קבלה - Receipt

קבלה הינה מסמך המתעד קבלת תשלום או נכסים פיננסיים (שטר חליפין / המחאת זכות). הייפר תומכת באמצעי תשלום "חדישים" כמו ארנקים אלקטרונים ומועדוני לקוחות.
טופס הקבלה נמצא תחת הלשונית "מכירות" בתיק לקוח או הלשונית "חשבונאות" בתיק ספק. בהדרכה נכתב רק "לקוח" אך הכוונה היא תמיד לישות ולחשבון מתוכו הופקה הקבלה.
ניתן לשלב ריבוי תקבולים / סליקות באותה הקבלה. כל שורת תקבול במסמך יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור.
הייפר מותאמת לדיווחים לרשות למניעת הלבנת הון, לרשות המסים ולבנק ישראל. כל שורת תקבול קולטת גם את השדות הרלוונטיים לרגולטור.

להלן צילום מסך לדוגמה כאשר אנו נמצאים במצב דפדוף בין קבלות שהופקו בעבר:
מסמך קבלה בהייפר
והנה צילום במצב עריכה של קבלה חדשה:
יצירת קבלה חדשה בתוכנת הייפר

הוראות הפעלה

העמוד נפתח בשפה של המשתמש בהייפר. הממשק מסתיר לחצנים רבים וחושף אותם בהתאם לתהליך יצירה או דפדוף. להלן לחצני הפעולה הקבועים בממשק:
צור חדש התחלת מסמך (קבלה) חדש. גורם גם לאתחול השדות על פי נתוני הלקוח ומציג את הלחצנים לתצוגה מקדימה והפקת מקור.
טען מסמך קיים בחירת מסמך קודם, על פי הלקוח. אם אין קבלות היסטוריות אזי יפתח חלון ריק.
למסמך הקודם לאחר טעינת מסמך מהעבר ובמידה וברשימה יש יותר ממסמך אחד - אזי יופיעו לחצני הדפדוף.
למסמך הבא לאחר טעינת מסמך מהעבר ובמידה וברשימה יש יותר ממסמך אחד - אזי יופיעו לחצני הדפדוף.
תצוגה מקדימה צפייה קלה במסמך הסופי בפורמט A4 (גם מסמך ממוחשב הינו PDF בגודל A4). ללא כל שמירה או שליחה ללקוח.
אפשר להשתמש בתצוגה המקדימה ללא הגבלה בזמן מילוי מסמך חדש.
הפק מקור להלן סדר הפעולות להפקת קבלה חדשה (בעת הלחיצה):
  1. רענון חישובים ובדיקת שדות חובה. אם חסר שדה או הגדרה מהותית בהייפר, ההפקה תעצור עם הודעת שגיאה.
  2. אם הוגדר סכום יעד לגביה וסך התקבולים נמוך ממנו, אזי יפתח דיאלוג אישור למשתמש (מותר להמשיך).
  3. אם בוצע "תשלום יתר" במזומן וניתן למחוק שורות מטבלת התקבולים (שורות מיותרות במקום "עודף גדול"),
    אזי הייפר תבקש רשות למחוק שורות. בעמוד תקבול במזומן קיים הסבר נוסף אודות קיזוז מזומנים והחלפות מטבע.
  4. בדיקת זהות לקוח בסכום מעל X: על פי החוק המקומי וההגדרה בהייפר (בישראל החוק כרגע מעל 5000 שח).
    במידה ושדות הזהות ריקים ברשומת הלקוח, יפתח חלון מילוי כולל בדיקות לוגיות. לאחר האישור תתבצע שמירה גם למסמך וגם לרשומת הלקוח.
  5. כעת תופיע תצוגה מקדימה ועל המשתמש לאשר את הפקת המסמך ללקוח.
  6. שמירת המסמך במסד הנתונים (מקבל מספר עוקב) ביחד עם פקודות יומן ותנועות בטבלת ניהול מזומנים (אם היו).
  7. במידת הצורך ועל פי הגדרות המערכת: הקפצת חלון החתמת לקוח על פד אלקטרוני. כך שחתימת הלקוח תופיע במסמך.
  8. הדפסת מסמך מקור במדפסת או הפקת PDF חתום דיגיטלית ושליחתו במייל.
  9. חלון החזר עודף ללקוח, במידה ורלוונטי.
הפק נאמן למקור אם המקור הודפס במדפסת, אזי הייפר תיפתח חלון הדפסה של "נאמן למקור" אותו אפשר להדפיס או לשלוח בדוא"ל דרך הייפר.
אם המקור הופק כמסמך ממוחשב, אזי הייפר תציע להפיק עותק חדש (PDF חתום מחדש) ולשלוח אותו למורשים לקבל - או להדפיס על נייר.
דוח גבייה הלחצן מבצע שאילתה על חשבון הלקוח ובמידה וקיים חוב, הוא ירשם כמספר חיובי בשדה "סכום יעד לגביה". אם הלקוח ללא חוב או בפלוס, ירשם אפס בשדה זה.
בטל מסמך הייפר מאפשרת ביטול מסמך קבלה, עד 45 ימים לאחר הפקתו.
הביטול מסמן את רשומות המסמך + פקודות היומן + תנועות מזומן כמבוטלות, אך לא מוחק אותן ממסד הנתונים.
שחזר מסמך שחזור מסמך שבוטל על ידי הלחצן הקודם. מאפס את שדות הביטול מרשומות המסמך + פקודות היומן + תנועות מזומן...

