מאזן בוחן (רב מטבעי)

דוח המאזן של הייפר קיים בשתי גרסאות: הראשונה (המצולמת כאן) למנהלות חשבונות (בהתאם להרשאות) והשנייה מחוברת ל-CRM לישויות לקוח / ספק / פרויקט (כל ישות בנפרד).
המאזן הוא רב מטבעי כמובן, שימו לב להסברים אודות השדות ושיטות המרת המטח. הגרסה הראשונה מכילה גם כלי השוואת יתרות לגיליון.


הוראות הפעלה

בראש העמוד תמצאי שדות אשר מגדירים את טווח השאילתה, ביחד עם תיבות check-box לבחירת טיפוסי החשבונות (של הייפר) - בהתאם להרשאות המשתמשת המחוברת.
ובמילים אחרות: דוח מאזן מציג סיכום של התנועות בכל חשבון, החלק העליון מסנן את התנועות אשר יכללו בחומר הגלם להפקת הדוח.
שם השדה תיאור
החל מ- תאריך רישום (אסמכתה)
עד ל- תאריך רישום (אסמכתה) 		הדוח יקרא ויחשב פקודות יומן אשר הוזנו לספרים בטווח התאריכים הזה.
שימי לב לשדה "החל מתאריך": אם את מזינה ערך הגבוה מהיום הראשון של הפעילות / יתרות הפתיחה = תקבלי חישוב תקופתי המנותק מהיתרה המצטברת בחשבונות !
החל מ- תאריך תזרים (ערך)
עד ל- תאריך תזרים (ערך) 		בדומה לצמד השדות הקודמים אך פועל על השדה תאריך תזרים. בפקודות יומן ללא תאריך תזרים יילקח תאריך הרישום במקומו.
שימי לב: כאשר את מטילה מגבלות על תאריך רישום ותזרים בו זמנית, את עלולה לאבד פקודות יומן שנרשמו רטרו (לדוגמה קבלה על תשלום מלפני יומיים).
לנקודת זמן מעלה בשאילתה את כל פקודות היומן שנוצרו (נכנסו למסד הנתונים) מראשית ההיסטוריה ועד לנקודת הזמן שהזנת בשדה.
כך ניתן לצפות בתמונת מצב נכון לשעה מסוימת.
יוצאות מן הכלל הן פקודות שבוטלו, אשר לא יופיעו בכל מקרה גם אם מועד ביטולן היה לאחר נקודת הזמן המבוקשת.
הצג חשבונות שלהם השדה הזה מאפשר סינון (הסרה) של חשבונות מתוצאת הדוח.
  • יתרה שונה מאפס: חשבונות אשר היתרה המצטברת שלהם שווה לאפס - יוסרו מתוצאת הדוח.
    אזהרה: חשבונות בעלי מט"ח שיתרת המטבע בהם אפס יוסרו מהדוח, אבל יתכן שיש הפרשי מטבע באותם החשבונות והם לא יסוכמו במצב זה.
    זה כבר קשור לפילוסופיה חשבונאית, אילו חשבונות כלולים במאזן הרישמי וכו' (למשל כספי לקוחות בנאמנות נמצאים מחוץ למאזן).
  • יש פקודות יומן: חשבונות שאין להם תנועות כלל (אפילו בסכום אפס) - יוסרו מתוצאת הדוח.
  • הצג את כל החשבונות: כל החשבונות מוצגים (במקרה של לקוחות/ספקים/פרויקטים - רק כאלו המאושרים לעבודה - בלי לידים).
תקן חשבונאי השדה הזה מוסיף תנועות לשאילתה על פי השדה "לפי סטנדרט / פילוסופיה חשבונאית" מפקודת היומן.
נמחיש את אופן הסינון:
  • מיועד לכולם: זוהי ברירת המחדל והיא מציגה רק את הבסיס = רק פקודות מסוג Standard.
  • GAAP: רק פקודות מסוג Standard או GAAP יכללו בדוח.
    הדוח יציג את השערוך לפי "עקרונות חשבונאיים מקובלים" של לשכת רואי החשבון במדינה בה מנוהלים הספרים.
  • IFRS: רק פקודות מסוג Standard או IFRS יכללו בדוח. הדוח יציג את השערוך לפי תקן IFRS שאימצה החברה.
  • תאורטי: רק פקודות מסוג Standard או תאורטי יכללו בדוח. הדוח יציג מצב תאורטי חזוי או כל המחשה אחרת.

