, יפתח חלון מילוי כולל בדיקות לוגיות. לאחר האישור תתבצע שמירה גם למסמך וגם לרשומת הלקוח.
  4. כעת תופיע תצוגה מקדימה ועל המשתמש לאשר את הפקת המסמך ללקוח.
  5. שמירת המסמך במסד הנתונים (מקבל מספר עוקב) ביחד עם פקודות יומן ותנועות בטבלת ניהול מזומנים (אם היו).
  6. במידת הצורך ועל פי הגדרות המערכת: הקפצת חלון החתמת לקוח על פד אלקטרוני. כך שחתימת הלקוח תופיע במסמך.
  7. הדפסת מסמך מקור במדפסת או הפקת PDF חתום דיגיטלית ושליחתו במייל.
הפק נאמן למקור אם המקור הודפס במדפסת, אזי הייפר תיפתח חלון הדפסה של "נאמן למקור" אותו אפשר להדפיס או לשלוח בדוא"ל דרך הייפר.
אם המקור הופק כמסמך ממוחשב, אזי הייפר תציע להפיק עותק חדש (PDF חתום מחדש) ולשלוח אותו למורשים לקבל - או להדפיס על נייר.
בטל מסמך הייפר מאפשרת ביטול טופס החזר/משיכה, עד 45 ימים לאחר הפקתו.
הביטול מסמן את רשומות המסמך + פקודות היומן + תנועות מזומן כמבוטלות, אך לא מוחק אותן ממסד הנתונים.
שחזר מסמך שחזור מסמך שבוטל על ידי הלחצן הקודם. מאפס את שדות הביטול מרשומות המסמך + פקודות היומן + תנועות מזומן...

דוגמה לדיאלוג אישור חריגה

בהמשך לסעיף 2.C לעיל, לפנינו צילום מסך שבו הלקוח יהיה חייב לחברה 7026 ש"ח אם המשיכה תמומש.
שימו לב שיתכן והייתה יתרה קודמת בחשבון הלקוח, חיובית (זיכוי) או שלילית ועדיין הדיאלוג מחשב את סך הסיכון.
בדוגמה שלפנינו הייפר מציעה להשתמש גם במסגרת האשראי וגם בהרשאה אישית בכדי לבצע את המשיכה.


סקירת שדות חשובים וחישובים מתוך טבלת ההחזרים

להזכירך, כל שורת תשלום במסמך יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור. לכן נתייחס כאן גם לאיך הנתונים מועתקים לפקודת היומן.
שם השדה תיאור
תאריך פרעון המטרה היא לציין את תאריך הפירעון בבנק. ערך השדה גם יועתק לתאריך תזרים בפקודת היומן.
בסליקת אשראי או ארנק אלקטרוני הייפר תחשב את תאריך הקיזוז מהחשבון בנק של הארגון וזהו יהיה התאריך.
סכום
מטבע
סכום המשיכה והמטבע בו נמסר הכסף, יועתקו לפקודת היומן (כלומר תקבול במטח יוצר פקודה במטח).
שער המרה שער ההמרה מהמטבע אותו קיבל הלקוח למטבע ניהול ספרים. השער יכול להיות יציג או רציף וגם יכול לקבל התאמה לשער המחאות/העברות.
יש לקרוא את המדריך עבור כל דיאלוג תקבול בנפרד.
סכום המשיכה במטבע ניהול ספרים שדה לקריאה בלבד. אם התשלום הוא במטח אזי זהו השווי האמיתי שלו מבחינת הארגון ורשויות המס.
סכום המשיכה במטבע הרוכש (הלקוח) כפי שהוסבר בעמוד ההקדמה למכירות הייפר מטפלת בריבוי מטבעות - ללא מאמץ ... בשדה הזה מוצג ערך התשלום במטבע הרוכש וקיים גם שדה שער המרה ממטבע ניהול ספרים.
מנהל המערכת צריך להחליט האם לחשוף את השדות בטבלה על המסך (תלוי באופי הפעילות של הארגון). השדות לקריאה בלבד.
כמות תשלומים חודשיים רשמנו כאן את השדה הזה (יש עוד שדות בנוגע לפריסה לתשלומים) רק בכדי לציין שמדובר רק בכרטיסי אשראי או ארנקים אלקטרוניים.
הייפר תיצור פקודת יומן עבור כל תשלום = קיזוז מחשבון הבנק של הארגון.
יתכן מצב שבו בהחזר / משיכה נציג תוכנית פריסה אבל הסולק מעביר את כל התשלום בפעימה אחת או שתיים.
הכסף יצא מחשבון אם צמד השדות מכיל חשבון (ראשי) אזי זהו החשבון אשר יזוכה בגין התשלום, בפקודת היומן.
כאשר השדות ריקים, הייפר ניגשת ליסודות המערכת ומוצאת את חשבון (קופה) ברירת המחדל ורושמת את הפקודה מולו.
השדה ניתן לעריכה ידנית בחלק מאמצעי התשלום (לדוגמה: מאיזה חן עו"ש יפרע שיק או בוצעה העברה בנקאית).

