ישות לקוח / תיק לקוח


ישות לקוח הינה רשומת נתונים המחזיקה במידע אודות הלקוח לאורך ציר חייו (משלב ה"ליד" ואילך).
רשומת הלקוח אינה מוגבלת לסוגי לקוח ספציפי, אלא מאפשרת לקלוט ולנהל לקוחות מסוגים רבים ושונים, לדוגמא:
אדם פרטי, חברה פרטית, חברה ציבורית, משקיע, נכס או כל סוג של ישות אחרת, אשר מטרתה ליצר הכנסה לארגון המפעיל את תוכנת הייפר.
רשומת הלקוח מאוכסנת בטבלת hyp_Clients במאגרים Normal ו- Archive.

כרטיס לקוח מערכת הייפר
*תמונה להמחשה בלבד

מבוא

כפי שהובהר ישות הלקוח יכולה להתאים למנעד רחב של סוגי לקוחות. עם זאת, ההדרכה הבאה תתיחס אל כרטיס הלקוח כרשומה המחזיקה בנתוניו של אדם (ליד),
מכיוון שזה הוא המקרה השכיח ביותר.

ישות הלקוח (בדומה לספקים) הינה דינאמית וניתן להתאימה למגוון רחב של ארגונים. לכן התמונה המוצגת לעיל הינה להמחשה בלבד ואפשרי שמסך הלקוח יראה שונה בארגונך.
נתוני הלקוח מקושרים לרוב המודולים בתוכנת הייפר וזו הסיבה שבחלון הלקוח מוצגים הרבה לשוניות ומידע בנושאים שונים.
מחזור החיים של ישות הלקוח בהייפר מתחיל בשלב הליד ומסתיים בעסקה או ביטול הלקוח והוא מושפע מסוג הפעילות שבוצעה מול אותו הלקוח כמוסבר בהמשך.

הייפר מאפשרת לפעול בשתי שיטות עבודה המשפיעות על סטטוס הלקוח:
1. באמצעות פעילות שיווק בכרטיס הלקוח לרבות: מערכת הדוא"ל ומערכת היומן המשנים אוטומטית את סטטוס הלקוח. שיטת עבודה זו רלוונטית לעסקים המשווקים מוצר יחיד לכל לקוח.
2. על ידי פעילות שיווק באמצעות מודול הזדמנויות המכירה הרלוונטי לעסקים המשווקים ריבוי מוצרים/שירותים שונים לאותו הלקוח.

בדומה למודולים אחרים בתוכנת הייפר, גם בחלון הלקוח ניתן ליישם אירועי קוד (Scripts) אשר ישפיעו על רשומת הלקוח, אך יש לבצע זאת לאחר מחשבה ולהיזהר שלא להתנגש
עם שיטות העבודה והגדרות היסוד של התוכנה.


שדות חובה ושדות נדרשים בהתאם לשלב / לפעולה המבוצעת

כאשר מנגנון "הזדמנויות המכירה" אינו מופעל, כרטיס הלקוח יכיל את נתוני הלקוח ויממש את שלבי השיווק השונים שלו.
במקרה זה, אפשרי שיתקיימו שדות חובה למילוי בחלון הלקוח. אלו ניתנים להגדרה ושינוי על ידי מנהל המערכת לאותו העסק.

מאידח, ישנם שדות אשר אינם מוצגים כשדות חובה (אין להם כוכבית אדומה), אך נדרשים למילוי תוך כדי עבודה על גבי התוכנה וזאת בהתאם לחוק הרלוונטי למדינה בה הופעלה התוכנה.
לדוגמה: הייפר שהוגדרה עבור עסק המנוהל חשבונאית בישראל, תדרוש מהמשתמש למלא את שם הלקוח ומספר זהותו לפני שתאפשר הפקת חשבונית מס לאותו הלקוח (זאת בהתאם לחוק בישראל)
או במקרה אחר תדרוש למלא את שם הלקוח ושם נציג המכירות במעמד אישור הזמנה - זאת בהתאם להגדרות המערכת.


הוראות הפעלה

כל פעולה הניתנת לביצוע בעמוד זה מיוצגת על ידי לחצן, כאשר חלק מהלחצנים זמינים בחלון וחלקם נמצאים בלחצן האפשרויות הנוספות
באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הגישה ללחצני הפעולות השונות וגם על שמות הלחצנים (עבור מערכות בריבוי שפות) ולכן יתכן ששם הלחצן המופיע במערכת שלכם הינו שונה בצילום המסך בהדרכה זו.

