פורטל הלקוחות, ספקים ופרויקטים


כל הכתוב בעמוד זה נכתב על מערכת הלקוחות אך הוא רלוונטי וזהה באותה המידה למודול הספקים והפרויקטים.

עמוד זה הנו דלת הכניסה למערכת הלקוחות.
הוא מכיל "חיפוש מהיר", חיפוש מתקדם (באמצעות מסנני חיפוש) ולחצן יצירת לקוח חדש.
בנוסף לאלה, פורטל הלקוחות משמש את מנהלי השיווק ככלי איתור ומדידה מיוחד המודד את צוות השיווק ובו בזמן משמש ככלי חיפוש פרטני עבור כל אחד מנציגי השיווק כמוסבר בהמשך.

חיפוש כרטיס לקוח, איתור לקוח

הוראות הפעלה

כל פעולה הניתנת לביצוע בעמוד זה מיוצגת על ידי לחצן, כאשר חלקם לחצני פעולה וחלקם לחצני חיפוש ("פילטרים") הנוצרים דרך "אשף החיפוש".
באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הגישה ללחצני הפעולות, שמם ולהגדיר את הפילטרים הרלוונטיים לארגון בה הייפר פועלת. לכן יתכן שתצורת לחצני פורטל הלקוחות אצלך, תהיה שונה מהתצורה המופיעה בצילומי המסך בעמוד זה.

חפש מבצע חיפוש "מהיר" של הנתון שהוזן בתיבת החיפוש.
החיפוש מתבצע בשדות המפתח הבאים: שם הלקוח או מספר כרטיס/זהות/ח.פ/טלפון או כתובת דוא"ל במאגר הלקוחות ובמאגר אנשי הקשר.

לאחר קבלת תוצאות החיפוש, לחיצת עכבר כפולה (double click) או Enter על שורה בטבלת התוצאות, תיפתח את כרטיס הלקוח.
שים לב: במידה ואותו כרטיס לקוח כבר פתוח לעריכה אצל משתמש אחר, יקפוץ חלון התראה אשר יציג את שם המשתמש שתופס את הרשומה ונתוני הלקוח יופיעו באדום (חסומים לעריכה).

למידע מורחב אודות מנוע החיפוש ראה הדרכה להלן "תיבת החיפוש" בהמשך.
אשף חיפוש בהתאם להגדרות שבצע מטמיע התוכנה ו/או מנהל המערכת, אשף זה יכיל את המסננים הרלוונטיים עבורך בהתאם להרשאותיך.
לחיצה, תפחת חלון המאפשר לבחור מרשימה את המסנן הרצוי בלחיצת עכבר, למלא את ערכי החיפוש הנדרשים בשדות המסנן (במידה וישנם כאלו) וללחוץ על "חפש".
להסבר מלא אודות "אשף החיפוש" לחץ כאן.
צור חדש פותח את חלון רשומת הלקוח, במצב של הזנת רשומת ליד/לקוח חדשה.


תיבת החיפוש

תיבה זו מאפשרת חיפוש "מהיר" על ידי הזנת ערך החיפוש בטקסט חופשי.
לחיצה על "חפש" או מקש "Enter" תפעיל את החיפוש המובנה בהייפר על פי סדר הלוגיקה הבאה:

