יבוא דפי בנק ואשראי (כפקודות יומן)

אשף זה מאפשר יבוא נתונים גמיש מגיליון אלקטרוני (אותו מורידים מאתר האינטרנט של הבנק / חברת האשראי) אל פקודות יומן בהייפר.
הפרקטיקה המומלצת לעבודה בהייפר היינה לייבא את שורות הבנק / כרטיס האשראי כמו שהן - "נאמן למקור" ואת התחזית לנהל בקופות (לדוגמה: שטל"ק / שטל"פ / הוצאות לשלם).
הכלים האוטומטיים של הייפר אינם רושמים פקודות מול העו"ש ואיננו ממליצים לרשום פקודות ידניות ישירות מול העו"ש.

יבוא תנועות מגיליון מחייב שמירה ערנית על מבנה הנתונים הנקלט, אך מתגמל בקליטת מידע מפורט בהרבה מאשר "קובץ חשבשבת" בישראל וכו'.

האשף בנוי משני "עמודים": בראשון מדביקים (paste) את הגיליון ובוחרים את הפרופיל (הגדרות) המתאים ליבוא התנועות.
בעמוד השני, הייפר מסייעת לקשר כל תנועה לחשבון נגדי, בודקת כפילויות ויוצרת רק פקודות יומן חדשות (מונעת כפילות).

הוראות הפעלה לשלב הראשון

אשף יבוא דפי בנק בתוכנת הייפר
  1. עליך להדביק (paste) את הגיליון אותו הורדת מאתר הבנק / חברת האשראי, ההדבקה בטבלה העליונה באמצעות Ctrl+V או קליק ימני (פותח תפריט).
    אלא אם ברצונך לעבוד על גיליון קודם, אותו לא סיימת לעבד לפקודות יומן. במקרה זה אין צורך להדביק דבר.
  2. כעת עליך לבחור את פרופיל ההגדרות המתאים (בפעם הראשונה יש ליצור פרופיל לכל חשבון) ולוודא שהטורים נכונים.
  3. הלחצנים בתחתית העמוד פועלים מול רשומת ההגדרות (פרופיל) בלבד.
    צור חדש הלחצן מאפס את האשף (משחרר נעילה על פרופיל קודם) מבלי לפגוע בגיליון המודבק לעיל.
    טען הגדרות קודמות הלחצן פותח רשימת פרופילים לבחירה. לאחר בחירת פרופיל, יטענו טבלאות ההגדרה וגם גיליון העבודה הקודם (יבוא קודם שלא סיימתם לעבד לפקודות יומן).
    במידה והיה גיליון קודם, הייפר תשאל האם תרצו לעבור ולעבוד עליו עכשיו.
    שמור שמירת רשומת ההגדרות בלבד (לא שומר את הגיליון המודבק לעיל).
    מחק מחיקת פרופיל לאחר שנטען בלחצן הטעינה (הלחצן הזה מוחק גם את ההגדרות מהשלב השני - של אותו הפרופיל).
    המשך מעביר את המשתמש לשלב השני באשף. יש ללחוץ על הלחצן הזה לאחר שהדבקת גיליון נתונים ובחרת פרופיל מתאים.
    בעת הלחיצה מתבצעות מספר בדיקות לוגיות (לדוגמה: קיום החשבון המוגדר בפרופיל, שדות חובה ועוד).
  4. להלן הסבר על רשומת ההגדרה:
    שם השדה תיאור
    מפתח רשומה מספר רציף שהייפר נותנת. חסר משמעות מבחינת המשתמש אלא אם נתתם את אותו הכינוי לשני פרופילים (זה אפשרי).
    כינוי ההגדרות כותרת לבחירתך, רצוי שתכיל את מספר החשבון.
    טיפוס השדה הזה קובע את האלגוריתם שיופעל לפענוח הקלט מהבנק או מחברת האשראי.
    • תנועות חשבון עו"ש: סכום שלילי = הוצאה = חיוב; סכום חיובי = הכנסה = זיכוי.
    • עסקאות בכרטיס אשראי: סכום שלילי = הכנסה = זיכוי; סכום חיובי = הוצאה = חיוב.
    • כ.א. רב מטבעי (עסקאות חו"ל): כמו האפשרות הקודמת, אך קולט סכום במטח וגם במטבע ניהול ספרים והייפר תרשום את שער ההמרה ביניהם בפקודת היומן.
    מספר חשבון בהייפר
    שם חשבון בהייפר
    כל השורות המיובאות ירשמו בין החשבון הנבחר כאן (ראשיתי מסוג עו"ש או כ"א בהתאם לשדה הקודם) - לבין חשבון אחר על פי זיהוי משדה התיאור.
    עמודת תאריך רישום בספרים
    עמודת תאריך תזרים
    עמודת תיאור מילולי
    עמודת אסמכתה
    עמודת סכום כסף לחובה
    עמודת סכום כסף לזכות
    עמודת מטבע
    בחר את מספר העמודות בהתאם למספרים בטבלה העליונה במסך.
    אם הסכום מופיע בעמודה אחת (חיובי/שלילי) אזי בחר את אותו מספר עמודה בשני השדות.
    אין חובה לבחור תאריך תזרים או מטבע (סביר שלא יהיה קיים במרבית הגיליונות).

