הנהלת חשבונות בתוכנת הייפר - חדשנות לצד שמרנות

חסר טקסט שיווקי. אסטרטגיה. יכתב בעתיד

סוגי ישויות בהייפר ומספריהן

לנסח מחדש - זוהי העתקה מיניב לכל סוג ישות יש טווח מספור יעודי משלו (מפתח חד ערכי) שלא חוזר על עצמו ולא מצטלב לעולם עם סוג ישות אחרת.

להלן טבלת טווחי המספור של הישויות הראשיות בהייפר.
שם הישות טווח מספרים ראשון טווח מספרים שני (הרחבה)
חשבונות ראשיים 9,999 - 1 24,999,999 - 20,000,000
לקוחות 19,999,999 - 500,000 119,999,999 - 60,000,000
ספקים 499,999 - 10,000 59,999,999 - 55,000,000
פרויקטים 54,999,999 - 25,000,000 ללא
שכירים ומשתמשים 129,999,999 - 120,000,000 ללא

חלוקת עבודה בין תוכנות הנח"ש או רו"ח חיצוני

הייפר תומכת במספר שיטות לשיתוף נתוני הנהלת החשבונות מהייפר - הלאה לרואה חשבון או לתוכנה אחרת שבה מנוהל שאר התאגיד.
קיימת אפשרות לייצוא מלא (כמו "מבנה אחיד בישראל") ואפשרות ליצוא יתרות בלבד נכון לסוף חודש (כמו גם דוח שינויי יתרות).
הייפר יכולה לנהל מיליוני פקודות יומן בטבלה שלה ולכן משמשת לעיתים לניהול מפורט של לקוחות ואת שאר הנח"ש החברה מבצעים במסד נתונים אחר של הייפר או בתוכנה אחרת.

מיקום המודול בתפריט של הייפר

בעץ התפריט הראשי של הייפר חפשו את הענף מודול כספים (הנח"ש) ממנו מתחיל המודול בשלמותו, למעט הגדרות של הייפר בענף יסודות המערכת.
בסוף הענף של המודול הכספים, אמור להופיע תת ענף עם דגל המדינה בה החברה מנוהלת. לדוגמה בישראל: דוחות לרשויות בישראל ותחתיו יופיעו דוחות ו/או כלים המיועדים לדרישות המדינה.
אם לא מופיע דגל, אזי הייפר אינה תומכת באותה המדינה ויש ליצור קשר עם התמיכה לקבלת פתרון.

מבוא לחשבונאות

בכדי להקל על ניסוח ההדרכה, נפתח במילון מושגים (הרלוונטיים). אם הנכם מכירים את החומר, אתם מוזמנים לדלג.

מדידה במונחים כספיים

כל הפעולות הנרשמות בחשבונאות ניתנות לביטוי בערכים כספיים.

רישום על בסיס עלות

כל הנכסים נרשמים בערך אשר שולם תמורתם בעת רכישתם ולא לפי ערכם בשוק.

שמרנות

בתנאים של בחירה בין שתי אפשרויות סבירות לרישום, יבחר מנהל החשבונות את האפשרות המציגה את הערך הנמוך יותר.
גישה זו גורסת כי במקרים של ברירה, מוטב להציג במאזן נכסים ערך נמוך יותר ובדוח רווח והפסד - רווח בהיקף קטן יותר.

הרישום הכפול (הנח"ש כפולה)

לכל פעולה כלכלית קיימים שני צדדים: חובה וזכות.   לפיכך, כל פעולה תירשם פעמיים - פעם עבור הצד המקבל ופעם עבור הצד הנותן.
להלן מספר דוגמאות:
תיאור המקרה חשבונות שירשמו בצד החובה חשבונות שירשמו בצד הזכות
הפקת חשבונית ללקוח הלקוח הכנסות (ערך הטובין ללא מע"מ)
מע"מ עסקאות חייבות
קבלת תשלום מאת הלקוח - בהעברה בנקאית עו"ש (בזמן בהפקדה לבנק - הבנק "חייב לנו כסף") הלקוח
קליטת חשבונית מאת ספק (הוצאה) רכש סחורה (ערך הטובין ללא מע"מ)
מע"מ תשומות אחרות
הספק
תשלום אל הספק - בהעברה בנקאית הספק עו"ש (בזמן משיכה אנחנו "מזכים" את הבנק)

העסק המתמשך - הנח"ש רב שנתית

הנחת היסוד בחשבונאות היינה שכל מפעל עסקי מיועד להמשיך את פעולתו ללא הגבלת זמן, כל עוד לא נקבע אחרת.
יתרות חשבונאיות יהיו "עד לתאריך" אבל לא "החל מתאריך", כל יתרה מהעבר חייבת להמשיך ולהיספר.
דוח מאזן או פירוט כרטיס (חשבון בודד) יהיה תמיד החל מיום תחילת הפעילות ועד לסוף שנה / רבעון / חודש X (גם דוח רווח והפסד מועבר לחשבון "עודפים" במאזן לאחר הגשתו).
מותר ורצוי לערוך מדידות בין תאריכים (השוואת שנים/רבעונים/חודשים), בכדי לאמוד את התקדמות העסק (הכנסות/רווח/תזרים) - אך דוחות אלו צריכים להיות מתויגים בהתאם.