באפשרותך לקבוע אילו טיפוסי חשבונות (מובנים של הייפר) יכללו בדוח, בתמונה לעיל מופיעים כל הטיפוסים האפשריים.
נזכיר כי למשתמשת יכולות להיות הרשאות חלקיות להיחשף לחשבונות החברה ולכן הרשימה עלולה להיות קצרה יותר.
בתחילת העבודה (כאשר הדוח ריק מנתונים) יופיעו רק שלושה לחצנים:

סמן בחירה בכל התיבות קיצור דרך, מסמן עבורך V בכל טיפוסי החשבונות לעיל.
בטל בחירה בכל התיבות קיצור דרך, מנקה את סימון ה-V בכל טיפוסי החשבונות לעיל, כעת יהיה לך קל לסמן V רק בטיפוסים שאת צריכה.
הפעל דוח לאחר מילוי השדות, או השארתם ריקים (למאזן מלא לעכשיו), לחצי כאן להפקת הדוח.
כאשר הדוח חוזר עם תנועות, יפתחו בפניך לחצני פעולה נוספים בהתאם להרשאות ולנתונים בדוח. הלחצנים יוסברו בהמשך... כעת נלמד את הטבלאות בדוח.

הטבלה "מאזן בוחן"

ההדרכה בעברית ולכן ILS מייצג את מטבע ניהול הספרים... להלן השדות הקיימים בטבלה העליונה:
שם השדה תיאור
מספר חשבון
שם החשבון
מטרת החשבון
מטבע 		אין צורך להסביר את השדות הללו...
כל חשבון יכול להופיע מעל פעם אחת ובמטבעות שונים בהתאם לתנועות שנרשמו אליו.
כמות תנועות לפי המטבע בשורה.
יתרה סיכום התנועות במטבע השורה = [סה"כ צד זכות] מינוס [סה"כ צד חובה].
שערוך יתרה ILS השדה הקודם מוכפל בשער אחיד לכל הדוח. זהו שערוך דינאמי (משתנה) של מטבע חוץ / דיגיטלי / זהב - למטבע ניהול ספרים.
התאריך לשערוך המטבעות יהיה לפי סדר העדיפות הבא:
  • אם הוזן ערך בשדה "החל מ- תאריך רישום (אסמכתה)"
  • אם הוזן ערך בשדה "החל מ- תאריך תזרים (ערך)"
  • אם הוזן ערך בשדה "לנקודת זמן"
  • אם כל השדות הנ"ל ריקים, השערוך יתבצע לפי השער היציג הידוע האחרון.

להזכירך חשבונות ש-"מטרת החשבון" היא אחת מהרשימה הבאה:
"כללי במטבע מקומי", "הכנסות (מטבע מקומי)", "הוצאות (מטבע מקומי)", "מוסד / רשות"
אינם משתערכים באופן דינאמי וערכם יהיה זהה לשדה הבא.
יתרה ILS סיכום התנועות במטבע השורה, אבל הפעם מכפלה של הסכום בשער ההמרה, כפי שנרשמו בפקודת היומן.
זהו השווי המקובע של התנועות (פאסיבי). זהו הערך שנלקח לדוחות כספיים רישמיים בהייפר (רווח/הפסד ומאזן).
פקודות הפרשי מטבע משחקות בדיוק על השיערוך בין הערך הזה לבין השווי העדכני בסוף רבעון / חודש...

טבלת סיכום מאזן בוחן

הטבלה הבאה מסכמת את השורות של הטבלה הקודמת:
שם השדה תיאור
מטרת החשבון סיווג החשבון כמו בראש העמוד, לרבות לקוח, ספק ופרויקט.
מטבע הייפר מסכמת את סך התנועות מכל מטבע ומכל סיווג חשבון בנפרד.
נכסים סך החשבונות בעלי יתרה שלילית (מהטבלה הקודמת) ובמטבע השורה.
חשבונות ש-"מטרת החשבון" היא הכנסות או הוצאות לא משתתפים בשדה הזה.
התחייבויות סך החשבונות בעלי יתרה חיובית (מהטבלה הקודמת) ובמטבע השורה.
חשבונות ש-"מטרת החשבון" היא הכנסות או הוצאות לא משתתפים בשדה הזה.
יתרה
שערוך יתרה ILS
ערך מקובע ILS 		כל טור מכיל סיכום של כל השורות באותו מטבע וסיווג מהטבלה הקודמת (שמות הטורים זהים).
שער המרה זהו שער ההמרה האחיד כפי שהוסבר בשדה [שערוך יתרה ILS] מהטבלה הקודמת.
כמות תנועות סיכום השדה [כמות תנועות] מהטבלה הקודמת, של כל השורות באותו מטבע וסיווג של השורה הזאת.
  • הלחצן הגדל טבלה שולט על הגודל שלה... מגדיל / מקטין בהתאם לכמות השורות.
  • הלחצן מטרת החשבון מסכם מחדש את הטבלה, רק לפי סיווג וללא חלוקה למטבעות. לחיצה שניה מחזירה למצב ברירת המחדל.
    בתצוגה הזאת מוחבאים חלק מהטורים... הסיכום הוא במטבע ניהול ספרים.
  • הלחצן מטבע מסכם מחדש את הטבלה, רק לפי מטבעות וללא חלוקה לסיווגים.
    בדומה ללחצן הקודם, לחיצה שניה מחזירה למצב ברירת המחדל, מעבר בין שני הלחצנים אפשרי כמובן וחלק מהטורים מוחבאים בהתאמה.
    הבדל משמעותי נמצא בטור "שערוך יתרה ILS", במצב תצוגה זה הייפר מכפילה את היתרה בשער ההמרה ומציגה שערוך מלאכותי למטבע עצמו.
    בניגוד לברירת המחדל בה הטור מציג את סיכום השורות מהטבלה העליונה. המשמעות היא שבתצוגה לפי מטבע בלבד לא תראי את הפרשי השערוך בין חשבונות תוצאתיים / מקובעים לשאר החשבונות.