    * קיים אפיון מורחב לקליטת פירוט של עסקאות מט"ח בכרטיס אשראי המומרות לשקלים. ראו פרק נפרד בסוף העמוד.
    מטבע החשבון מטבע ברירת המחדל ליבוא התנועות (אלא אם נכתב אחרת בעמודת המטבע).
    מסכת תאריך אמנם להייפר קיים מנגנון אוטומטי לזיהוי תאריכים, אבל לא נרצה לקחת סיכונים במודול הזה.
    • MM/DD/YYYY: חודש לפני יום.
    • DD/MM/YYYY: יום לפני חודש (מקובל בישראל).
    • YYYY-MM-DD: פורמט מקובל בממשקי מידע.
    יתכן המשך התיאור בשורות נוספות מתחת לרשומה מעט מאוד בנקים (כמו הפועלים בישראל) מושכים את התיאור לשורה נוספת (העמודות האחרות מגיעות ריקות בשורה השנייה).
    אם הגדרתם "כן" בשדה הזה, הייפר תזהה שורות "ריקות" בהן יש רק תיאור ותחבר את המחרוזת לשורה הקודמת (בה היו תאריכים, סכומים וכו).
    שרשור עמודה 2 לתיאור מילולי
    שרשור עמודה 3 לתיאור מילולי
    בחברות האשראי נוהגים להפריד בין עמודת שם בית העסק לבין עמודות מידע נוסף (כגון: חלוקה לתשלומים / המרת מטבע). בבנקים זה נדיר.
    הגדרת העמודות לשרשור תיקבע גם את סדר הטקסט כפי שיופיע בתיאור פקודת היומן בהייפר.
    אם התיאור עובר את כמות התווים בתיאור פקודת היומן (80 כדי שהכרטסת תישאר עניינית), אזי הוא ימשיך בשדה "הערה פנימית" (אורך 100 תווים נוספים).
    סה"כ אורך הקליטה 180 תווים. בסינון תווי מערכת, ירידות שורה וכו.
    עמודת שם הלקוח עבור חברות אשראי המפרטות את שם הלקוח / ספק בעמודה נפרדת. הייפר מבצעת שאילתה נפרדת על שם הלקוח בשלב השני (התאמת Soundex).
    עמודת מזהה לקוח
    השווה מזהה לקוח לשדה
    עבור בנקים המגישים פרט מזהה מטעם הלקוח (עבור חברות שקהל לקוחות מפקיד להן כסף עצמאית או עם שוברים), ניתן לבחור את העמודה ולקשר אותה לשדה מרשומת הלקוח.

הוראות הפעלה לשלב השני

נוהל עבודה שלב שני:
  • חפש על פי "כללים לזיהוי אוטומטי(F12)" (הסבר סעיף 7)
  • השוות פקודות יומן בלחצן "השווה לפקודות יומן"
  • באם נשארו שורות ללא שייכות לחשבון נגדי יש לבחור את החשבון הנגדי ב"בחר חשבון ידנית" (F11)"
  • "יצירת תנועות"- ניתן לעצור באמצע תהליך ולצור פקודות יומן של חלק מהשורות או של כל השורות. באם נשארו שורות שלא נבחרו חשבונות נגדיים מערכת הייפר תשמור אוטומטית את אותם השורות לטיפול עתידי.
אשף יבוא דפי בנק בתוכנת הייפר - שלב שני
  1. נתחיל את ההסבר דווקא בשני הלחצנים בתחתית המסך:
    סיימתי / עצור לחיצה כאן תשמור שורות שעדיין לא הפכו להיות פקודות יומן (שורות עם פקודות ימחקו), כך שתוכלו לחזור בעתיד ולסיים את יבוא השורות.
    לאחר שמירה מוצלחת (אם הטבלה אינה ריקה), המודול יתאפס, יחזור לעמוד הראשון ויהיה מוכן לקליטה חדשה.
    שמור הגדרות במידה וערכת את רשימת הכללים (עבור זיהוי אוטומטי - בחלק התחתון של המסך), עליך ללחוץ על הלחצן הזה לשמירת הטבלה.
    רק באמצעות הלחצן הזה ניתן לשמור את טבלת הכללים.
    הגדל טבלה הלחצן מאפשר להגדיל את הטבלה התחתונה (של הכללים) לכדי 15 שורות בכדי לאפשר עריכה נוחה (מדובר בפעולה שמבצעים לעתים רחוקות).