תקופה חשבונאית

התקופה החשבונאית המקובלת היא שנת "לוח לועזי" שמתחילה ב-1 בינואר ומסתיימת ב-31 בדצמבר של אותה שנה = שנה קלנדרית.
חישובי המיסים בעולם נהוגים על פי שנה קלנדרית ולכן דוח רווח והפסד יחושב תמיד על כל שנה (תקופה חשבונאית) בנפרד וממנו תיקבע השומה.

עסק בבעלות יחיד

המאפיין העיקרי של עסק זה היינו האחריות הבלתי מוגבלת של בעל העסק. הוא זכאי לקבל את כל הרווחים הנוצרים בעסק ומאידך גם לכסות את כל ההתחייבויות גם באמצעות רכושו הפרטי.

שותפות

שותפות היינה ישות עסקית אשר בה שני אנשים או יותר, החוברים יחד במגמה ליצור רווחים באמצעות עשיית עסקים במשותף.
היחסים ביניהם הינם יחסים חוזיים היכולים להיווצר כתוצאה מהסכם כתוב או בע"פ.
השותפות יכולה להיות כללית או מוגבלת, אך האחריות במקרה של פשיטת רגל אינה מוגבלת.

חברה בערבון מוגבל

חברה היינה גוף משפטי נפרד מבעליה, כל עוד שפעילותה נעשית בתום לב.   במידה והוכחו בבית המשפט רמאות/זדון אזי מתבצעת "הרמת מסך", המאפשרת לתבוע את הבעלים.
בעת פשיטת רגל, ממנים כונס נכסים אשר תפקידו להפיק הכנסה מרבית מכל נכסי החברה ואח"כ לחלקה לנושים על פי סדר מוגדר: עובדים שכירים, בנקים, מדינה, ספקים ולקוחות.
קיימים שני סוגים של חברות בערבון מוגבל:
  • חברה בע"מ פרטית - מספר בעלי המניות המינימלי בחברה זו היינו שניים. החלטות מתקבלות על פי רוב של לפחות 75% מהמניות.
    קיימות בה מגבלות לגבי העברת מניות מחבר לחבר. מניותיה של חברה זו אינן נסחרות בבורסה והיא פטורה מפרסום הדוחות שלה בציבור.
  • חברה בע"מ ציבורית - חברה אשר אינה מגבילה את מספר בעלי המניות שלה, אולם חייבים להיות בה לפחות 7 בעלי מניות.
    חברה ציבורית רשאית לפנות לציבור בהצעה לקנות ניירות ערך (מניות / אגרות חוב) ובכך לגייס כסף מהציבור.
    העברת המניות מחבר לחבר יכולה להתבצע ללא הגבלה. חברה ציבורית מחויבת לפרסם את דוחותיה ברבים.

הנהלת חשבונות - חד צדדית

ע"פ החוק בישראל, מותר לעסק בבעלות יחיד / שותפות להגיש "דוח רווח והפסד" בלבד (פטור מהגשת מאזן).
לכן רשאי הבעל העסק לנהל רישום חשבוני פשוט יותר, אוסף רשומות של חובה בלבד על הוצאות או זכות בלבד על רווחים.
תוכנת הייפר אינה תומכת ברישום הנח"ש חד צדדי ולדעתנו זה גם לא מומלץ לבעלי העסקים. רק הנח"ש כפולה מאפשרת "לסגור מעגל" ולדעת את מצב העסק האמיתי כולל אשראי.
הנח"ש כפולה מציפה טעויות, למשל רישום כפול של חשבונית הוצאה לספק אל מול תשלום בודד בכרטיס האשראי / עו"ש. במצב זה יישאר לנו חוב רשום בחשבון של הספק בהייפר.
סקירה פשוטה של מאזן בוחן תציף לנו מקרים לא הגיוניים ותגרום לנו להיכנס לאותם החשבונות, לחקור ולתקן.

פקודות יומן

התנועות הכספיות כפי שהוסברו עד כה, נרשמות ב-"ספרי החשבונות" של החברה. בעידן המחשב מדובר בטבלה אחת במסד הנתונים ("hyp_Journal" בהייפר) בה נרשמות כל פקודות היומן.
הדוחות החשבונאיים הרשמיים של העסק יופקו רק מטבלת פקודות היומן. אסור לקחת נתונים ממקורות אחרים.