סקירת שדות חשובים וחישובים מתוך טבלת התקבולים

להזכירך, כל שורת תקבול במסמך יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור. לכן נתייחס כאן גם לאיך הנתונים מועתקים לפקודת היומן.
שם השדה תיאור
תאריך פרעון המטרה היא לציין את תאריך הפירעון בבנק. ערך השדה גם יועתק לתאריך תזרים בפקודת היומן.
בסליקת אשראי או ארנק אלקטרוני הייפר תחשב את תאריך ההפקדה לחשבון של הארגון וזהו יהיה התאריך.
סכום
מטבע
סכום התקבול והמטבע בו התקבל הכסף, יועתקו לפקודת היומן (כלומר תקבול במטח יוצר פקודה במטח).
שער המרה שער ההמרה מהמטבע אותו שילם הלקוח למטבע ניהול ספרים. השער יכול להיות יציג או רציף וגם יכול לקבל התאמה לשער המחאות/העברות.
יש לקרוא את המדריך עבור כל דיאלוג תקבול בנפרד.
סכום התקבול במטבע ניהול ספרים שדה לקריאה בלבד. אם התקבול הוא במטח אזי זהו השווי האמיתי שלו מבחינת הארגון ורשויות המס.
דוגמה: תושב חוץ מזמין מטבח בשווי 50K שקל ומשלם במטבע אירו. כעת הוא תלוי בשער ההמרה אותו קיבל מחברת המטבחים - כי עליו לכסות 50K שקלים.
סכום התקבול במטבע הרוכש (הלקוח) כפי שהוסבר בעמוד ההקדמה למכירות הייפר מטפלת בריבוי מטבעות - ללא מאמץ ... בשדה הזה מוצג ערך התקבול במטבע הרוכש וקיים גם שדה שער המרה ממטבע ניהול ספרים.
מנהל המערכת צריך להחליט האם לחשוף את השדות בטבלה של הקבלה (תלוי באופי הפעילות של הארגון). השדות לקריאה בלבד.
כמות תשלומים חודשיים רשמנו כאן את השדה הזה (יש עוד שדות בנוגע לפריסה לתשלומים) רק בכדי לציין שמדובר רק בכרטיסי אשראי או ארנקים אלקטרוניים.
הייפר תיצור פקודת יומן עבור כל תשלום = הפקדה לחשבון הבנק של הארגון.
יתכן מצב שבו בקבלה נציג תוכנית פריסה אבל הסולק מעביר את כל התשלום בפעימה אחת או שתיים.
הכסף יכנס לחשבון אם צמד השדות מכיל חשבון (ראשי) אזי זהו החשבון אשר יחויב בגין התקבול, בפקודת היומן.
כאשר השדות ריקים, הייפר ניגשת ליסודות המערכת ומוצאת את חשבון (קופה) ברירת המחדל ורושמת את הפקודה מולו.
השדה ניתן לעריכה ידנית בחלק מאמצעי התשלום (לדוגמה: לאיזה חן עו"ש יופקד שיק או בוצעה העברה בנקאית).

סקירת שדות חשובים מתוך רשומת הכותרת

שימו לב שהשדות מחולקים בין ראש העמוד לבין הלשונית "הערות". כמובן שמנהל המערכת יכול לעצב הכל ע"פ הדרישות.
אם אינך מכיר את תוכנת הייפר, קרא את תיאור שדות משותפים למסמכי המכירה .
שם השדה תיאור
סכום יעד לגבייה (במטבע ניהול ספרים) כלי אכיפה ומניעת טעויות: לא יהיה ניתן להפיק את הקבלה עד אשר סכום התקבולים יהיה שווה לסכום זה או גבוה ממנו.
מנגד יופיעו אזהרות אם המשתמש ינסה לקלוט עוד תקבול לאחר שיעד הגבייה הושג במלואו.
ערך השדה ניתן למילוי ידני או אוטומטי ע"פ החוב בחשבון הלקוח או בממשק הקופה (POS) בהתאם לסכום הרכישה של הלקוח.

