פורטל הלקוחות, ספקים ופרויקטים


כל הכתוב בעמוד זה נכתב על מערכת הלקוחות אך הוא רלוונטי וזהה באותה המידה למודול הספקים והפרויקטים.

עמוד זה הינו דלת הכניסה למערכת הלקוחות / ספקים / פרויקטים.
הוא מכיל מנוע חיפוש כללי, מנוע חיפוש מתקדם (מסנני חיפוש) ולחצן יצירת רשומה חדשה (בהתאם למודול).

חיפוש כרטיס לקוח, איתור לקוח

מטרות העמוד

  • לאתר רשומות לקוח / ספק / פרויקט (ע"פ הלוגיקה המוסברת בהמשך)
  • להציג למשתמש את תוצאות החיפוש ולאפשר לו גישה אליהם
  • לאפשר ממשק ייצוא לגיליון אלקטרוני (של רשימת התוצאות)

כל אלו יתקיימו ויתפקדו בהתאם להרשאות המשתמש והפילטר הרלוונטי !

אחריות המטמיע

כברירת מחדל תוכנת הייפר אינה מגיעה עם מסננים מובנים, לכן באחריות מטמיע המערכת ליישם מסננים מתאימים אשר יאתרו את המידע הנדרש (לקוחות / ספקים /פרויקטים) על פי צרכי הארגון.


הוראות הפעלה

כל פעולה הניתנת לביצוע בעמוד זה מיוצגת על ידי לחצן, כאשר חלקם לחצני פעולה וחלקם לחצני חיפוש ("פילטרים") הנוצרים דרך "אשף החיפוש".
באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הגישה ללחצני הפעולות והפילטרים השונים וגם על שמות הלחצנים (עבור מערכות בריבוי שפות) ולכן יתכן מצב ששם הלחצן אצלך היה שונה מהמופיע בצילום המסך לעיל.

חפש מבצע חיפוש במאגר הלקוחות ובמאגר אנשי הקשר באופן אוטומטי בשדות המפתח.
למידע מורחב אודות מנוע החיפוש ראה כותרת "תיבת החיפוש" בהמשך.
אשף חיפוש פותח את חלון הפעלה ועריכת המסננים.
בחלון זה יש לבחור בלחיצת עכבר את המסנן הרצוי ברשימה, למלא את ערכי החיפוש הנדרשים בשדות המסנן (במידה וישנן כאלו) וללחוץ על "חפש".
להסבר מלא אודות "אשף החיפוש" לחץ כאן.
צור חדש פותח את חלון רשומת הלקוח / ספק / פרויקט, במצב של קליטת רשומה חדשה.


תיבת החיפוש

תיבה זו מאפשרת חיפוש בהזנת טקסט חופשי.
לחיצה על "חפש" או Enter תפעיל את החיפוש המובנה בהייפר על פי הלוגיקה הבאה:

  1. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדות: "שם פרטי" ו- "שם משפחה / חברה" בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלה הראשית בעמודי לקוחות וספקים.
    בעמוד הפרויקטים חיפוש בשמות אנשי הקשר ולאחר מיכן בשדה "שם הפרויקט".
  2. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדה "שם אמצעי / כינוי", רק בטבלה הראשית בעמודים של לקוחות וספקים.
  3. חיפוש מספר מלא או חלקי בשדה "מספר זהות / ח.פ.", בטבלת אנשי הקשר ולאחר מכן בטבלה הראשית של אותו העמוד.
  4. חיפוש מספר בשדות הטלפונים ("טלפון בעדפות 1", 2, 3, "פקס"), בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלה הראשית של אותו העמוד.
  5. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדה דואר אלקטרוני, בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלה הראשית של אותו העמוד.
  6. חיפוש מספר לקוח מלא או מספר פרויקט, במקרה שהוזן רק מספר שלם בתיבת החיפוש.
  7. חיפוש מספר לקוח במערכת מסחר מקושרת (בשדה "TP LOGIN"), קר בטבלת הלקוחות ובתנאי שהוגדר להייפר לעבוד מול פלטפורמת מסחר (TPM).

הערות חשובות בנוגע למנוע החיפוש:
  • כברירת מחדל החיפוש המתבצע בטבלת הראשית של אותו העמוד ובטבלת אנשי הקשר, במאגר ה- NORMAL בלבד.
    חיפוש במאגרי ה- Archive וה- Deleted אפשרי רק באמצעות פילטר ייעודי שהוגדר לכך מראש.
  • מנוע החיפוש אינו לאותיות גדולו/קטנות (בשפות התומכות בכך) ולכן אין חשיבות לאופן הזנת הטקסט בעניין זה.
  • חיפוש ערך בתוספת התו * בסוף
    הוספת כוכבית בסוף מילת החיפוש או בסוף רצף מילות החיפוש, מורה לשרת לבצע חיפוש מורחב המשמיט אותיות אהו"י ותוי פיסוק ".,;" בכך עוזר לאתר שמות חברות ומילים שיתכן שהוזנו עם שגיאות כתיב או שהוזנו בכתיב מלא / חסר.
  • תוצאות החיפוש והמידע המוצג לאחר החיפוש, יהיה בהתאם למגבלות והרשאות המשתמש. לכן יתכן שאותו החיפוש המבוצע על ידיד שני משתמשים שונים יציג תוצאות שונות.
    כמו כן יתכן מצב בו יוצגו למשתמש תוצאות החיפוש, אך הגישה אל עריכת הרשומות לא תתפשר מפאת הרשאות המשתמש.
    למידע נוסף אודות הרשאות המשתמש קרא הדרכה בעמוד הרשאות משתמש.


