תהליך קבלה ושליחה של דואר אלקטרוני

• המודול מסנכרן דואר נכנס מכל תיבה אל הייפר, מטפל בהזמנות לפגישות ומתייק את ההתכתבויות בטבלת Relationship של הייפר.
• המודול שולח הודעות החוצה ומתייק אותן לאחר השליחה. הודעות שנשלחו "מתוכנה זרה" (שאינה הייפר) יקלטו ויתוייקו במידה ושרת הדואר תומך בזה (פרוטוקול IMAP).
• המודול מסנכרן עד 7 תיבות דואר נכנס בו זמנית ושולח עד 5 הודעות בו זמנית, בכדי שלא להעמיס את המעבד יתר על המידה כאשר מארחים מספר רב של ארגונים על שרת משותף, בכל הפרוטוקולים הנתמכים.
• כ-10 שניות לאחר הפעלת יישום האוטומציה ולאחר מכן בכל 5 דקות, מתבצע תהליך סנכרון תיבות דוא"ל (נכנס) ושליחת הודעות שממתינות במסד הנתונים (שלא נשלחו מיד עקב תקלה).
  להלן "מחזור סנכרון".
• בין כל מחזור סנכרון לבא אחריו, האוטומציה נותנת מענה לבקשות סנכרון מיידיות (הלחצן "בדוק דואר" בהייפר) ושולחת הודעות החוצה ברגע שהן נשמרות במסד הנתונים.
• בתחילת כל מחזור, המודול בוחן האם עודכנו הגדרות חשבון דוא"ל. במידת הצורך המודול מבצע שאילתה על הגדרות חשבונות הדואר.
• בתחילת כל מחזור, אם הורם דגל עדכון כתובת דוא"ל של לקוח / ספק / כל ישות נוספת, אזי מתבצעת שאילתה על כלל אנשי הקשר, הלקוחות, הספקים וכו'.
  שיטה זו חוסכת במשאבים ומאפשרת תיוק מהיר.
  לכן יתכן מצב שתתקבל הודעה חדשה מכתובת דוא"ל שהוזנה בטווח 5 הדקות שבין מחזורי הסנכרון – ההודעה הזו לא תתוייק.
  רק בסנכרון הכללי הבא הישות תעלה בשאילתה. אירוע שכזה הינו נדיר ולכן התהליך כדאי ומוצדק מבחינת ביצועים.
  כמנגנון ביטחון נוסף, בכל שעה עגולה תתבצע שאילתה כזאת גם אם לא הורם דגל (כלומר גם אם במשך השעה לא בוצע עדכון כתובת דוא"ל בהייפר).
• תיבה שנכשלה בתהליך הסנכרון, 5 פעמים ברציפות, מסומנת כלא תקינה באופן זמני.
  לאחר הפעלת האוטומציה ובכל שעתיים מתבצע ניסיון לשחזר הודעות גם מתיבות שמסומנות כ-"לא תקינות". כל תיבה שהחיבור אליה מצליח, חוזרת לסטאטוס תקינה.
• לחיצה על "בדוק דואר" בהייפר, גורמת ראשית לסנכרון תיבת הדואר האישית של המשתמש ולאחר מכן את כל התיבות הציבוריות שהוא מנוי עליהן !
  יש כאן פוטנציאל להעמיס את שרת הדואר ואף "להכעיס" שירותים כגון gmail שמראש מקצים כמות משאבים מוגבלת לתוכנות צד שלישי שמתחברות אליהם.
  לכן המודול אינו פונה לקרוא את תיבת הדואר בהפרש זמנים קטן מ- 8 שניות מרגע הניתוק האחרון (pop3 / imap logout).

כתובת דואר פנימית בהייפר Internal@Mail

1. אם למשתמש יש תיבת דואר אישית, אזי המודול יחליף את שם המשתמש הפנימי בכותרת תיבת הדואר של המשתמש וגם כתובת הדוא"ל תיושם בהודעה במקום הכתובת הפנימית (רק בהודעה שיוצאת בשרת הדואר אבל לא בטבלת הנמענים במסד הנתונים).
2. אם למשתמש אין תיבת דואר אישית, אזי הוא יוסר מההודעה שיוצאת בשרת הדואר, אבל לא מטבלת הנמענים במסד הנתונים.

בניית כותרת (שם) של תיבת דואר

1. 'Email Message From' לפחות 2 תווים.
2. 'Employee Full Name in English' לפחות 3 תווים.
3. 'Employee Full Name' לפחות 3 תווים.

סינון דואר זבל וסיכוני אבטחה

1. האם ההודעה כבר נקלטה ? בחינת כפילויות בעזרת הטבלה hyp_EMail_Servers_Sync.
   לאחר מכן אם יש הגדרה למחיקה מאוחרת של הודעות משרת הדואר (POP3), מתבצעת החלטה האם הגיע הזמן למחוק לפי הטבלה הנ"ל.
   
   
2. מופעל תהליך פענוח TNEF Winmail.dat שעדיין עלולים להגיע מתוכנת ms outlook.
   
   
3. הפעלת אנטי וירוס (כגון kaspersky) אם מותקן ומוגדר, במכונה בה מותקנת Hyper Automation.
   הייפר תקרא לאנטי וירוס לסרוק כל קובץ EML חדש ובטרם הוא מועבר למסד הנתונים !
   
