אנשי קשר
עמוד אנשי הקשר הנו מודול המתקיים באופן זהה בכל אחד מעמודי התוכנה של הישויות הבאות: לקוחות, ספקים, פרויקטים ומודולי נישה כגון אתרי בניה וכדומה.מטרותיו של המודול הן לאפשר תיעוד מידע נוסף אודות אנשי הקשר הקשורים לאותה הישות (לקוח / ספק / פרויקט)
ולשמש כתשתית עבור:
* תיוק ואיתור מידע אישי אודות אנשים ו/או גופים הקשורים למודול המארח.
* תיוק דוא"ל ומסרונים.
* תיוק הקלטות שיחות טלפון.
כל אנשי הקשר בתוכנת הייפר נשמרים בטבלת hyp_Contact Persons, אך הייפר יודעת להציגם בהתאם לחלון הישות בה עץ אנשי הקשר מתארח.
הוראות הפעלה
כל פעולה הניתנת לביצוע בעמוד זה מיוצגת על ידי לחצן. חלק מהלחצנים זמינים על גבי חלון אנשי הקשר וחלק תחת התפריט
אפשרויות נוספות.
באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הלחצנים (מי יכול להפעיל אילו לחצנים) וגם על העיצוב לרבות כותרות הלחצנים בריבוי שפות
ולכן יתכן מצב שכותרת הלחצן אצלך תהיה שונה מצילום המסך המובא לעיל.
 הוסף רשומה |
מציג חלון קליטה המאפשר רישום מידע ראשוני אודות איש הקשר. לתשומת לבך, חלון זה אוכף את שדות החובה למילוי ולכן יש ליישם את שדות החובה בצורה נכונה, כך שלא ימנעו מהמשתמש לבצע שמירה. |
|---|---|
 דוא"ל חדש |
פותח את חלון שליחת הדוא"ל של תוכנת הייפר, ומושך לתוכו את כתובות הדוא"ל של כל אנשי הקשר שנבחרו (בסימון V) בעץ מימין. |
 SMS חדש |
פותח את חלון שליחת המסרונים של תוכנת הייפר, ומושך לתוכו את כל מספרי הטלפון (מהשדה "טלפון נייד") של אנשי הקשר שסומנו ב- V בעץ מימין. |
 חייגן |
מאפשר חיוג החוצה באם קיים מספר טלפון באחד משדות הטלפון ובתנאי שתוכנת הייפר חוברה אל מרכזיית טלפוניה. |
 התחל שיחת whatsapp |
פותח את דפדפן ברירת המחדל ומשגר אותו אל מערכת ה- Whatsapp Web עם מספר הסלולרי של איש הקשר הנבחר. יש לוודא שבאחד משדת הטלפון מוזן מספר סלולרי. |
 מחק |
מוחק את רשומת איש הקשר ומעביר אותה אל מאגר ה- Deleted בטבלת "hyp_Contact Persons" |
 פגישה חדשה |
פותח חלון הזנת פגישה חדשה ומקשר אליה את איש הקשר הנבחר. |
 יומן שינויים |
מציג את חלון יומן השינויים המציג על פי סדר כרונולוגי את כלל השינויים שבוצעו בשדות השונים של כל אנשי הקשר. מלבד שינויים במעמד יצירת רשומת איש קשר (בפעם הראשונה). |
 העתק איש קשר למכתב |
מעתיק אל ה- clipbord את נתוני איש הקשר על פי המבנה הבא: [שם הלקוח] [שם איש הקשר] [כתובת] [טלפון נייד] לידיעתך, בחירת הכתובת להעתקה תבוצע על פי סדר העדיפות הבא (1 = הכי גבוה): 1. שדה "שלח דואר אל כתובת אחרת" אם קיים באיש הקשר המסומן. 2. שדות הכתובת: "רחוב ומספר", "עיר" "ומיקוד" אם קיים באיש הקשר המסומן. 3. שדה "שלח דואר לכתובת אחרת" אם קיים ברשומת הלקוח. 4. שדות הכתובת: "רחוב ומספר", "עיר" "ומיקוד" אם קיים ברשומת הלקוח. |
