הנהלת חשבונות בהייפר - חדשנות לצד שמרנות
גאים להגיש לכם מערכת קלילה, יפה, אינטואיטיבית, על פי תקני החשבונאות המקובלים בארץ, בארה"ב ובאירופה.- כל פקודה יכולה להיות "פקודה מורכבת"... מטבע ושער המרה לכל שורה, אפשר גם 2000 שורות בפקודה אחת.
- מצב "חשבונאות ברזולוציה גבוהה": כאשר שדה הסכום בפקודות היומן יכול להכיל עד 10 ספרות מימין לנקודה העשרונית.
- כמות נתונים גבוהה: הייפר מבוססת על מסד נתונים המיועד ל Big Data. רוצים לבצע Micro Accounting עם מיליוני פקודות יומן ? בואו אלינו.
- הכל מחושב בזמן אמת: בלי לסגור מנות או טבלת יתרות.
- לא חייבים סטורנו: בהייפר אתם קובעים את רמת הנעילה של פקודות היומן שעדיין לא השתתפו בדוח כספי מוגמר או בדיווח לרשויות.
- טיפול קל בתאגיד, שרשור חברות, איחוד עוסקים למע"מ ואפשרות לנהל מערכת מפורטת (מיקרו תנועות) ומעליה מערכת מסכמת.
תוכן העמוד הזה כולו מבוא לאנשים שלא מכירים את הייפר. בהמשך העמוד שילבנו מספר הסברים כלליים והפניות בין הסלנג הישראלי לבין הכלים בתוכנה.
חלוקת עבודה בין תוכנות הנח"ש או רו"ח חיצוני
הייפר תומכת במספר שיטות לשיתוף נתוני הנהלת החשבונות מהייפר - הלאה לרואה חשבון או לתוכנה אחרת שבה מנוהל שאר התאגיד.קיימת אפשרות לייצוא מלא (כמו "מבנה אחיד בישראל") ואפשרות ליצוא יתרות בלבד נכון לסוף חודש (כמו גם דוח שינויי יתרות). יש גם פורמט חשבשבת movin.dat
לכל ישות בהייפר (נסביר מיד) קיים גם שדה מפתח בתוכנה זרה המאפשר להפנות כל חשבון להיכן שצריך ואף לאחד חשבונות שונים תחת מפתח אחד בתוכנה הזרה.
הייפר יכולה לנהל מיליוני פקודות יומן בטבלה שלה ולכן משמשת לעיתים לניהול מפורט של לקוחות ואת שאר הנח"ש החברה מבצעים במסד נתונים אחר של הייפר או בתוכנה אחרת.
מיקום המודול בתפריט של הייפר
בעץ התפריט הראשי של הייפר חפשו את הענף
בסוף הענף של המודול הכספים, אמור להופיע תת ענף עם דגל המדינה בה החברה מנוהלת. לדוגמה בישראל:
אם לא מופיע דגל, אזי הייפר אינה תומכת באותה המדינה ויש ליצור קשר עם התמיכה לקבלת פתרון.
ישויות בהייפר
חשבונות
לקוחות
ספקים
פרויקטים
עובדים
כל ישות היא גם חשבון במערכת. לכל סוג ישות יש טווח מספור יעודי משלה (מפתח חד ערכי) שלא חוזר על עצמו ולא מצטלב לעולם עם סוג ישות אחרת.
חשבון ראשיתי: יכול להיות תוצאתי (רווח/הפסד) או מאזני. לכל חשבון מוגדרת המטרה שלו ובאילו מודולים עליו להופיע בממשקי הבחירה.
לכל ישות יש את פורטל הכניסה שלה (צומת ראשי בעץ התפריט) ואת שיטת הכשרתה לקבלת פקודות יומן (לדוגמה: אישור לקוח / ספק לפעילות).