אופן השימוש בפורטל הלקוחות, ספקים ופרויקטים

  • לאחר קבל תוצאות החיפוש, לחיצה כפולה (double click) או Enter על רשומה בטבלת התוצאות, תיפתח את חלון הטיפול הרלוונטי (תיק לקוח / ספק / פרויקט).
    במידה והעמוד כבר פתוח לעריכה אצל משתמש אחר, יקפוץ חלון התראה אשר יציג את שם המשתמש שתופס את הרשומה.
  • מעצם היותו עמוד המכיל "אשף חיפוש", מנהלים שונים מצאו לנכון להשתמש בחלון זה גם לטובת:
    * איתור לקוחות חדשים שנוצאו מדפי נחיתה וכיו"ב.
    * איתור לקוחות שפנו בפעם השניה ואליך מדפי נחיתה ומקורות אינטרנטיים אחרים.
    * איתור לקוחות עם "בעיות".
    * מדידת ביצועי נציגי השויווק.
    * איתור כשלים בתהליך השיווק.
    * סקירה ופילוחי לקוחות ע"פ פרמטרים שונים.
    ועוד.

    כל אלו ניתנים לביצוע באמצעות הגדרת הפילטרים הנכונים באשף החיפוש.
    ללימוד אודות יצירת פילטר המתאים לצרכיך, ראה עמוד הדרכה אודות אשף החיפוש.


יצוא נתונים מהפורטל לקובץ EXCEL.

כברירת מחדל תוכנת הייפר מגנה על נתוני העסק בכך שאינה מאפשרת לייצא את תוצאות החיפוש המתקבלים מפעולת החיפוש הרגילה (לחצן החיפוש הראשי).
למרות זאת, על מנת לעמוד בדרישות השוק ובסטנדרטים הקיימים בתוכנות אחרות, אפשרנו למנהל המערכת להגדיר בפילטר הרצוי, את שם קבוצת ההרשאה אשר לה תינתן הרשאת יצוא המידע, ורק המשתמשים השייכים לאותה קבוצת הרשאה יוכלו להפעיל את הפילטר הנבחר וליצא את תוצאותיו.
היצוא עצמו מתבצע על ידי לחיצת עכבר ימנית על גבי טבלת התוצאות ולחיצה על "יצא נתונים" בחלון ה- POPUP.


שאלות נפוצות

האם ניתן להציג לכל נציג / עובד שיווק רק את הלידים והלקוחות שלו?

כן, תוכנת הייפר תומכת בצורה מושלמת בהפרדת הלקוחות לנציגי שיווק ותפעול.
הדבר אפשרי בתנאי מתקיימים שני התנאים הבאים:
1. ישום הרשאות גישה מתאימות למשתמש בחלון ניהול ההרשאות של מודול "ניהול העובדים והמשתמשים".
2. שיוך כרטיסי הלקוחות לנציג הרלונטי באחד מהשדות "סוכן מכירות ב.מ." / "מנהל תיק לקוח" / "Spare Agent 1" / "Spare Agent 2" / "Spare Agent 3"
באם שני התנאים הנ"ל מתקיימים, תוכנת הייפר תפעל ותדע לישם אוטומטית את הרשאות הצפיה והגישה של כל נציג אל מול לקוחותיו.



האם ניתן לאתר באמצעות חלון זה את הלידים החדשים שהתקבלו?

כן, פרוטל החיפוש מאפשר להציג גם את הלידים החדשים שנקלטו מהאינטרנט.
כל שנדרש לעשות הוא להגדיר (באופן חד פעמי) פילטר חיפוש המאתר רשומות / כרטיסי הלקוחות שבשדה "Website Token" קיים אחד מהערכים:
"HOT" / "RENEWED" וכמובן שניתן לשלבו עם השדה "מועד יצירה" וכדומה.



איך ניתן להוסיף או להסתיר פילטרים למשתמשים?

ניהול הפילטרים לרבות הרשאות התצוגה שלהם מתבצע מתוך חלון "אשף החיפוש".
עליך להכנס לחלון זה ולערוך את הגדרות הפילטר הרצוי, כך שיוצג לקבוצות ההרשאה הרלוונטיות עבורו.



מדוע לחצני החיפוש ואפילו לחצני הפעולות מכווצים והטקסט שלהם נחתך?

תופעה זו מתרחשת כאשר בראש החלון מופיעים יותר מידי לחצני חיפוש (פילטרים) ורזולוצית המסך אינה מספיק גדולה לכך.
אי לכך באפשרותך לישם את הפתרונות הבאים:
1. להגדיל רזולוצית הצפיה של מערכת ההפעלה ובכך להגדיל את שטח החלון.
2. להסיר חלק מלחצני החיפוש ולהשאירם כפילטרים המופיעים בחלון אשף החיפוש אך לא כלחצנים בחלון "פורטל הלקוחות".

3. לקצר את שמות לחצני החיפוש ולהזין את ההסבר אודות הפילטר לשדה המיועד לכך במנועה חיפוש!
4. להגדיר תצוגת לחצנים רק עבור פילטרים בתדירות שימוש גבוה. אין סיבה שפילטרים יוצגו כלחצנים בפורטל כל עוד אין להם תדירות שימוש גבוהה.