  2. בחלק העליון של המסך נמצא סרגל לחצנים ומתחתיו טבלה עם התנועות ליבוא. יש לבחור עבור כל תנועה את החשבון הנגדי באופן ידני או אוטומטי.
    לבחירה ידנית פשוט עמדו על שורה אחת או סמנו מספר שורות (בתיבות הסימון בעמודה "תאריך רישום") ולחצו על בחר חשבון ידנית (F11).
    לזיהוי אוטומטי (אותו ניתן לתקן/להשלים ידנית) לחצו על זהה אוטומטית ע"פ הכללים (F12).
    הזיהוי יפעל על כלל השורות (בלי קשר לתיבות הסימון) וידרוס בחירות ידניות! אז עדיף להתחיל באוטומטי ואז להשלים ידנית.

  3. להלן הסבר אודות השדות בטבלה "רשימת כללים עבור זיהוי אוטומטי של החשבונות הנגדיים":
    שם השדה תיאור
    פונקציית השוואה
    מחרוזת להשוואה
    כל הפונקציות מתייחסות למילים / חלקי מילים אותן מזינים בשדה "מחרוזת להשוואה" - בתוכן המילולי שהגיע מהבנק / חברת האשראי (העמודה "תיאור").
    להלן הסבר האלגוריתם מאחורי כל פונקציה:

    • כאשר התיאור מכיל את הטקסט: הייפר תחפש את המילים, באופן "קצת סלחני" ולאו דווקא על פי סידרן.
    • כאשר התיאור מתחיל בטקסט: הייפר תחפש את המחרוזת המדויקת בתחילת התיאור.
    • כאשר התיאור זהה לטקסט: הייפר תשווה את המחרוזת המדויקת לעמודת התיאור.
    • כאשר התיאור מכיל את המילה: הייפר תחפש את המילה המדויקת בתוכן המילולי. מילה = שיש לפניה ואחריה רווח או סימני פיסוק.
    • חיפוש התומך בשגיאות כתיב: הייפר תחפש את המילים באופן "סלחני מאוד", כולל טיפול באותיות ניקוד אותיות מקבילות (כמו ט/ת) ולאו דווקא על פי סידרן.
    שם חשבון נגדי
    מספר חשבון נגדי
    עליך לבחור את החשבון הנגדי שישובץ בשורה - במידה והפונקציה הצליחה להתאים את התוכן המילולי.
    ניתן לשנות את סדר השורות בטבלה וזה חשוב מאוד: הפונקציות נבחנות על פי סידרן בטבלה ("כל הקודם זוכה").

  4. לאחר שקיימת לפחות שורה אחת עם חשבון נגדי, ניתן ללחוץ על יצירת תנועות חדשות (F6) בכדי ליצור פקודות יומן חדשות עבור השורות הללו.
    1. ראשית הייפר מריצה שאילתה ואלגוריתם לאיתור פקודות יומן המתאימות לשורות אותן אתם מבקשים לייבא = מנגנון מניעת כפילויות.
      שורה שנמצאה לה פקודת יומן, תקבל את מספר הפקודה בעמודה "נמצאה פקודה" ביחד עם אייקון חץ כחול (התאמה מושלמת) או דגל אדום (כאשר שדה התיאור אינו תואם).
    2. במידה וקיימות שורות, ללא פקודה קיימת ועם חשבון נגדי, ייווצרו עבורן פקודות יומן חדשות.
    3. במידה וקיימות שורות בעלות דגל אדום, יופיע דיאלוג המבקש אישור:
      "האם ברצונך לייבא ולדרוס את שדה התיאור ברשומות עם דגל אדום ?"
      אם ענית "כן", אזי הייפר תעדכן את שלושת השדות הבאים: תיאור, הערות פנימיות (אם 80 תווים מהשדה הקודם אינם מספיקים) ואת מספר האסמכתה בפקודה.
    4. כעת מנגנון בחינת הכפילויות (המתואר בסעיף A לעיל), מופעל שוב והפעם מציג את המצב העדכני כולל הפקודות החדשות שנוצרו ואת ההתאמה של טקסט התיאור.
      כך שאם הפעלת את יצירת הפקודות וגם את ייבוא התיאור מחדש - התוצאה הצפויה היא אייקונים של חץ כחול המעידים על התאמה מלאה.
      חשוב להדגיש שאין חובה להתאים את המלל בתיאור באופן מושלם...
  5. בכדי לבחון האם כבר נקלטו פקודות יומן לחשבון המטרה, לחצו על השווה לפקודות יומן . הלחצן מפעיל את "מנגנון מניעת כפילויות" מהסעיף הקודם.
    טיפ: הפעלה של ההשוואה לפני פענוח ובחירת חשבונות נגדיים עשויה לחסוך זמן, בטח כאשר עובדים בצוות.
  6. הלחצן ניהול חשבון הינו קיצור דרך להצגת הכרטסת של חשבון הבנק / כ. אשראי שאליו מייבאים את התנועות.