להלן טבלת טווחי המספור של הישויות בהייפר:
| שם הישות | טווח מספרים ראשון | טווח מספרים שני (הרחבה) |
|---|---|---|
| חשבונות ראשיים | 9,999 - 1 | 24,999,999 - 20,000,000 |
| לקוחות | 19,999,999 - 500,000 | 119,999,999 - 60,000,000 |
| ספקים | 499,999 - 10,000 | 59,999,999 - 55,000,000 |
| פרויקטים | 54,999,999 - 25,000,000 | ללא |
| שכירים ומשתמשים | 129,999,999 - 120,000,000 | ללא |
מבוא פרקטי לחשבונאות
בכדי להקל על ניסוח ההדרכה, נפתח במילון מושגים (הרלוונטיים) עם מעט דוגמאות קלות להבנה. אם הנכם בקיאים בחומר, אתם מוזמנים לדלג.מדידה במונחים כספיים
כל הפעולות הנרשמות בחשבונאות ניתנות לביטוי בערכים כספיים.שמרנות
בתנאים של בחירה בין שתי אפשרויות סבירות לרישום, יבחר מנהל החשבונות את האפשרות המציגה את הערך הנמוך יותר.גישה זו גורסת כי במקרים של ברירה, מוטב להציג במאזן נכסים ערך נמוך יותר ובדוח רווח והפסד - רווח בהיקף קטן יותר.
רישום על בסיס עלות
כל הנכסים נרשמים בערך אשר שולם תמורתם בעת רכישתם ולא לפי ערכם בשוק.בכל דוח כספי רשאית החברה לבצע שיערוך לנכסיה (עליה או ירידה של ערך) אל מול חשבון תוצאתי (רווח/הפסד).
רישום חשבונאי כפול (הנח"ש כפולה)
לכל פעולה כלכלית קיימים שני צדדים: חובה וזכות. לפיכך, כל פעולה תירשם פעמיים - פעם עבור הצד המקבל ופעם עבור הצד הנותן. "צד" = חשבון.לכל דבר יש חשבון: כל לקוח הוא חשבון נפרד, כל ספק, כל חשבון בנק (שימו לב להפרדה בין עוש לבין חשבון הלוואה/חסכון וכיו), כל מדידה של הכנסות נעשית בחשבון נפרד, כל מדידת הוצאות, ספירת מלאי וכך הלאה.
להלן מספר דוגמאות:
| תיאור המקרה | חשבונות שירשמו בצד החובה | חשבונות שירשמו בצד הזכות |
|---|---|---|
| הפקת חשבונית ללקוח | הלקוח |
הכנסות (ערך הטובין ללא מע"מ)
מע"מ עסקאות חייבות |
| קבלת תשלום מאת הלקוח - בהעברה בנקאית | עו"ש (בזמן בהפקדה לבנק - הבנק "חייב לנו כסף") | הלקוח |
| קליטת חשבונית מאת ספק (הוצאה) |
רכש סחורה (ערך הטובין ללא מע"מ)
מע"מ תשומות אחרות |
הספק |
| תשלום אל הספק - בהעברה בנקאית | הספק | עו"ש (בזמן משיכה אנחנו "מזכים" את הבנק) |
פקודות יומן
התנועות הכספיות כפי שהוסברו עד כה, נרשמות ב-"ספרי החשבונות" של החברה. בעידן המחשב מדובר בטבלה אחת במסד הנתונים ("hyp_Journal" בהייפר) בה נרשמות כל פקודות היומן.הדוחות החשבונאיים הרשמיים של העסק יופקו רק מטבלת פקודות היומן. אסור לקחת נתונים ממקורות אחרים.
כל פקודת יומן בהייפר מקבלת מספר רציף עם שמירתה. אין אפשרות למחוק פקודה (אסור ע"פ הרשויות) אך יש אפשרות לבטל את השתתפותה בדוחות (אפקט זהה למחיקה).