פעולות שמירה וביטול

לאחר כל פעולה או שינוי במידע הלקוח נדרש המשתמש ללחוץ על אחד מלחצני השמירה או הביטול. לא ניתן לסגור את חלון הלקוח מבלי ללחוץ על אחד מהבאים:
ביטול סגירת עמוד הלקוח ללא שמירה של הנתונים בטבלת הלקוחות ובטבלאות הנסמכות (אנשי קשר, מגעים והתקשרויות).
* הביטול אינו רלוונטי לגבי: קבצים שהועלו וטבלאות משנה (Extra Properties) שלהן הוגדר מנגנון שמירה עצמאי משלהם.
שמור שמירת נתוני רשומת הלקוח ללא סגירת חלון הלקוח (פעולה זו מחייבת מילוי שדות חובה) .
שמור וסגור שמירת נתוני רשומת הלקוח וסגירת החלון (פעולה זו מחייבת מילוי שדות חובה).
הערות הקשורות להליך השמירה:
  • בביצוע כל אחת מפעולת השמירה, יתכן שישמרו גם נתוני טבלאות המשנה (Extra Properties ו- Record Extention) השייכות לאותה רשומת לקוח.
    שמירה זו מותנית בהגדרת השמירה שבוצעה לטבלאות אלו ביסודות המערכת.
  • תהליך השמירה מתבצע רק על מאגר ה- NORMAL של טבלת הלקוחות. זאת אומרת שבמידה והמשתמש צופה בנתוני לקוח ממאגר הארכיון (ARCHIVE)
    ולוחץ על שמירה, אותה הרשומה תישמר עם כל המידע הקיים במאגר ה- NORMAL במקביל למידע הקיים במאאגר ה- ARCHIVE.

נעילה לוגית של פרטי הלקוח

תוכנת הייפר מגינה על נתוני הלקוח ומבצעת נעילה לוגית לשדות: "שם פרטי", "שם משפחה / חברה", "מספר זהות / ח.פ" אוטומטית
מתוקף היותה מערכת חשבואית, נעילה זו מתרחשת ברגע שהתוכנה זיהתה אירוע חשבונאי (כגון הפקת מסמך מקור: חשבונית מס, חשבונית מס זיכוי, קבלה והחזר כספי)
או כאשר בוצע ללקוח אירוע מכירה באמצעות מסמך הזמנה שהסטטוס שלו אושר ו/או במעמבד הזנת ערך לטבלת Extra Properties (במידה שהוגדר על ידי מטמיע המערכת).

כל אחד מהאירועים הנ"ל, מקדמים ללקוח הפוטנציאלי את הססטוס שלו ומכריזים עליו כלקוח פעיל (ערכים 4 / 5 בשדה "סטטוס הלקוח") ובמקבלי חותמים את השדה "Locked Name & ID"
אשר גורם לנעילה הלוגית של שדות הזהות.
מנקודה זו ואילך ניתן יהיה לערוך את שדות הזהות רק באמצעות הלחצן ערוך זהות הפותח חלון (PopUp) המאפשר עריכה של שדות זהות הלקוח: "שם פרטי", "שם משפחה / חברה", "מספר זהות / ח.פ."

שינויים ומעקב אחר ביצוע שינויים

יומן שינויים מציג את חלון רשימת השינויים שבוצעו בשדות כרטיס הלקוח.
כל שינוי המבוצע באחד משדות הרשומה מתועד בחלון זה, מלבד שינויים המבוצעים במעמד יצירת רשומת לקוח חדשה (בהקמתו הראשונה).
מחק תיק לקוח מוחק ומעביר את רשומת הלקוח הרלוונטית ממאגר ה- NORMAL אל מאגר ה- Deleted, יחד עם שאר הרשומות הנסמכות לאותה רשומת לקוח בטבלאות הנתונים:
Contact Persons, Relationship, Client Extra Properties, Client Record Extention, Documents Deleted ועוד
וכך למעשה רשומות מידע אודות לקוח שנמחקו על ידי משתמש, לא אבדו לנצח והמידע ממשיך להתקיים בטבלת המחוקים עד אשר ימחק לצמיתות ע"י מנהל המערכת באופן ידני.
פעולת המחיקה מתאפשרת רק עבור רשומת לקוח הנמצא בסטטוס לקוח 0-3. לטבלת הסטטוסים לחץ כאן.

