ניהול חשבון

ניהול חשבון, הידוע בכינוי - כרטסת, מספק למשתמש מבט כולל על התנועות והפעילות בחשבון הלקוח, פירוט המסמכים שהונפקו, ריכוז כלל הפעולות החשבונאיות שבוצעו בחשבון נבחר ופתיחת פקודות היומן של כל פעולה. כמו כן, מאפשר ביצוע איגוד תנועות (איזון) בחשבון, הפקת דוחות ויצוא נתונים. מערכת הייפר, מאפשרת למנהל החשבונות לנהל את כל אחד מהחשבונות המעודכנים בתוכנה (חשבונות פנימיים, חשבונות לקוחות / ספקים / פרוייקטים) באופן פשוט ויעיל על ידי הצגת פקודות היומן המשוייכות לחשבון ואפשרות לפתיחתן ועדכונן, חישוב יתרת החשבון, איגוד תנועות וביצוע איזון, יצוא והדפת נתונים ועוד. זהו הכלי העיקרי של מנהל החשבונות בחברה, המשמש לבקרה, עדכון פרטים והפקת דוחות.

מבוא

ניתן להכנס לאזור זה מתוך כרטיסי לקוח / ספק / פרויקט וכמו כן, מתוך מודול הנהלת החשבונות ואזור החשבונות הפנימיים. לעמוד זה שלושה אזורים:

• שדות הסינון - המאפשרים להציג פקודות יומן המשוייכות לחשבון הנבחר ועל פי קריטריונים נדרשים.
• טבלת פקודות היומן - טבלה זו מציגה את כלל התנועות (פקודות היומן) של החשבון ומאפשרת את פתיחתן לצורך צפייה בפרטיהן או עדכון נתונים (בהתאם להרשאות).
• טבלת סיכום הנתונים - טבלה זו, הנמצאת בתחתית העמוד, מציגה את סיכום פקודות היומן המוצגות בטבלה וכוללת את כמות התנועות, סך ערכי תנועות החובה והזכות, סוג המטבע והיתרה.

הפעלת הדוח

בחלקו העליון של עמוד ניהול החשבון, נמצאים שדות סינון הנתונים, המאפשרים את מיקוד הדוח עבור חשבון נבחר ובהתאם להגדרות נבחרות ומאפשרים את עריכתו בהתאם לצרכי המשתמש:

הפעל דוח (F5)

פלט הדוח

בטבלת ניהול החשבון שבמרכז העמוד, מוצגות כלל פקודות היומן הקיימות בחשבון הנבחר. מצב התנועות בטבלה זו מוצג באופן הבא:

• ללא סמל - תנועות לא מאוגדות.
• - התאמה חלקית. תנועות מאוגדות אשר אינן יוצרות סכום 0. (אינן מאוזנות)
• - איגוד שלם. פקודות יומן אשר אוגדו יחדיו וסכומן הינו 0. כאשר כל התנועות מאוגדות בשלמותן (מאוזנות), סכומן הינו 0 (סכום ערך הזכות וערך החובה).

לאחר הצגת הטבלה בהתאם לנתוני הסינון, ניתן לבצע מספר פעולות באמצעות לחצני הפעולה שבראש הטבלה:

הסתר תנועות מאוגדות	הסתרת התנועות המאוגדות (תנועות המסומנות ב - ולהן יתרות חובה וזכות מאוזנות).
אשף איגוד תנועות (התאמות)	איגוד פקודות יומן שאינן מאוגדות או מאוגדות חלקית. הסבר מורחב על איגוד תנועות, בהמשך עמוד זה.
אפשרויות מתקדמות	לחצן זה מאפשר ביצוע פעולות נוספות שיפורטו בהמשך עמוד זה. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.

יצוא והדפסת נתונים

בהתאם להרשאות, זמינים לחצני הפעולה הבאים:

יצא נתונים	ייצוא נתוני הטבלה לקובץ. ישנה אפשרות לייצא את הנתונים במספר סוגי קבצים. המלצתנו הינה לייצא כקובץ MS/Open Office XML.
הדפסה	הדפסת הדו"ח, שמירתו כקובץ PDF או שליחתו בדוא"ל. ההדפסה תתבצע על פי ערך שדה "הדפס תוצאות ע"פ", הנמצא בראש העמוד.