חשבון ראשיתי - תוצאתי או מאזני
אז בהמשך לכל האמור לעיל, פקודות היומן נרשמות "בתוך"/"עבור" חשבונות ואסור שיהיו כפילויות במספרים של החשבונות ופקודות היומן.לארבעת הישויות להן מודול ניהול קשרים ופעילות בהייפר (לקוח, ספק, פרויקט ועובד שכיר/פרילנסר), יש כבר חשבון כולל האפשרות להחליט מתי הוא פעיל ומתי אסור לפעילות.
אז איפה מגדירים את שאר החשבונות ?
בטבלת "החשבונות הראשיתיים" ("hyp_Accounts" במסד הנתונים), באנגלית הם נקראים "Primary Accounts".
חשבון תוצאתי: הוא חשבון המודד רווח או הפסד, רושמים בו הכנסות או הוצאות בלבד. כלל החשבונות התוצאתיים מרכיבים את "דוח רווח והפסד" השנתי של הנישום.
חשבון מאזני: כל חשבון שאינו תוצאתי, יהיה מאזני (כגון: בנקים, כרטיסי אשראי, לקוחות, ספקים). היתרה בחשבון מאזני נשמרת לשנים הבאות ללא הגבלה.
מטבע ניהול ספרים, מטבע חוץ ושערי המרה
בהתאם למדינה בה הנישום רשום, מנהל את ספריו, משלם מיסים ומציית לחוקיה - יקבע מטבע ניהול ספרים. זהו המטבע הרשמי של המדינה (לדוגמה שקל בישראל).לכן כל מטבע אחר יחשב כמטבע חוץ. כל תנועה הנרשמת במט"ח מחייבת רישום שער המרה אל מול מטבע ניהול ספרים (לדוגמה שער הדולר מול השקל).
אם ידוע לנו שער המרה במציאות (למשל המרת מטבע בבנק) אזי נרשום אותו, אחרת נרשום את השער היציג הידוע בעת ביצוע הפעולה או בתאריך הפקת מסמך מקור (חשבונית / רישומון).
"כרטסת" - דף חשבון
דוח הכולל את כל התנועות החשבונאיות בחשבון אחד, הכולל את הטורים: מטבע, חובה, זכות, יתרה מחושבת ותאריך רישום. (בדומה לדף בנק).בישראל מקובל לקרוא לזה "כרטסת", למשל "תוציא לי כרטסת של הלקוח X".
בהייפר קראנו לדוח הזה "ניהול חשבון", כי הוא מכיל כלים לניתוח וביצוע התאמות בחשבון.
טבלאות עזר (אינן "פקודות יומן")
טבלת ניהול מזומנים בכל קופה (תקבולים/הפקדות), טבלת מעקב אחר הפקדת המחאות בבנק, טבלת ניהול קופה קטנה, טבלאות ניהול מלאי.טבלאות אלו יוגדרו כטבלאות עזר למעקב נוסף "מחוץ לספרים" = בלי קשר לטבלת פקודות היומן (אשר רק ממנה מופקים הדוחות רווח והפסד ומאזן).
בטבלאות הללו אנו מתייחסים לעצם הימצאו של הכסף כמו בניהול מלאי. היכן נמצאים השטרות או המטבעות ? איזה סכום נמצא באיזו קופה ? אילו המחאות נשלחו לבנק להפקדה ?
דוגמאות אלו אף מחויבות בחוק עבור חנויות וכל ארגון עם קבלת קהל הכוללת פעולות במזומן ו/או המחאות.
תנועות מלאי
בדיוק כמו פקודות יומן ברישום החשבונאי, יש לבצע רישום למלאי המנוהל בעסק. מלאי הוא רכוש קבוע (כגון: ריהוט משרדי ומכונות) ומוצרים המיועדים למכירה ישירה או לייצור.זוהי "טבלת עזר" להנחש. פקודת מלאי חייבת להכיל את השדות הבאים:
- מק"ט חד ערכי של הפריט (קל יותר כאשר למוצר יש ברקוד בינ"ל מהיצרן).