פעולות נוספות לבעלי הרשאה

ניהול חשבון פותח את עמוד ניהול החשבון- "כרטסת", עבור אותו כרטיס לקוח וטוען את כל פקודות היומן של הלקוח.
הדפס על מעטפה מדפיס את כתובת הלקוח על גבי מעטפה עבור משלוח דואר.
לתשומת ליבך, במידה ויקים תוכן בשדה "שלח דואר לכתובת אחרת", אזי הוא יקבל עדיפות על פני המידע בשדות: רחוב ומספר, עיר, מיקוד וארץ.
שחזר מארכיון משחזר את רשומת הלקוח ממאגר הארכיון (Archive), פעולה זו לא משחזרת נתונים נסמכים מטבלאות המשנה המקושרות ללקוח כגון: Contact Persons, Relationship, Client Extra Properties, Client Record Extention, Documents וכו.
מזג תיק לקוח אחר
(עם כל המסמכים שלו) אל
תוך התיק הנוכחי
מאפשר מיזוג של רשומת לקוח אחרת אל תוך רשומת הלקוח הנוכחית.
זהירות, פעולה זו דורשת את עירנות המשתמש! מטרתה לבצע מיזוג של שני כרטיסי לקוח כפולים, לרבות כל המסמכים ונתוני טבלאות המשנה הנסמכים באשר הם.
בפעולה זו המשתמש נמצא בתוך הרשומה שאליה הוא מעוניין למזג את הרשומה האחרת (הכפולה).
במידה ובתהליך המיזוג יש הבדל בין נתוני הרשומות, אזי תהליך המיזוג ישמור ברשומה הנוכחית את הפרטים הנוספים בשדות ריקים (במידה וקיימים).
(לדוגמא: כאשר לשתי הרשומות יש בשדה "טלפון 1" מספרי טלפונים שונים, אזי מספר הטלפון של הרשומה הכפולה ימשך אל השדה "טלפון 2" ברשומה הנוכחית במידה ושדה זה פנוי.
בסיום המיזוג תמחק הרשומה הכפולה, לרבות הנתונים המקושרים אליה בטבלאות המשנה וכל אלו יעברו אל מאגר ה- DELTED.
שכפל ככרטיס בן משכפל אך ורק את נתוני רשומת הלקוח הנוכחית (בטבלת ה- Clients), לכדי רשומת לקוח חדשה ומקשר בין שתי הרשומות ככרטיס הורה ובן, ע"י עדכון השדות: "כרטיס לקוח הורה" ו- "שם לקוח הורה" בנתוני רשומת הלקוח המקורית.
שכפל למסד נתונים אחר מאפשר לשכפל את רשומת הלקוח הנוכחית אל מסד נתונים אחר של הייפר. אופציה זו רלוונטית עבור קבוצת חברות המבקשת להעביר לקוחות בין מסדי הנתונים באופן ידני ומבוקר ע"י המשתמש.
פעולה זו מעתיקה אך ורק את רשומת הלקוח ללא טבלאות משנה נסמכות כגון: אנשי קשר, מגעים והתקשרויות, Extra Properties וכיו"ב.
* תנאי מחייב לביצוע השכפול הוא קיום קבצי הרישיונות הרלוונטיים בתיקית התוכנה.


קישור בין רשומות לקוחות - לקוח הורה

הייפר מאפשרת לבצע קישור בין מספר רשומות לקוח. קישור זה מייצג קשר עסקי, חשבונאי או CRM.
למידע נוסף אודות משמעות הקישור ודרכי ביצועו לחץ כאן.



שאלות נפוצות

מדוע שדות השם ומספר הזהות נעולים ולא ניתן לערוך את פרטי הלקוח?