  1. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדות: "שם פרטי" ו- "שם משפחה / חברה" בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלת הישות של אותו העמוד (לקוח / ספק / פרויקט / עובד).
    לדוגמה: במודול הפרויקטים יבוצע החיפוש בשמות אנשי הקשר ורק לאחר מיכן בשדה "שם הפרויקט".
  2. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדה "שם אמצעי / כינוי", רק בטבלת הישות ורק במודולים: לקוחות וספקים.
  3. חיפוש מספר מלא או חלקי בשדה "מספר זהות / ח.פ.", בטבלת אנשי הקשר ולאחר מכן בטבלת הישות של אותו המודול.
  4. חיפוש מספר טלפון בשדות הטלפונים ("טלפון בעדיפות 1", 2, 3, "פקס"), בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלה הישות של אותו המודול.
  5. חיפוש טקסט מלא או חלקי בשדה "דואר אלקטרוני", בטבלת אנשי הקשר ולאחר מיכן בטבלת הישות של אותו המודול.
  6. חיפוש מספר לקוח מלא או מספר פרויקט, במקרה שהוזן רק מספר שלם בתיבת החיפוש.
  7. חיפוש והצגת כלל הרשומות באותו המודול בהזנת ** (שתי כוכביות ברצף).
    לא מומלץ לבצע חיפוש מסוג זה בפרט כאשר אותו המודול מכיל אלפי רשומות, שכן אז זמן ההמתנה לתוצאות החיפוש עלול להיות ממושך.
  8. חיפוש מספר לקוח במערכת מסחר מקושרת (מחפש בשדה "TP LOGIN"), חיפוש זה מבוצע אך ורק בטבלת הלקוחות ובתנאי שהוגדר להייפר לעבוד מול פלטפורמת מסחר (TPM) ביסודות המערכת.

הערות חשובות בנוגע למנוע החיפוש:
  • כברירת מחדל החיפוש המתבצע בטבלת הראשית של אותו העמוד ובטבלת אנשי הקשר, במאגר ה- NORMAL בלבד.
    חיפוש במאגרי ה- Archive וה- Deleted אפשרי רק באמצעות פילטר ייעודי שהוגדר לכך מראש.
  • מנוע החיפוש אינו לאותיות גדולו/קטנות (בשפות התומכות בכך) ולכן אין חשיבות לאופן הזנת הטקסט בעניין זה.
  • חיפוש ערך בתוספת התו * בסוף
    הוספת כוכבית בסוף מילת החיפוש או בסוף רצף מילות החיפוש, מורה לשרת לבצע חיפוש מורחב המשמיט אותיות אהו"י ותווי פיסוק ".,;" בכך עוזר לאתר שמות חברות ומילים שיתכן שהוזנו עם שגיאות כתיב או שהוזנו בכתיב מלא / חסר.
  • תוצאות החיפוש והמידע המוצג לאחר החיפוש, יהיה בהתאם למגבלות והרשאות המשתמש. לכן יתכן שאותו החיפוש המבוצע על ידיד שני משתמשים שונים יציג תוצאות שונות.
    כמו כן יתכן מצב בו יוצגו למשתמש תוצאות החיפוש, אך הגישה אל עריכת הרשומות לא תתפשר מפאת הרשאות המשתמש.
    למידע נוסף אודות הרשאות המשתמש קרא הדרכה בעמוד הרשאות משתמש.


יצוא נתונים מהפורטל לקובץ EXCEL.

כברירת מחדל תוכנת הייפר מגנה על נתוני העסק בכך שאינה מאפשרת לייצא את תוצאות החיפוש המתקבלים מפעולת החיפוש הרגילה (לחצן החיפוש הראשי).
למרות זאת, הייפר מאפשרת למנהל המערכת להגדיר בתוך הפילטר הרצוי, את שמות קבוצות ההרשאה אשר להן תינתן הרשאת יצוא המידע לאקסל,
ורק המשתמשים השייכים לאותן קבוצות הרשאה יוכלו לייצא את תוצאות הפילטר.
היצוא מתבצע על ידי לחיצת עכבר ימנית על גבי טבלת התוצאות ולאחר מיכן לחיצה על "יצא נתונים" בחלונית ה- POPUP.