פעולות נוספות בממשק

  • קליק כפול או Enter על חשבון בטבלה העליונה, יפתח את הכרטסת של החשבון באותו טווח תאריכים (ופילוסופיה חשבונאית).
  • מחיקת שורות בטבלה העליונה, תגרום לחישוב מחדש של "טבלת סיכום מאזן בוחן".
  • לאחר הפעלה של הדוח ובתנאי שיש חשבונות בטבלה העליונה, יופיעו בפניך הלחצנים הבאים (בהתאם להרשאות ולנתונים):

יצא נתונים יצוא שתי הטבלאות לקובץ גיליון אלקטרוני אחד.
הדפסה הדפסה בפורמט A4 כאשר כל סיווג מופרד לרשימה נפרדת כולל כותרת וטבלת סיכום.
שימי לב: טור השערוך לשקלים (מטבע ניהול ספרים) נעשה על פי השדה [יתרה ILS] שהוא השיערוך הפאסיבי, כלומר הדוח אינו מדפיס את הפרשי המטבע עד לרישום פקודת יומן.
בסוף כל סיווג מופיעה טבלת סיכום ע"פ מטבע. בטבלה הזאת מופיע גם הערך הרציף [שערוך יתרה ILS].
השווה לגיליון (.csv) באפשרותך להדביק במחסנית (Clipboard) גיליון בן 4 טורים עם יתרות ממקור חיצוני, והייפר תערוך השוואה מול היתרות שבדוח כרגע.
להלן מבנה הטבלה להדבקה:
  1. טור ראשון: מספר החשבון בהייפר אם קיים אצלך, אחרת השאירי אפס.
  2. טור שני: מספר חשבון בתוכנה זרה, הייפר תצליח לאתר את החשבון בתנאי שהשדה [3rd Party ID] מלא בטבלאות הישויות השונות (חשבונות/לקוחות/ספקים וכו).
  3. טור שלישי: מטבע לפי קוד ISO לדוגמה: ILS, USD, EUR. אין רגישות לאותיות גדולות/קטנות אבל חייב להיות זהה לרשימת המטבעות של הייפר.
  4. טור רביעי: סכום, מספר ממשי, שבר מופרד בנקודה עשרונית (אלא אם הייפר מוגדרת על פסיק כמפריד).

בסוף התהליך הייפר תייצר גיליון עם נתוני ההשוואה, תוכלי לבחון ולזרוק... או לשמור את הקובץ אצלך במחשב.
  • אין חשיבות לשמות הטורים ואין צורך להעתיק אותם. העיקר סדר הטורים עם המידע. החיפוש יעשה קודם לפי הטור הראשון ואם לא נמצא אז לפי הטור השני.
  • הייפר עורכת השוואה רק כלפי הרשימה הנכנסת. יתכן מצב שקיימים חשבונות נוספים במאזן ואינם נמצאים בגיליון.
  • שורות ללא הפרש נמחקות מגיליון הפלט. אם ברצונך להשאיר אותן, חפשי מתג לוגי בשם
    'Compare_Trial_Balance_To_Sheet'
    לאחר הפעלת ההשוואה.

כיצד לבחון איזון חשבונאי

זה נראה מובן מאליו וקל... אבל צריך להבין טוב את מבנה הדוח בכדי לעשות את הביקורת בצורה נכונה.
להזכירך, הכלי הרישמי לבחינת תקינות פקודות היומן הינו ביקורת פקודות יומן

נבחן את טבלת התוצאות העליונה:
איזון חייב להיות רק בטור יתרה ILS ובתנאי שהפקת את הדוח כאשר השדה "הצג חשבונות שלהם" הינו "יש פקודות יומן".
במידה ואת כל המרות המטבע אתן מבצעות דרך חשבון המרה, אזי אמור להיות איזון מספרי גם בטור יתרה.

גרסאות נוספות של המאזן

להייפר עוד 3 דוחות, אחד עבור כל סוג ישות: לקוח, ספק ופרויקט.
המיוחד בדוחות הללו שהם קודם מבצעים שאילתה על טבלת הישות (עם כל המידע של ה CRM) ואח"כ משלבים את טורי היתרות.
הדוחות הללו מיועדים למשתמשים אשר פועלים מול לקוחות / ספקים וכו'. וחוסכים ניהול הרשאות מסובך בדוח המאזן החשבונאי.