מודול מכירות

מערכת הייפר מותאמת לעולם העסקים העכשווי ומספקת פתרון פשוט גם לתהליכי מכירה וביצוע מורכבים.
מערכת הזמנות חדשנית המסוגלת לתמחר ולקבוע את אופן ייצור ההזמנה וללוות את תהליך המכירה על פי לוגיקה פרטית באמצעות כתיבת קוד (script) ישירות בכרטיס הפריט.
כלומר לכל מק"ט יש תיק עם מגוון המידע עליו (טבלאות) ואז גם קוד שיכול לגרום לכל חישוב / שינוי / תמחיר / שכפול / דיאלוגים עם המשתמש וכ'ו.
כל הזמנה יכולה להציג תהליך פרטי לביצוע שלה ("שרשרת אישורים") וככלל המודולים משולבים זה בזה ולכן קראנו לה R.A.P במקום ראשי התיבות המקובלים: E.R.P ו- C.R.M

Relationship → Accounting → Production
ככה עושים היום עסקים





להשלים פרק על טופולוגיית מכירות + לתקן סכמה לעיל

הייפר מטפלת בריבוי שפות, אזורי זמן וריבוי מטבעות - בלי מאמץ

כותרת קצת "מפוצצת" אבל אמיתית לגמרי. בכל מסמך וטבלת פירוט תמצאו שדות שתפקידם לענות ולגשר על שלושת הצרכים הללו.

ריבוי שפות

לכל מסמך / פעולה יש שדה שפה נפרד עבורו.
לדוגמה: לקוח יכול להיכנס לאתר ולבצע סליקה ו/או רכישה בממשק בצרפתית ולקבל את החשבונית / קבלה בצרפתית (בהייפר ה-PDF ישמר בצרפתית).
אח"כ במחסן הלוגיסטי בישראל הניהול כולו בעברית ותעודת המשלוח (יצוא/בינ"ל) תצא באנגלית. והכל קורה מעצמו בלי מאמץ...
רשות המסים תוכל לקבל העתקים מלאים של המסמכים בעברית (כולל יחידות מידה) למעט תוכן מילולי שהוזן ידנית.

אזורי זמן

כפי שמתואר ביסודות המערכת, ניתן להגדיר אזור זמן לכל סניף (אתר פיזי / אינטרנטי). בטבלאות השונות שדות הזמנים יהיו לפי אזור הזמן של המשתמש (סניף).
לצידם תמצאו שדות זמן UTC (שם השדה זהה בתוספת UTC) שמכילים את זמן הפעולה בשעון אוניברסלי (Universal Time Coordinated) ובכך ניתן למיין ע"פ סדר כרונולוגי או לבנות דוחות עם המרת זמנים לאזור זמן מבוקש.

ריבוי מטבעות

בטבלאות של הייפר תמצאו תיעוד של סכום ומטבע הפעולה/תמחיר ← אח"כ שער המרה (רציף ויציג) ← אח"כ שדה סכום במטבע ניהול ספרים ← אח"כ שער המרה למטבע הרוכש (לקוח) ← ולסיום סכום במטבע הרוכש.
  • מטבע ניהול ספרים: מוגדר ביסודות המערכת (בהתאמה למדינה בה הארגון רשום), זהו המטבע שאליו חייבים לשערך כל פעולה ובו מתבצעים הדיווחים לרשויות.
    בזמן האתחול, הייפר משלבת את המטבע בשמות השדות בכל הטבלאות.
    לדוגמה: בישראל תראו שדות כגון 'סה"כ תקבולים ILS' וגם 'סה"כ כולל מע"מ ILS', מכיוון ש- ILS הוא מטבע ניהול ספרים (מתנצלים שלא כתוב ש"ח או הסימן ₪).
  • מטבע הרוכש (הלקוח): לקוחות מארצות אחרות צריכים לקבל את מסמכי המכירות במטבע ניהול הספרים או מטבע ביצוע הרכש - שלהם.
    מקרה נוסף הוא חברה מקומית (באותה ארץ כמוכם) - אבל (הלקוח) בשליטה של חברה זרה ולכן המדידה או האישורים הם במטבע חוץ.
    לכן ברשומת הלקוח וגם בכל מסמכי המכירות קיים השדה "מטבע הרוכש" ובשילוב עם השדה 'מסמך בינ"ל' נקבע פורמט ההדפסה של המסמך.
  • שערי המרה: בכל שורה בחשבונית / תעודת משלוח / הזמנה נמצאים סכום ומטבע התמחיר (וכמות והנחה שאינם רלוונטיים להסבר).
    בשלב הראשון הייפר תכפיל אותם בשדה "שער המרה" ותגיע ל- "סהכ במטבע ניהול ספרים" (לדוגמה: פריט 100 USD שער המרה 3.3 היינו 330 ש"ח).
    בשלב השני הייפר תכפיל את ערך השדה "סהכ במטבע ניהול ספרים" בשער המרה ל- "מטבע הרוכש" ותגיע לשווי "סהכ במטבע הרוכש" (המשך הדוגמה: 330 כפול 0.25 היינו 82.5 EUR).
    כמובן שאם המטבעות זהים, אזי שער ההמרה יהיה 1. שער המרה אינו יכול להיות אפס, אלא רק ברשומה ריקה.