אופן השימוש בפורטל הלקוחות למנהלים

"אשף חיפוש" מקנה לפורטל הלקוחות יכולות איתור ופילוח שונות ומנהלים בעסקים שונים מצאו לנכון להשתמש בחלון זה לטובת:
  • מדידת ביצועי נציגי השיווק.
  • איתור כשלים בתהליך השיווק.
  • סקירה ופילוחי לקוחות ע"פ פרמטרים שונים.
  • איתור לקוחות חדשים שנוצרו מדפי נחיתה וכיו"ב.
  • איתור לקוחות שפנו בפעם השניה ואליך מדפי נחיתה ומקורות אינטרנטיים אחרים.
  • איתור לקוחות עם "בעיות" או "חוסרים".
  • ייצוא רשימות למערכות דיוור / חייגנים ודוחות
    • ועוד.

כל אלו ניתנים לביצוע באמצעות הגדרת הפילטרים הנכונים באשף החיפוש.
ללימוד אודות יצירת פילטר המתאים לצרכיך, ראה עמוד הדרכה אודות אשף החיפוש.



אחריות המטמיע

כברירת מחדל תוכנת הייפר אינה מגיעה עם מסננים מובנים, לכן באחריות מטמיע המערכת ליישם מסננים
מתאימים אשר יאתרו את המידע הנדרש (לקוחות / ספקים /פרויקטים) על פי צרכי הארגון.


שאלות נפוצות

האם ניתן להציג לכל נציג / עובד שיווק רק את הלידים והלקוחות שלו?

כן, תוכנת הייפר תומכת בצורה מושלמת בהפרדת הלקוחות לנציגי שיווק ותפעול.
הדבר אפשרי בתנאי מתקיימים שני התנאים הבאים:
1. יישום הרשאות גישה מתאימות למשתמש בחלון ניהול ההרשאות של מודול "ניהול העובדים והמשתמשים".
2. שיוך כרטיסי הלקוחות לנציג הרלוונטי באחד מהשדות "סוכן מכירות ב.מ." / "מנהל תיק לקוח" / "Spare Agent 1" / "Spare Agent 2" / "Spare Agent 3"
באם שני התנאים הנ"ל מתקיימים, תוכנת הייפר תפעל ותדע ליישם אוטומטית את הרשאות הצפיה והגישה של כל נציג אל מול לקוחותיו.



האם ניתן לאתר באמצעות חלון זה את הלידים החדשים שהתקבלו?

כן, פרוטל החיפוש מאפשר להציג גם את הלידים החדשים שנקלטו מהאינטרנט.
כל שנדרש לעשות הוא להגדיר (באופן חד פעמי) פילטר חיפוש המאתר רשומות / כרטיסי הלקוחות שבשדה "Website Token" קיים אחד מהערכים:
"HOT" / "RENEWED" וכמובן שניתן לשלבו עם השדה "מועד יצירה" וכדומה.



איך ניתן להוסיף או להסתיר פילטרים למשתמשים?

ניהול הפילטרים לרבות הרשאות התצוגה שלהם מתבצע מתוך חלון "אשף החיפוש".
עליך להיכנס לחלון זה ולערוך את הגדרות הפילטר הרצוי, כך שיוצג רק לקבוצות ההרשאה הרלוונטיות עבורו.



מדוע לחצני החיפוש ואפילו לחצני הפעולות מכווצים והטקסט שלהם נחתך?

תופעה זו מתרחשת כאשר בראש החלון מופיעים יותר מידי לחצני חיפוש (פילטרים) רזולוציית המסך אינה מספיק גדולה לכך.
אי לכך באפשרותך ליישם את הפתרונות הבאים:
1. להגדיל רזולוציית הצפיה של מערכת ההפעלה ובכך להגדיל את שטח החלון.
2. להסיר חלק מלחצני החיפוש ולהשאירם כפילטרים המופיעים בחלון אשף החיפוש אך לא כלחצנים בחלון "פורטל הלקוחות".
3. לקצר את שמות לחצני החיפוש ולהזין את ההסבר אודות הפילטר לשדה המיועד לכך במנועה חיפוש!
4. להגדיר תצוגת לחצנים רק עבור פילטרים בתדירות שימוש גבוה. אין סיבה שפילטרים יוצגו כלחצנים בפורטל כל עוד אין להם תדירות שימוש גבוהה.