   
4. בדיקת רשימה שחורה:
   חסימת הודעות לפי כתובת השולח או לפי דומיין השולח או כאשר ההודעה מכילה טקסט מסויים (אפשר להזין חלק מ script לרשימה השחורה בהייפר).
   הודעות שסוננו בשלב זה ישמרו בתת תיקייה Black List Messages בסמוך למודול האוטומציה, למשך 30 ימים.
   הרשימה השחורה מאוחסנת בטבלה SYE_Anti Spam Black List בכל מסד נתונים וניתן לערוך את תוכנה.
   
   
5. מופעל סינון תסריטים מתוכן ההודעה (java script removal).
   
   
6. חסימת הודעות המכילות קובץ מרשימת הסיומות הבאות:
   SCR;EXE;COM;BAT;CMD;PIF;APPLICATION;GADGET;MSI;MSP;CPL;MSC;JAR;VB;VBS;VBE;JS;JSE;
   WS;WSF;WSC;WSH;PS1;PS1XML;PS2;PS2XML;PSC1;PSC2;MSH;MSH1;MSH2;MSHXML;MSH1XML;MSH2XML;
   SCF;INF;REG;DLL;ADE;ADP;DMG;HTA;INS;ISP;LIB;MDE;MST;NSH;SCT;SHB;SYS';
   הסיומות הנ"ל אסורות למשלוח גם בתוך קובץ ZIP. אך מותרות בתוך ארכיונים בפורמטים אחרים (פחות פופולארים) ורצינו לאפשר למשתמשים לעקוף את המגבלה.
   הודעות שסוננו בשלב זה ישמרו בתת תיקייה Security Threat Messages בסמוך למודול האוטומציה, למשך 30 ימים.
   
   
7. בדיקת תבניות תוכן: חסימת הודעות המכילות קובץ מסוג windows executable בלי קשר לסיומת שלו. בעתיד נסנן תבניות נוספות (כמו android exec).
   מותר לשלוח windows executable בתוך קובץ ZIP - בתנאי ששם הקובץ הוחלף, לדוגמא לסיומת txt.
   הודעות שסוננו בשלב זה ישמרו בתת תיקייה Security Threat Messages בסמוך למודול האוטומציה, למשך 30 ימים.
   
   
8. כעת מבוצעת הערכת Spam וגילוי Active Trails על ידי קישורים ו/או תמונות. לאחר מכן נבדקות כתובות הדוא"ל של השולח ושאר הנמענים הגלויים.
   המודול בונה רשימת תיוק (Relationship) לפי כל הלקוחות והספקים המכותבים בהודעה באופן גלוי.
   הנושא יוסבר לעומק בהמשך.
   הודעות שסוננו בשלב זה ישמרו בתת תיקייה SPAM or Traced Messages בסמוך למודול האוטומציה, למשך 30 ימים.
   
   
9. לאחר בחינת הספאם, במקרה והדוא"ל מכיל מידע יומן אינטרנטי (קובץ ICS), אזי הייפר פונה למסלול מיוחד שאינו כולל את תיוק הדוא"ל ב-relationship.
   אחרת מתבצעת שמירה אחת לכל הנמענים וגם תיוק אצל לקוחות / ספקים / פרוייקטים.
   קיימת אפשרות לרמות את היומן של הייפר דרך זימונים:
   בכדי לתמוך בניהול היומן בתוכנה חיצונית (טלפון נייד / outlook / gmail calendar), הייפר נותנת אמון בסטאטוס ההשתתפות המתקבל בקובץ ה-ICS.
   במילים אחרות ניתן לשלוח זימון למשתמש בו הוא מוכרז כמשתתף מאושר או טנטטיבי בניגוד לסטאטוס שלו בהייפר.
   פתרון לנושא יגיע בגרסה מתקדמת של הייפר בשנת 2019, כאשר היומן ישודרג ויכיל שדה סטאטוס השתתפות "חיצוני" וסטאטוס פנימי בהייפר !

אישור כתובת דוא"ל כמוכרת למערכת ותיוק אוטומטי (Relationship)

סינון תוכן שחשוד להיות פרסומת

1. Big Data: בכל שירותי הדואר הגדולים (כמו Gmail, Office365) ניתן לזהות תוכן דומה שנשלח לכמות גדולה של נמענים שונים.
   הייפר הינה מערכת ארגונית השומרת על פרטיות המשתמשים שלה ולכן אינה מבצעת השוואת תכנים של מיילים בין ארגונים.
   בכדי להנות מפתרון big data אפשר להתחבר לשירותי דואר ציבוריים או ליישם מערכות הגנה כגון Pineapp שמבצעות השוואת תבניות תוכן.
   
   
2. ניתן לזהות התנהגות חשודה האופיינית לספאמרים (הייפר מתעדכנת בהתאם לשינויים בתעשייה):
   • Http Trail: קיום של שדות מידע בכתובת URL של תמונה, כך ששולח ההודעה יודע שצפיתם בה. לפעמים שם התמונה עצמה כולל מזהה חד ערכי לנמען.
   • Http Trail: קיום של שדות מידע בקישור <a> כך שלחיצה על הקישור תזוהה חד ערכית אצל שולח ההודעה.
   • שימוש בשרת CDN ידוע לשמצה והפצת זבל.
   הייפר מכילה לוגיקה פנימית לזיהוי תבניות חשודות וניתן להשתמש בטבלת ה- Black List בכדי לחסום מילים (כמו fuck), כתובות CDN ברגע שמזהים חומר שהסתנן למערכת.