הערה צדדית למנהלי המערכת:
שדות מטיפוס כסף המסתיימים בראשי תיבות LC (שפירושם Local Currency) יקבלו את מטבע ניהול הספרים בשם הויזואלי שלהם בכל השפות, אך ישארו עם LC במסד הנתונים וב- API (json).
שדות מטיפוס כסף המסתיימים בראשי תיבות PC (שפירושם Purchaser Currency) יקבלו את מטבע הרוכש כתוספת רק בהדפסות או ב- HTML ולכן מתפקדים כשדות רגילים.

תיאור שדות משותפים למסמכי המכירה

בכדי להבין איך הכל מתחבר, נסקור את רשימת השדות המשותפים לכל מסמכי המכירה בהייפר (מחשבונית עסקה, דרך תעודות משלוח והחזרה ועד לחשבוניות וקבלות).
שם השדה תיאור
סניף כל מסמך משויך לסניף על פי המשתמש היוצר או על פי רשומת הלקוח. ע"פ הגדרה ביסודות המערכת.
קוד קופה / תחנה / כספת לכל תחנה פיזית יש להגדיר מספר שלם חד ערכי, בכדי לזהות מהיכן בוצע המסמך ובעיקר בכדי "לספור קופה".
בכדי לחסוך עבודה מיותרת, אפשר לתת לכל העמדות המשרדיות (באותו הסניף) מספר זהה ובתנאי שאינן מקבלות כסף מזומן. (כי אפשר לאסוף שיקים באותו המשרד/אתר/סניף).
עבור כל אתר אינטרנט, מומלץ להקצות מספר קופה חד ערכי נפרד (כי גם קבלות על סליקה נדרשות למספר קופה).
סוכן מכירות ניתן לבחור סוכן עליו האחריות למכירה / החזרה...
הזדמנות מכירה + Affiliate + Channel יש להדריך על קישור מסמך מכירה להזדמנות וממנה לנתוני הפרסום / שיווק !
שם הלקוח שם הלקוח / הספק עבורו נוצר הטופס (מאחורי הקלעים יש גם שדה קישור למספר ישות).
* השדה ניתן לעריכה בכפוף לכללים שיוסברו בהמשך.
איש קשר מתוך עץ אנשי הקשר של הלקוח/ספק - האדם אשר ביצע את הפעולה או שאליו ממוען המסמך.
כתובת לשדה הזה תועתק הכתובת מהרשומה הראשית, אלא אם בשדה הקודם נבחר איש קשר שהוא בעצם סניף / אתר פיזי (ראו שדה "מין" באנשי קשר) ואז תועתק הכתובת מרשומת איש הקשר.
* השדה ניתן לעריכה בכפוף לכללים שיוסברו בהמשך.
טלפון
פקס
דואר אלקטרוני
בדיוק כמו בשדה כתובת, יועתקו הפרטים מהרשומה הראשית או מרשומת איש הקשר (אם הוא סניף / אתר פיזי).
* השדות ניתנים לעריכה בכפוף לכללים שיוסברו בהמשך.
ת.ז. / ח.פ. מתוך 4 שדות של מסמך הזיהוי, מועתק למסמך המכירה רק שדה אחד מהרשומה הראשית של הלקוח/ספק (אין העתקה מאיש קשר).
* שימו לב שעל פי החוקים בארץ בה אתם רשומים, בד"כ נהוג שמעל סכום מסוים, חובה לזהות את הלקוח (הגדרה בהייפר ביסודות המערכת בשדה "דרוש ת.ז. / ע.מ. בעסקאות מעל #").
* השדה ניתן לעריכה בכפוף לכללים שיוסברו בהמשך.
שפת המסמך שפת המסמך נקבעת בדרך כלל "על פי המשתמש המחובר", אלא אם ברשומת הלקוח / ספק נבחרה שפה ספציפית.
מסמך בינ"ל כאשר הלקוח / ספק רשום בארץ שונה מהארץ בה הארגון שלך רשום לניהול ספרים = זהו מסמך בינ"ל.
הייפר מכילה לוגיקה פנימית בכל הקשור ליצוא / מסים והיא מופעלת רק כאשר השדה הזה חיובי.
מכיוון שהתחום מורכב, החלטנו שלא לקבוע את הערך "סתם" על פי השוואת ארצות אלא יישמנו שדה "הפק מסמך בינל כברירת מחדל" ברשומות הלקוח והספק.
מועד הפקת מקור השדה אפשרי לעריכה בחלק מהמסמכים, מפורט בהדרכה אודות כל מסמך.
הופק על ידי שדה לקריאה בלבד, שם המשתמש אשר הפיק את המסמך (אם מדובר ביישום הייפר) או שם המשתמש של אתר אינטרנט או אוטומציה אחרת אשר דרכה הופק המסמך.
מסמך ממוחשב חשוב להבין את ערכי השדה גם בהקשר של לאחר הפקת מקור וגם בזמן יצירה (עריכה) של מסמך.
  • לא: מסמך מקור נשלח למדפסת (או מיועד להדפסה).
  • הופק ונשלח: המסמך נשלח ללקוח / לספק בדואר אלקטרוני המכיל קובץ PDF חתום דיגיטלית.
    על פי חוק שמירת מסמכים, הייפר שומרת כל מסמך ממוחשב בלשונית "מסמכים ואישורים" בתיק הלקוח / הספק.
  • ממתין בתור להפקה: המסמך ממתין בתור ליישום הייפר בצד השרת, אשר אמור להפיק ולשלוח אותו (יישום המשתמש אינו נוגע בדבר).
    או מיועד להפקה דיגיטלית.
  • הפקה פנימית (ללא הדפסה): הסטטוס הזה קיים רק בטפסי קבלה והחזר (שהם גם הפקדה ומשיכה במקרה של ארגונים פיננסיים).
    הייפר מאפשרת יצירת מסמכי הפקדה ומשיכה מתוך המודולים האחרים שלה (למשל ניהול הלוואות) - אך מבלי לשלוח את המסמך למדפסת או ללקוח.
    הסיבה לכך היא שהפרטים המלאים אודות הנכסים הפיננסיים המועברים בין הצדדים - מתועדים רק בטבלאות של קבלות / החזרים!
    אם המשתמש רוצה להפיק עותק של המסמך "בעתיד", הוא יכול להפיקו כמסמך ממוחשב בלבד (ואז הסטטוס ישתנה ל- "הופק ונשלח").
הערות מזכר (מעבד תמלילים) המאפשר לכם להכניס תוכן כגון תנאים משפטיים, פרטי חשבון בנק ועוד. מזכר ההערות מודפס ללקוח כולל צבעים וסימנים גרפיים.
בהתחלת מסמך חדש או לאחר שינוי אחד מהשדות: שפה / מסמך בינ"ל / סניף - מתבצעת העתקה (דריסה) מאת הטבלה "הגדרת הערות ברירת מחדל למסמכים" (יסודות המערכת).
אז בכדי למנוע מפח נפש.... קודם הקפידו על שלושת השדות הנ"ל ורק אח"כ בצעו עריכה ידנית.
הערות פנימיות טקסט חופשי שלכם, לא מודפס ולא מועתק לשום מקום. נשאר רק ברשומה של המסמך ונגיש דרך מערכת הדוחות.
מנהל פעיל נקבע על פי הסניף אליו משויך המשתמש אשר הפעיל את התוכנה והפיק את המסמך. בלי קשר לבחירת הסניף במסמך!
מספר מסמך קודם
שם תוכנה קודמת
השדות שימושיים רק בהגירה להייפר מתוכנה קודמת. באחריות חברת האינטגרציה לדאוג למלא את השדות הללו. יישום הייפר אינו נוגע בהם.