סקירת שדות חשובים מתוך רשומת הכותרת

שימו לב שהשדות מחולקים בין ראש העמוד לבין הלשונית "הערות". כמובן שמנהל המערכת יכול לעצב הכל ע"פ הדרישות.
אם אינך מכיר את תוכנת הייפר, קרא את תיאור שדות משותפים למסמכי המכירה .
שם השדה תיאור
סה"כ תקבולים (במטבע ניהול ספרים)
סה"כ תקבולים במטבע הרוכש (הלקוח)
שני השדות מהווים סיכום של העמודות באותו השם מהטבלה הקודמת. ללא החזרת המחאות ביטחון, שטרי חוב והמחאות זכות!
ביטחונות נרשמים רק כמלאי נכסים המיועדים להחזרה בעתיד וטופס ההחזרה גורע אותם מהמלאי (גם ללא פקודות יומן).
* במסד הנתונים קיים גם שדה חבוי עם חישוב העודף (במזומן) ללקוח.
מועד הפקת מקור השדה אפשרי לעריכה! כולל שעה, טווח בחירה מותר 14 ימים אחרונים (ועד לעכשיו).
מטרת טופס המשיכה עבור דוחות למניעת הלבנת הון הוספנו את ארבעת השדות הבאים...
השדה הזה מצביע על מטרת המסמך וקישורו למודול בהייפר:
  • החזר כספי ללקוח: ברירת המחדל לכל רשומה חדשה. זהו הערך היחיד אצל עוסק / חברה שאינם נותני שירותים פיננסיים (נש"פ).
  • משיכה מחשבון: ברירת המחדל אצל נש"פ או ברוקר או זירת סוחר. מצביע על משיכת הכסף וחיוב חשבון הלקוח בהייפר (בהנח"ש)
  • משיכה מחשבון הלוואה: רק כאשר הטופס הופק מתוך מודול הלוואות.
  • החלפת נכסים: ידני או מתוך מודול למתן שירותי מטבע (המרת מטבע, החלפת מטבע, ניכיון שטרות וכיו).
הלבנת הון השדה מאפשר למנהל בכיר לשלוט על הדיווח של הייפר.
  • רגיל: זהו ברירת המחדל והייפר תדווח את הפעולה על פי סכום סף דיווח ודרישות הרשויות.
  • דווח בכפייה (חריג): מצביע על המסמך כפעילות כחשודה ולכן מאלץ את הייפר לדווח את המשיכה בכל מקרה.
  • הפיקוח אינו חל על מסמך זה: ערך חריג ומסוכן, מונע מהייפר לדווח את המסמך. קיים עבור חשבונות בדיקה (QA Test) הנדרשים במערכות גדולות.
איחוד מסמכים להלבנת הון מספר שלם המהווה קישור בין קבלות ומשיכות ומודולים אחרים בהייפר. גובה המספר יהיה במיליארדים...
בסיס 1 מיליארד = מודול המרות מטבע.
בסיס 2 מיליארד = מודול הלוואות.
בסיס 3 מיליארד = מודול החלפת נכסים / שירותי מטבע (change).
בדיקת זהות הלקוח התבצעה על ידי שדה מחייב בו בוחרים שם של עובד / משתמש הייפר אשר ידווח לרשויות כנושא האחריות בזיהוי הלקוח.