 הדפס על מעטפה |
שולח להדפסה (על מעטפה) את כתובת המען של איש הקשר, על פי סדר העדיפות הבא: 1. שדה "שלח דואר אל כתובת אחרת" (של איש הקשר) + שם איש הקשר כנמען. 2. שדות הכתובת: "רחוב ומספר", "עיר" "ומיקוד" (של איש הקשר) + שם איש הקשר כנמען. 3. שדה "שלח דואר לכתובת אחרת" (של כרטיס הלקוח) + שם הלקוח כנמען + הערה "נא למסור לידי איש הקשר + (תפקיד)". 4. שדות הכתובת: "רחוב ומספר", "עיר" "ומיקוד" (של כרטיס הלקוח) + שם הלקוח כנמען + הערה "נא למסור לידי איש הקשר + (תפקיד)". |
 העתק איש קשר לתיק (ישות) אחר |
מאפשר להעתיק את אישר הקשר הנבחר אל תוך כרטיס לקוח / ספק / פרויקט נוסף. פותח את חלון החיפוש של הייפר על מנת לאתר את רשומת היעד להעתקה. לאחר בחירת ישות היעד, התוכנה תשאל האם איש הקשר עדין רלוונטי להשארה בישות המקורית, ובמידה והמשתמש יבחר ב- "לא" המערכת תבצעה העברה במקום העתקה של איש הקשר. |
 צור תיק לקוח חדש (עצמאי או שותף), מרשומת איש הקשר הזאת |
לחצן זה משמש את חברות המסחר אשר מאפשרות ניהול תיקים משותפים למספר לקוחות שאינם מקושרים משפטית זה לזה, אך יש להם חשבון מסחר משותף במערכת המסחר. בלחיצה על הלחצן הייפר מייצרת כרטיס לקוח חדש, מעתיקה אליו ושומרת את כלל נתוני איש הקשר הנבחר (למעשה מיצרת מאיש הקשר כרטיס לקוח בסטטוס אמיתי). ולכן טרם לחיצה על לחצן זה יש לוודא כי מולאו כלל השדות הנדרשים על פי חוק (שם מלא, מס' זהות/דרכון, מען וכדומה) ברשומת איש הקשר הנבחר. לאחר הלחיצה על הלחצן יש לוודא שמולאו השדות הבאים: 1. בכרטיס הלקוח המקורי ברשומת איש הקשר הנבחר יש לוודא כי בשדה "זוהי שותפות בכרטיס הלקוח הזה", קיים מספר כרטיס הלקוח החדש שהוקם. 2. בכרטיס הלקוח המקורי ברשומת איש הקשר הנבחר יש להזין שדה "אחוז השותפות בכרטיס הלקוח הזה" את אחוז השותפות של איש הקשר (שהפך לישות חדשה), בכרטיס הנוכחי המייצג את חשבון המסחר. יש לחשוף שדות אלו במידה ואינם מופיעים בממשק. שותפות יכול להיות מבוססת ממספר משותפים. כל שותף בחשבון המסחר חייב שיהיה לו כרטיס לקוח עצמאי, בו ירשמו כל פקודת היומן ע"פ הערך היחסי של השותף באותו חשבון המסחר. מספר ח.פ. / תעודת זהות, יכול להיות שותף במספר "שותפיות מסחר". לכן יתכן שהוא יוצג בתוכנת הייפר במספר כרטיסי לקוחות שונים, אך אין זה אומר שכרטיסים אלו כפולים! |
חשיבות עץ אנשי הקשר
עמוד עץ אנשי הקשר מיושם בצורה זהה במספר מודולים שונים לרוחב התוכנה, ומעצם קיומו הוא מקנה מספר יתרונות לאותו המודול:-
העץ מאפשר לקלוט מידע נוסף בהקשר למודול בו הוא מתקיים. למשל במודול הלקוחות מומלץ להזין את האנשים הרלוונטיים לאותו הלקוח, ואפילו ספקים של אותו הלקוח.