איגוד תנועות / התאמות

לחצן אשף איגוד תנועות (התאמות), מאפשר איגוד פקודות יומן שאינן מאוגדות או מאוגדות חלקית וביצוע איזון. הלחצן פותח חלון חדש, בו מבוצעות כל הפעולות. ישנה משמעות למיקום הסמן בטבלת התוצאות טרם הפעלת האשף:

• לחיצה על שורת יומן ובה פעולה מאוגדת חלקית, תציג את כלל הפעולות המאוגדות חלקית ואת הפעולות שאינן מאוגדות.
• לחיצה על שורת יומן ובה פעולה מאוגדת, תציג את כלל הפעולות המאוגדות.
• לחיצה על שורת יומן ובה פעולה שאינה מאוגדת, תציג את כלל הפעולות שאינן מאוגדות.

1. לצידה של כל פקודת יומן ישנה תיבת סימון אשר סימונה יוסיף את ערך הפקודה לסיכום שורת החובה או הזכות שבראש כל טבלה.
2. על מנת לאגד פקודות יומן יש לסמן פקודות חובה וזכות בערך שווה. ניתן להיעזר בלחצן בצע התאמה אוטומטית.
3. כאשר התאמה אינה מאוזנת (חלקית), תקפוץ הודעת בקשה לאישור פעולה זו וביצוע התאמה חלקית. התאמה חלקית (איזון חלקי), המסומנת ב - , נוצרת כאשר יש הפרש בין החובה לזכות כדוגמת רכישת מוצר בתשלומים.
4. עם סיום אוגדן הפקודות יש ללחוץ על לחצן שמור, בפינה השמאלית העליונה של המסך.
5. על מנת לבטל פעולת איגוד תנועות שבוצעה, טרם שמירתה, יש ללחוץ על לחצן ביטול וחזרה אחורה.

בחלון זה קיימים מספר לחצני פעולה, הזמינים בהתאם לתנועות המוצגות בטבלה:

בצע התאמה אוטומטית	המערכת מחפשת התאמה בין כל פקודות היומן בחובה לבין כל פקודות היומן בזכות, לפי פרמטרים של סכום, תאריך רישום ותאריך ערך, פקודות הסוגרות אחת את השנייה (מותאמות). המערכת תסמן את התנועות המאזנות אחת את השנייה בטבלת החובה ובטבלת הזכות. על מנת לאשר את ההתאמה, יש ללחוץ על לחצן "שמור" הנמצא בפינה השמאלית העליונה של החלון.
אזן בין הצדדים	לאחר ביצוע התאמות בין פקודות יומן, במידה ויש הפרש בין הצדדים, המערכת מאפשרת לבנות פקודת יומן חדשה אשר לוקחת את ההפרש ושולחת אותו לחשבון נבחר. בבחירה בלחצן זה יפתח חלון בו יש לבחור את החשבון ולהסביר את האיזון.
ביטול וחזרה אחורה	חזרה לעמוד הקודם ללא ביצוע פעולה העמוד זה.
שמור	שמירת הפעולות שבוצעו בעמוד זה.

אפשרויות מתקדמות

לחצן אפשרויות מתקדמות מאפשר את שתי הפעולות הבאות:

• העבר פקודות יומן לחשבון אחר - בלחיצה על לחצן זה יפתח חלון לבחירת חשבון חלופי לפקודות היומן. בחלון יש מספר לחצני פעולה באמצעותם ניתן להעביר את פקודות היומן לחשבון רצוי. לאחר ההעברה ישתנה שם החשבון הנוכחי בתוך פקודות היומן, לשם החשבון הנבחר.

• תיקון חודש דיווח PCN874 - חלון זה משמש לעדכון / תיקון חודש הדיווח עבור פקודות בהן חודש הדיווח אינו תואם את המציאות.

  

  את שדה חודש דיווח PCN874 ניתן לשנות ולערוך בהתאם למועד הדיווח בפועל. לסיום יש ללחוץ על לחצן שמור (F6). לפרטים נוספים אודות תיקון חודש דיווח PCN לחץ כאן.

תצוגת פקודות יומן ואיגוד תנועות

להלן דוגמא לפקודות יומן חובה וזכות ולביצוע איגוד תנועות (התאמה) עבורן באמצעות כלי "ניהול חשבון":

פקודת יומן חובה:

פקודת יומן זכות:

פקודות אלה מוצגות בטבלת ניהול החשבון לאחר איגודן כך:

איגוד הפקודות:

מנהל מערכת

הפרדה רב מטבעית

ארגון חד מטבעי