הגדרת תיקיות קבועות / אוטומטיות


רוב העסקים מעוניינים לייצר סדר תיקיות קבוע החוזר על עצמו באופן שיטתי בכל כרטיסי הלקוחות ו/או בכרטיסי הספקים ו/או בכרטיסי הפרויקטים וכדומה.
תיקיות מוסדרות (קבועות) עוזרות למשתמשים להבין איזה מידע נדרש לקלוט מהלקוח וכיצד לארגן את המידע של הלקוח כך שיהיה ברור ונגיש לכול בעלי ההרשאה.

לדוגמה: בחברת ייצור מטבחים חשוב שבכל כרטיסי הלקוחות יתקיימו התיקיות: "תוכניות לקוח", "שרטוטים / הצעות", "שרטוטים וחוזים חתומים", "מסמכים אחרים".

הגדרת שמות תיקיות חובה
ההגדרה של התיקיות הקבועות ניתנת לביצוע ע"י מנהל המערכת בעמוד "הגדרות עץ המסמכים ותבניות" שביסודות המערכת.
בטבלת הגדרת התיקיות יש להוסיף שורה ולקבוע עבורה את הבאים:
שדה הסבר
עבור הישות בחירת הישות / המיקום בתוכנה בו תופיע תיקיה זו.
חובת מילוי בהייפר כן = לא יינתן לבצע שמירה של הכרטיס המכיל את התיקיה במידה ולא הוכנס לתוכה קובץ כל שהוא.
מופיע באתר מורה לאתר התפעולי באם מותר לו להציג את התיקיה המדוברת ובאילו תנאים:
* לא = מסתיר את התיקיה מהאתר התפעולי
* כתיקיה רגילה = מציג את התיקיה באתר התפעולי.
* כתיקיית עם חובת מילוי = מציג את התיקיה ומחייב את הגולש לטעון אליה קובץ, אחרת לא יאפשר שמירה / התקדמות שלב.
כמות קבצים מינימלית מוודא שהמשתמש העלה להייפר / לאתר מספר מינימלי של קבצים.
לדוגמה: אם שם התיקיה הוא "צילום ת.ז. + צילום רישיון נהיגה", אזי כדאי להגדיר בשדה זה את הערך 2.
שם התיקיה באנגלית שם התיקיה בשפה בינלאומית (אנגלית). מיועד במיוחד עבור ארגונים הפונים למשתמשים / גולשים במספר שפות או המחזיקים אתר תפעולי בשפה האנגלית.
אודות התיקיה באנגלית הסבר אודות מטרת התיקיה בשפה האנגלית / בינלאומית.
שפה X בחירת שפה זרה נוספת לשם התיקיה.
שם התיקיה בשפה X שם התיקיה בשפה הזרה הנוספת (תומך ב- UTF8)
אודות התיקיה בשפה X הסבר אודות התיקיה בשפה הזרה שנבחרה.

לאחר עדכון ו\או הוספת הגדרות לטבלה, יש לוודא שהמשתמשים יבצעו כניסה מחדש להייפר על מנת שיוכלו לראות את השינויים שבוצעו.
שליחת הוראת התחברות מחדש להייפר מתבצעת באמצעות שליחת "פקודת מערכת" באופן הבא:
באזור "מנהל המערכת" הפעל את "שלח פקודת מערכת".
בחלון הקופץ הזן את התו * בשדה "Send To User" ובשדה "System Command" בחר בערך "Prompt to Logout".