לדוגמה: נניח שלאחד מלקוחות העסק יש מעצבת או עורך דין או בן/בת זוג אשר פרטיהם רלוונטיים לפעילות העסקית, עץ אנשי הקשר הוא המקום המושלם לתייק את פרטי הקשר של כל אלו ולהגדיר להם שייכות (בשדה "תפקיד/תיאור").
דוגמה נוספת: במקרה שללקוח עצמו יש מספר כתובות דוא"ל, הדרך הנכונה לתעד אותן היא ע"י הקמת רשומות אנשי קשר ובהן להזין את הכתובות הנוספות. -
העץ מאפשר תיוק וסידור אוטומטי של תכתובות ושיחות טלפון. להזכירך, תוכנת הייפר מתייקת דוא"ל ושומרת הקלטות שיחות טלפון במודול המגעים וההתקשרויות. כל זה קורה
מעצם קיומם של פרטי ההתקשרות בעץ אנשי הקשר כגון מספר טלפון וכתובת דוא"ל. -
העץ מיצר סדר ויזואלי. באמצעות השדות: "סניף/מחלקה" וגם "תפקיד/תיאור" אנשי הקשר מוצגים בצורה מסודרת והיררכית באופן הבא:
- כל אנשי הקשר שאין להם כותרת או שיוך בשדה "שם סניף / מחלקה", ממוינים לפי "א-ב" של השם הפרטי.
- כל הכותרות על פי השדה "שם סניף / מחלקה" ממוינים לפי "א-ב".
* מתחת לכל כותרת יוצגו אנשי הקשר, ממוינים לפי "א-ב" של השם הפרטי. - לבסוף בתחתית העץ תופיע הכותרת "אינו רלוונטי" ובה יוצגו כל אנשי הקשר שהוכרזו כ "לא רלוונטיים", במיון לפי "א-ב" של שמם הפרטי.
שימוש באנשי הקשר עבור דוחות רגולטוריים
בחלק זה נדבר על מילוי פרטים אישיים של איש הקשר, בכדי שמערכת הייפר תדע שהיא נדרשת להציג אותם בדוחות הרגולטורים באופן אוטומטי.לישות "איש קשר" אין ניהול חשבון בהייפר, אבל ניתן להוציא על שמו מסמכים חשבונאיים והוא עשוי להשפיע על דוחות המוגשים לרשויות.
חברות הכפופות לפיקוח רגולטורי, נדרשות לוודא כי כלל הנתונים אודות איש הקשר מולאו על פי הנחיות הרגולטור
ובאפשרותם להיעזר בממשק התוכנה על מנת לחייב את המשתמש למלא את השדות הנדרשים בחוק ובכך למנוע טעויות.
מבחינת הרגולטור, "איש קשר" הנו אדם ה"נהנה" ו/או בעל גישה לכספים ונכסים בשם הארגון בו הוא פועל. אי לכך מבחינת הרגולטור חלה על אנשי הקשר חבות משפטית
ועל החברה לשמור את כל נתוני אנשי הקשר הנדרשים, כאילו והיו לקוח מהמניין ע"פ החוק.
להלן השדות השונים שנדרש למלא (בישראל).
| שדה | הסבר |
|---|---|
| מספר זהות | יש למלא את מספר הזהות על פי הרשום בתעודת זהות. מערכת הייפר בוחנת האם המספר הוא לפי החוקיות של משרד הפנים, אחרת מתקבלת הודעת שגיאה. |
| תאריך לידה | יש לרשום את תאריך הלידה של איש הקשר כפי שמופיע בתעודת זהות שלו |
| מין | יש לבחור זכר או נקבה |
| מען | יש למלא את שדות "רחוב ומספר" ושדה "עיר" |
| טלפון נייד | יש למלא מספר טלפון של איש הקשר |