שדות הזהות של הלקוח (שם משפחה, שם פרטי ומספר זהות/ח.פ.) ננעלים אוטומטית ברגע שלקוח הופך ללקוח אמיתי ובשדה החבוי Locked Name & ID בטבלת הלקוחות נשמר הערך "כן".
כאשר בשדה זה מתקבל ערך חיובי, תוכנת הייפר לא מאפשרת למשתמש לשנות את נתוני הזהות של הלקוח באופן ישיר ע"י עריכת השדות,
אלא רק דרך חלון מיוחד המופעל מתוך אפשרויות נוספות בליחצת עכבר. זאת בכדי שמנהלי המערכת יוכלו ליישם הרשאת גישה יעודית ללחצן שינוי הפרטים.
הייפר חותמת את שדה הנעילה Locked Name & ID בכל אחד מהמקרים הבאים:
* לאחר הפקה ראשונה של מסמך מקור (חשבונית מס/קבלה).
* לאחר שאושר לראשונה מסמך הזמנה לביצוע (הזמנה הועברה לסטטוס "מאושר לביצוע" - סטטוס 4).
* לאחר שהוזן ונשמר ללקוח נתון ראשון בטבלת Client Extra Properties וגם הוגדר ביסודות המערכת כי ערך בטבלה זו יחתום את הלקוח כאמיתי.


האם באפשרותי לשלוט בסטטוס הלקוח בעצמי?

כן - רק באמצעות כתיבת SCRIPT יעודי.
שים לב: פעולה זו חריגה, נוגדת את אופן העבודה של התוכנה ויכולה לייצר בעיות עתידיות!
תוכנת הייפר משנה את סטטוס הלקוח בשדה Handling Status בהתאם לפעולה הראשונה שבוצעה במערכת לאותו הלקוח כפי שהוסבר בהדרכה לעיל.
כאשר המשתמש בוחר "להתערב" בסטטוס הלקוח הוא פוגע ועלול לשבש את התהליך הטבעי של התוכנה ואף יכול לגרום לבעיות נוספות הקשורות באיתור הלקוח,
הפקת דוחות מבוססי סטטוס ועוד.
במידה והעסק צריך לנהל בעצמו את הסטטוס של הלקוח, אנו ממליצים לייצר שדה סטטוס פנימי שלכם אשר סביבו יוגדרו הדוחות ומנועי החיפוש.


האם באפשרותי להשתמש בשדה ססטוס הלקוח הקיים אבל רק לשנות בו את שמות הסטטוסים לשמות שנוחים לי?

כן. אמנם זו פעולה חריגה מאד... אבל במידה ובחרת לעשות זאת, אנו ממליצים לתת שמות המתארים את אותם המשמעויות.
שינוי שמות הערכים ניתן לביצוע ע"י מנהל המערכת באופן הבא:
- בכרטיס הלקוח פתח וכנס אל חלון "ניהול ועריכת שדות".
- טען את השדה "ססטוס הלקוח" אל טבלת הניהול.
- בלשונית "Field Mask" לחץ על לחצן "Copy Vlues List".
- בשדה "Values List" שנה את שמות הערכים בלבד, מבלי לשנות את מקומם ההיררכי ברשימה ומבלי להוסיף רווחים (רק החלף את המונחים)!


כיצד אני משנה את השדות כך שיתאימו לצרכי העסק שלי?

על מנת להתאים את סוג השדות והתנהגותם עבורך, באפשרותך לערוך את הגדרות השדות.
עריכת השדות מתבצעת מתוך חלון יעודי ועל מנת שתוכל לגשת לחלון העריכה עליך להיות בעל הרשאת מנהל מערכת ראשי למידע נוסף לחץ כאן.


כיצד אני משנה את תצורת הצגת השדות במסך?

על מנת להתאים את תצוגת השדות במסך עבורך, באפשרותך לערוך את פריסת השדות בחלון.
עריכת פריסת השדות מתבצעת מתוך חלון יעודי ועל מנת שתוכל לגשת לחלון זה עליך להיות בעל הרשאת מנהל מערכת ראשי, למידע נוסף לחץ כאן.


איך אפשר לדעת אם יש לי הרשאת מנהל מערכת ו/או כיצד אני מגדיר משתמש כמנהל מערכת?

על מנת לברר ולנהל את הרשאות המשתמש בצע את הבאים:
* הכנס למודול "ניהול משתמשים ועובדים".
* חפש וטען את המשתמש המבוקש.
* בחלון ניהול המשתמש פתח את לשונית "הרשאות".
* קבע את הערך הנדרש בשדה "מורשה לערוך את יסודות המערכת" .

למידע נוסף אודות הגדרת מנהל המערכת ומתן הרשאות לשינוי ממשק המשתמש לחץ כאן.