הלשונית החזרים

הטבלה שבממשק היא לקריאה בלבד. הכנסת תשלומים או ביצוע סליקה מתבצעות דרך הלחצנים בלבד. כל לחצן פותח דיאלוג מתאים לסוג התשלום.
ניתן לשלב ריבוי תשלומים / סליקות באותו המסמך, כל שורה יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור.

מזומן מסירת מזומן ללקוח, אם כהחזר כספי בפעילות מסחרית או כמשיכה מחשבון אצל נש"פ (גם בעת המרת/החלפת מטבע).
כרטיס אשראי פותח את דיאלוג סליקת כרטיסי אשראי במצב זיכוי!   הדיאלוג מחולק למספר כלים:
  • סליקת כרטיס באמצעות מסוף EMV המחובר ברשת המקומית.
  • עסקה טלפונית: כאשר כל פרטי האשראי מוכנסים באופן ידני על ידי המשתמש. פעולה זו מתאפשרת במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה.
  • עסקה בפס מגנטי: עם קורא המדמה מקלדת או serial port.
  • הוראת קבע: בחירה מתוך כרטיסים השמורים בהייפר (באופן מוצפן כמובן, נחשב כעסקה טלפונית) או מקושרים באסימון לשירות סליקה התומך בהוראות קבע.
  • הזנת שובר מסליקה חיצונית: כאשר ישנו שירות סליקת אשראי נוסף שאינו מחובר להייפר ויש צורך בתיעוד ביצוע הסליקה ובהפקת קבלה עבורה.
    אגב זהו גם הפתרון לתקלות ממשק (די נדיר) בין הייפר לבין שירות הסליקה.
העברה בנקאית הצהרה על ביצוע העברה בנקאית אל הלקוח (מומלץ להזין לאחר שהבנק ביצע את הפעולה).
ממשקי מס"ב של הייפר מפיקים טופס משיכה אוטומטית לאחר אישור ביצוע מהבנק.
הדפס המחאה הלחצן מפעיל קישור למודול הדפסת המחאות של הייפר, כאשר הלקוח כבר מופיע כמוטב להמחאה.
לאחר הדפסת ההמחאה, נרשמת פקודת יומן עבורה. הפקת טופס ההחזר הינה באחריות המשתמש אבל לא יגרם נזק חשבונאי אם הטופס לא הופק.
החזרת שטר/בטוחה הלחצן פותח דיאלוג המאפשר צפיה בכל המחאה של הלקוח או שטר ביטחון או המחאת זכות, אשר נמצא במלאי שלכם (בכספת/שיק שחזר).
בעת הפקת מסמך מקור הייפר תיגרע את ההמחאה/שטר מהמלאי ואם מדובר בהמחאה רגילה אשר הייתה אמורה להיות מופקדת בעו"ש - אזי הייפר תיצור פקודת יומן הפוכה.
אפשרויות נוספות מכיוון שאין מקום להכיל את כל האפשרויות על המסך... החבאנו את חלקן מאחורי תפריט popup.
מנהל המערכת יכול לשלוט בעיצוב הלחצנים בממשק ולהחליט בעצמו אילו לחצנים לחשוף לשימוש מהיר ואילו להחביא. בנוסף המנהל גם קובע את סדר הלחצנים.
המחאה שנכתבה ידנית הצהרה על מסירת המחאה ידנית כאשר הלקוח הוא המוטב.
שטר חליפין מדובר בתחום די נדיר בימינו... למעשה המחאה היא שטר חליפין שבו הנמשך הוא הבנק שמשלם. אזי כאן גורם אחר מתחייב לשלם.
המחאת נוסעים עבור נותני שירותי מטבע: ניתן לקלוט ידנית "מכירה" של המחאות נוסעים. בד"כ יש לבצע את הפעולה דרך מודול נ.ש.מ.
ארנק אלקטרוני כרגע רק ממשק תיעוד של תקבול דרך ארנק אלקטרוני אבל הייפר בדרך להיתממשק לארנקים ולאפשר "סליקה" של עסקה דרך API.
מחק פריט הלחצן פותח דיאלוג אישור לפני מחיקה. כל שורה ניתנת למחיקה למעט סליקת כרטיס אשראי או ארנק אלקטרוני שכבר בוצעה !