מתי ניתן לערוך את פרטי הלקוח מתוך מסמך מכירה

אחת האפשרויות הנחמדות בהייפר (הוכיחה את עצמה לאורך השנים) היא האפשרות לערוך את פרטי הלקוח בכותרת מסמך מכירות - בלי קשר לפרטים ברשומת הלקוח / ספק.
הסיבות לכך מגוונות אבל העולם הופך יותר רגולטורי (מפוקח) ולכן עלינו לצמצם את האפשרות הזאת.
יש לכם שלושה מצבים אפשריים לבחור מהם:
  1. ברירת המחדל: הכל פתוח לעריכה.
  2. לחסום את השדות הללו לעריכה באופן גורף, דרך הרשאות הטבלה (חד פעמי על ידי מנהל המערכת).
  3. לחסום עריכה במסמכים אשר הלקוח / הספק בהם כבר מוזנים בהייפר עם פרטים מזהים מלאים באמצעות הגדרת מתג:
    Allow Edit of Identified Client in Sales Doc=Disabled
    .

    כלומר אם נקים לקוח פרטי - נוכל לערוך את הפרטים ידנית (כמו למשל כרטיס "לקוחות שונים" / "לקוחות פרטיים סניף פתח תקווה").
    אבל כאשר מילאנו שם + מין (מגדיר גם אדם או סוג חברה) + תעודה מזהה, אז פרטי הלקוח יהיו לקריאה בלבד במסמך המכירה (עדיין ניתן לבחור איש קשר).