מבנה פקודת יומן לאחר יבוא

בעת הפעלת יבוא דפי בנק ואשראי במערכת הייפר יבנו פקודות יומן בהתאם לחיתוכים של סיווג מסמך מקורה המסתמכים על היבוא.

תשלום לספק

הפרמטרים למבנה פקודת היומן חייב שהצד הנגדי הינו ספק מאושר
שורות בצד החובה שורות בצד הזכות
117 חשבון הספק. 117 שם חשבון הבנק או חשבון כ"א סכום לחובה

חשבונית ספק עם מע"מ

באם הצד הנגדי הנבחר הינו חשבון פנימי מסוג הוצאות ומקושר לחשבון מע"מ.
פקודת היומן עושה חישוב על פי אחוזי המע"מ המוגדרים בחשבון ההוצאות כדי לבנות פקודת יומן.
שורות בצד החובה שורות בצד הזכות
500 חשבון הוצאות פנימי המקושר לחשבון מע"מ תשומות או נכסים 585 שם חשבון הבנק או חשבון כ"א
85 חשבון מע"מ תשומות אחרות או נכסים

חשבונית ספק ללא מע"מ

הפרמטרים למבנה פקודת היומן חייב שהצד הנגדי הצד הנגדי הינו חשבון פנימי מסוג הוצאה שאינו מקושר לחשבון מע"מ
שורות בצד החובה שורות בצד הזכות
300 חשבון פנימי. 300 שם חשבון הבנק או חשבון כ"א

לא ידוע שלא על פי מסמך מקור

פקודת יומן מסוג לא ידוע נוצרת כאשר החשבון הנגדי הוא לקוחות או חשבון פנימי שאינו הוצאה.

לקוחות

שורות בצד החובה שורות בצד הזכות
2500 שם חשבון הלקוח או שם חשבון פנימי 2500 שם חשבון הבנק או חשבון כ"א סכום לחובה

יבוא עסקאות חו"ל בכרטיס אשראי במטבע חוץ

להלן צילום מסך (עם הומור קל בחשבון הנגדי) המדגימה קלט של עסקאות חו"ל במטבע זר:
יבוא עסקאות חו
כאשר מגדירים טיפוס = כ.א. רב מטבעי (עסקאות חו"ל) ישנה משמעות שונה לעמודות הבאות:
  • עמודת סכום כסף לחובה: כאן עליך להגדיר את עמודת סכום החיוב במטבע ניהול ספרים (שקל).
    סכום חיובי משמעו עסקת חיוב וסכום שלילי משמעו עסקת זיכוי.
  • עמודת סכום כסף לזכות: כאן עליך להגדיר את עמודת סכום החיוב במטבע זר (יכול להיות שקל אם הקלט מעורב).
    סכום חיובי משמעו עסקת חיוב וסכום שלילי משמעו עסקת זיכוי.

הייפר תפענח ותיישם את הסכום במטבע ניהול ספרים (שקל) בעמודה נפרדת בשם "ערך ILS" (בסוף הטבלה).
בעת יצירת פקודות היומן, הייפר תחשב את שער ההמרה בין הסכום השקלי לסכום במט"ח ובכך תייצג את השווי האמיתי אותו שילמתם כולל עמלת המרה של חברת האשראי.



תודה לך ובהצלחה.