השדה הזה הכרחי לחישוב עודף במזומן: בתנאי שהתקבל גם כסף מזומן, הייפר תחשב את העודף ללקוח כולל תמיכה במטבע חוץ (לעסקים העובדים עם תיירים).
סה"כ תקבולים (במטבע ניהול ספרים)
סה"כ תקבולים במטבע הרוכש (הלקוח)
שני השדות מהווים סיכום של העמודות באותו השם מהטבלה הקודמת.
* במסד הנתונים קיים גם שדה חבוי עם חישוב העודף (במזומן) ללקוח.
מועד הפקת מקור השדה אפשרי לעריכה! טווח מותר: מקסימום היום... והמינימום הוא התאריך האחרון מבין השלושה
Receipt Form Purpose
  • Retail Payment:
  • Deposit to Account:
  • Loan Repayment:
  • Property Exchange Service:
הלבנת הון
  • רגיל:
  • דווח בכפייה (חריג):
  • הפיקוח אינו חל על מסמך זה:
Money Laundering Bundle
בדיקת זהות הלקוח התבצעה על ידי

הלשונית תקבולים

הטבלה שבממשק היא לקריאה בלבד. הכנסת תקבולים או ביצוע סליקה מתבצעות דרך הלחצנים בלבד. כל לחצן פותח דיאלוג מתאים לסוג התקבול.
ניתן לשלב ריבוי תקבולים / סליקות באותה הקבלה. כל שורת תקבול במסמך יוצרת פקודת יומן נפרדת בעת הפקת מסמך המקור.
מזומן קבלת תשלום במזומן מהלקוח.
כרטיס אשראי פותח את דיאלוג סליקת כרטיסי אשראי. הדיאלוג מחולק למספר כלים:
  • סליקת כרטיס באמצעות מסוף EMV המחובר ברשת המקומית.
  • עסקה טלפונית: כאשר כל פרטי האשראי מוכנסים באופן ידני על ידי המשתמש. פעולה זו מתאפשרת במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה.
  • עסקה בפס מגנטי: עם קורא המדמה מקלדת או serial port.
  • הוראת קבע: בחירה מתוך כרטיסים השמורים בהייפר (באופן מוצפן כמובן, נחשב כעסקה טלפונית) או מקושרים באסימון לשירות סליקה התומך בהוראות קבע.
  • הזנת שובר מסליקה חיצונית: כאשר ישנו שירות סליקת אשראי נוסף שאינו מחובר להייפר ויש צורך בתיעוד ביצוע הסליקה ובהפקת קבלה עבורה.
    אגב זהו גם הפתרון לתקלות ממשק (די נדיר) בין הייפר לבין שירות הסליקה.
העברה בנקאית הצהרה על קבלת העברה בנקאית (יש להזין לאחר קבלת הכסף באופן וודאי).
המחאה חלון קליטת ההמחאות תומך גם בקליטת רצף מהיר (פריסה) וגם בדגל "שיק ביטחון".
שימו לב ש-"שיק/שטר ביטחון" אינו יוצר פקודת יומן כי אינו מהווה תקבול אמיתי. אח"כ אם דרך ממשק ניהול המחאות שולחים אותו להפקדה... אז נוצרת פקודת היומן.
המחאות רגילות לעומת זאת מיד מקבלות פקודת יומן מול קופת "שטרות להפקדה".
אפשרויות נוספות מכיוון שאין מקום להכיל את כל האפשרויות על המסך... החבאנו את חלקן מאחורי תפריט popup.
מנהל המערכת יכול לשלוט בעיצוב הלחצנים בממשק ולהחליט בעצמו אילו לחצנים לחשוף לשימוש מהיר ואילו להחביא. בנוסף המנהל גם קובע את סדר הלחצנים.
ניכוי מס במקור אם הלקוח ניכה לכם מס במקור (בהתאם לאישור שלכם ברשות המסים), הלחצן יפתח דיאלוג מתאים לקליטה.
לא כל גורם מוסמך לנכות מס במקור ולכן דרושה הצהרה על ביצוע ניכוי ולא הטמענו "הגדרה אוטומטית".
שימו לב: יש לוודא שקיים חשבון "ניכוי מס במקור על ידי לקוחות" מוגדר בעמוד חשבונות ראשיים.
המחאת זכות עבור נותני שירותי מטבע / הלוואות. קליטת המחאת זכות לצורך דיווח הלבנת הון. המחאת זכות אינה יוצרת פקודת יומן כי אינה מהווה תקבול אמיתי.
שטר חליפין מדובר בתחום די נדיר בימינו... למעשה המחאה היא שטר חליפין שבו הנמשך הוא הבנק שמשלם. אזי כאן גורם אחר מתחייב לשלם.
המחאת נוסעים עבור נותני שירותי מטבע: ניתן לקלוט ידנית "רכישה" של המחאות נוסעים. בד"כ יש לבצע את הפעולה דרך מודול נ.ש.מ.
ארנק אלקטרוני כרגע רק ממשק תיעוד של תקבול דרך ארנק אלקטרוני אבל הייפר בדרך להתממשק לארנקים ולאפשר "סליקה" של עסקה דרך API.
מחק פריט הלחצן פותח דיאלוג אישור לפני מחיקה. כל שורה ניתנת למחיקה למעט סליקת כרטיס אשראי או ארנק אלקטרוני שכבר בוצעה !