ספרי/טבלאות עזר

מותר לעסק לנהל טבלאות נוספות למעקב כספי "מחוץ לספרים". לדוגמה: טבלת ניהול מזומנים בכל קופה (תקבולים/הפקדות), ניהול קופה קטנה, מעקב הפקדת המחאות בבנק.
טבלאות אלו יוגדרו כטבלאות עזר. הדוגמאות שנתנו לעיל אף מחויבות בחוק עבור חנויות וכל ארגון עם קבלת קהל הכוללת פעולות במזומן ו/או המחאות.

"כרטסת" - דף חשבון

דוח הכולל את כל התנועות החשבונאיות בחשבון אחד, הכולל את הטורים: מטבע, חובה, זכות, יתרה מחושבת ותאריך רישום. (בדומה לדף בנק).
בישראל מקובל לקרוא לזה "כרטסת", למשל "תוציא לי כרטסת של הלקוח X".
בהייפר קראנו לדוח הזה "ניהול חשבון", כי הוא מכיל כלים לניתוח וביצוע התאמות בחשבון.

תנועות מלאי

בדיוק כמו פקודות יומן ברישום החשבונאי, יש לבצע רישום למלאי המנוהל בעסק. מלאי הוא רכוש קבוע (כגון: ריהוט משרדי ומכונות) ומוצרים המיועדים למכירה ישירה או לייצור.
פקודת מלאי חייבת להכיל את השדות הבאים:
  • מק"ט חד ערכי של הפריט (קל יותר כאשר למוצר יש ברקוד בינ"ל מהיצרן).
  • כיוון: כניסה למלאי של העסק או יציאה ממנו.
  • כמות.
  • תאריך הפעולה.
בהייפר ניתן לרשום גם "שווי כספי בעסקה" (ע"פ חשבונית מאת הספק או החשבונית ללקוח).

דוח רווח והפסד

דוח רווח והפסד מציג את תוצאות הפעילות הכלכלית של העסק לתקופת מדידה נבחרת, בד"כ לשנה קלנדרית אחת (תקופה חשבונאית).
תוצאתו הסופית משקפת את הרווח או ההפסד הנקי הכולל שהושג בעסק לאותה תקופה תוך התחשבות בכל הפעילות הכלכלית שבוצעה.
פעילות זו באה לידי ביטוי ב"חשבונות התוצאתיים" - חשבונות ההוצאות וההכנסות (הם נקראים כך משום שההפרש ביניהם הוא תוצאת הפעילות הכלכלית) והדוח בנוי מיתרותיהם, שנצברו במשך אותה התקופה.
את החשבונות התוצאתיים בעסק מסחרי מחלקים לכמה קבוצות שמאופיינות בכמה סוגי פעילות כלכלית מוגדרים: מכירות, רכש סחורה (ו/או חומרי גלם), תפעול, הנהלה, מימון ושונות.
הדוח מיועד להציג בשלבים את הרווח הגולמי, הרווח התפעולי, רווח לפני מסים ורווח נקי (לאחר מסים).
בהייפר קיימת גמישות מלאה בהגדרת מבנה הדוח וחלוקתו לפרקים ולתתי פרקים.

דוח מאזן

המאזן מציג בנקודת זמן מוגדרת את המצב הכספי של העסק, המיוצג על ידי הנכסים ומקורות המימון שלהם - ההתחייבויות.
ההפרש בין הנכסים להתחייבויות לגורמי חוץ הוא ההתחייבות לבעלים (הון בעלים, הון עצמי).
המאזן בנוי משני חלקים מאוזנים זה עם זה: חלק המציג את נכסי העסק וחלק המציג את ההתחייבויות לגורמי חוץ ואת הון הבעלים/ההון העצמי.

קבוצות החשבונות המוצגים במאזן נקראים "חשבונות מאזניים". חשבונות אלה מוצגים על פי מידת נזילותם (אפשרות מימושם) בסדר נזילות יורד:
בראש המאזן מוצגים הנכסים שאפשר לממשם בקלות ובמהירות (ראשונים מוצגים המזומנים) ובסופו - הנכסים שקשה לממשם (מבנה, פטנט).
כך גם ההתחייבויות: בראש המאזן מוצגות ההתחייבויות שמועד פירעונן קרוב (שיקים לפירעון) ובסופו, ההתחייבות שמועד פירעונה הוא האחרון (הון בעלים).

בהייפר קיימת גמישות מלאה בהגדרת מבנה הדוח וחלוקתו לפרקים ולתתי פרקים. כך שבאחריות מנהל הכספים / החשבונות שאכן יהיה איזון בין הנכסים להתחייבויות.