הגדרת תיקיות קבועות
הייפר מאפשרת להגדיר סדרת תיקיות קבועה החוזרת על עצמה בכל תיקי הישויות (למשל לקוחות), עם הבחנה בין הפעילות ביישום לבין פורטל הלקוחות באינטרנט.
תיקיות קבועות עוזרות למשתמשים להבין איזה מידע נדרש לקלוט מהלקוח וכיצד לארגן את המידע של הלקוח כך שיהיה ברור ונגיש לכול בעלי ההרשאה.
לדוגמה: בחברת ייצור מטבחים חשוב שבכל כרטיסי הלקוחות יתקיימו התיקיות: "תוכניות לקוח", "שרטוטים / הצעות", "שרטוטים וחוזים חתומים", "מסמכים אחרים".
ובמוסד פיננסי יהיו "אימות זהות", "אימות חשבון בנק", "אזרחות זרה" וכך הלאה...
עמוד ההגדרה זמין החל מהרשאת "סגן מנהל מערכת", בתפריט "יסודות המערכת" - "הגדרות עץ המסמכים ותבניות" .
בעמוד ההדרכה הזה, אנו סוקרים את השדות בטבלה העליונה:
| שדה | הסבר |
|---|---|
| מזהה יחודי |
מספר רץ עבור כל תיקייה, זהו המפתח המזהה את התיקייה בעצי המסמכים ומאפשר לכם החלפת כותרות ועדכון שפות.
לאחר שמירה ומחיקה - אותו המספר לא יחזור עצמו. |
| עבור הישות | בחירת הישות (לקוח / ספק / פרויקט / עובד) שבעצי הקבצים שלה תופיע תיקיה זו. |
| חובת מילוי בהייפר |
אם הוגדרה חובת מילוי, אזי לא יהיה ניתן לאשר את הלקוח לפעילות מבלי להעלות קובץ לתיקייה.
ראו גם את השדה "כמות קבצים מינימלית" בהמשך. |
| מופיע באתר |
השדה מורה לאתר התפעולי באם מותר לו להציג את התיקיה המדוברת ובאילו תנאים:
|
| כמות קבצים מינימלית |
בהמשך לשני השדות הקודמים, כאן ניתן להגדיר כמות מינימלית של קבצים (2 ומעלה) בכדי לענות על חובת המילוי.
לדוגמה: אם שם התיקיה הוא "צילום ת.ז. + צילום רישיון נהיגה", אזי כדאי להגדיר בשדה זה את הערך 2. |
| שם התיקיה באנגלית | שדה חובה: שם התיקיה בשפה האנגלית. זהו גם הבסיס לגולשים שאינם בשפות המוגדרות בטבלה. |
| אודות התיקיה באנגלית | מזכר הסבר אודות מטרת התיקיה בשפה האנגלית / בינלאומית. שימושי גם באתר התפעולי (הדרכת הלקוחות) וגם כלחצן עזרה למשתמשים בהייפר. |
| שפה 2-4 | בחירת שפה נוספת לשם ותיאור התיקייה. בד"כ שפה 2 תהיה המקומית הראשונה (למשל עברית בישראל). |
|
שם התיקיה בשפה 2-4
אודות התיקיה בשפה 2-4 |
שם התיקייה בשפה הנוספת ואפשרי גם למלא מזכר הסבר אודותיה (בדיוק כמו באנגלית). |
| רק עבור הסניפים |
בשדה ניתן לבחור רשימת סניפים שרק בהם תיווצר התיקייה באופן אוטומטי בעץ הקבצים, על פי הסניף אליו הישות (לקוח/ספק וכד') משוייכת.
השדה אינו חוסם יצירה ידנית של תיקייה בשם זהה. במקרה של החלפת סניף, תיקייה שנוצרה לא תימחק! |
| דורש סקירה |
האם הקבצים בתיקייה מחייבים סקירה ומתן אישור (דיאלוג בעץ המקבצים או דרך API של הייפר).
אם הוגדרה חובת סקירה, אזי לא יהיה ניתן לאשר את הלקוח לפעילות מבלי שהקבצים הוכרזו כתקינים. |
לא לשכוח לרענן הגדרות
שמירת ההגדרות בעמוד אינה מיישמת אותן באופן אוטומטי. עליך ללחוץ על
טען הגדרות הייפר מחדש
בעמדה שלך (מעמוד הבית) בכדי לבחון את הצלחתך...
כאשר הכל מוכן, באפשרותך ללחוץ על הפריט
בקש מכל המשתמשים להתחבר מחדש
מתוך התפריט הראשי. הפריט שולח בקשה לכל המשתמשים המחוברים לשמור שינויים ולבצע טעינת הגדרות מחדש.
בהערת אגב, ההחלטה ליישם הגדרות באופן ידני ולא אוטומטי נועדה בכדי למנוע הפרעות לעבודה השוטפת של המשתמשים.