- כיוון: כניסה למלאי של העסק או יציאה ממנו.
- כמות.
- תאריך הפעולה.
- סיבת הפעולה: מכירה/רכישה/בלאי/פג תוקף/גניבה.
רישום ספירת מלאי
זהו נושא גדול מאוד אבל ננסה לתת כאן הסבר מקוצר באמצעות דוגמה פרקטית של עסק קטן, אשר בכל שנה מבצע ספירת מלאי.לכל פריט מוצמד שווי עדכני ליחידת מדידה (באישור רוא"ח / שמאי) ובהתאם לכללי השמרנות.
נניח שלעסק מוגדר חשבון הוצאות אחד בו נרשמו כל הרכישות למלאי וחשבון מאזני אחד המייצג את שווי המלאי בסוף השנה.
מנהל החשבונות יחשב את ההפרש בין שווי המלאי האחרון מינוס שווי המלאי בספירה הקודמת. שימו לב ששווי המלאי האחרון יכול להיות גדול או קטן מהשווי הקודם.
כעת ירשום פקודת יומן המעבירה את ההפרש לחשבון ההוצאות כך שהיתרה בחשבון המלאי תהיה זהה לשווי האחרון של ספירת המלאי. בהתאם לכך יתעדכן חשבון ההוצאות וישקף את עלות המלאי שנמכר + נאבד השנה.
שימו לב: כל השנה נרשמו תנועות המלאי (מכירה/מלאי מת) בטבלת עזר ואילו שווי המלאי נרשם בפקודת יומן חשבונאית אחת רק פעם בשנה.
העסק המתמשך - הנח"ש רב שנתית
הנחת היסוד בחשבונאות היינה שכל מפעל עסקי מיועד להמשיך את פעולתו ללא הגבלת זמן, כל עוד לא נקבע אחרת.יתרות חשבונאיות יהיו "עד לתאריך" אבל לא "החל מתאריך", כל יתרה מהעבר חייבת להמשיך ולהיספר.
דוח מאזן או פירוט כרטיס (חשבון בודד) יהיה תמיד החל מיום תחילת הפעילות ועד לסוף שנה / רבעון / חודש X (גם דוח רווח והפסד מועבר לחשבון "עודפים" במאזן לאחר הגשתו).
מותר ורצוי לערוך מדידות בין תאריכים (השוואת שנים/רבעונים/חודשים), בכדי לאמוד את התקדמות העסק (הכנסות/רווח/תזרים) - אך דוחות אלו צריכים להיות מתויגים בהתאם.
תקופה חשבונאית
התקופה החשבונאית המקובלת היא שנת "לוח לועזי" שמתחילה ב-1 בינואר ומסתיימת ב-31 בדצמבר של אותה שנה = שנה קלנדרית.חישובי המיסים בעולם נהוגים על פי שנה קלנדרית ולכן דוח רווח והפסד יחושב תמיד על כל שנה (תקופה חשבונאית) בנפרד וממנו תיקבע השומה.
בחברות ציבוריות / גדולות נהוג להוציא דוחות רבעוניים, לאחר פרסום דוח רבעוני "נועלים" את האפשרות לרשום תנועות על טווח התאריכים של הרבעון המדווח (וכמובן ההיסטוריה שלפניו).
דוח רווח והפסד
דוח רווח והפסד מציג את תוצאות הפעילות הכלכלית של העסק לתקופת מדידה נבחרת, בד"כ לשנה קלנדרית אחת (תקופה חשבונאית).תוצאתו הסופית משקפת את הרווח או ההפסד הנקי הכולל שהושג בעסק לאותה תקופה תוך התחשבות בכל הפעילות הכלכלית שבוצעה.
פעילות זו באה לידי ביטוי ב"חשבונות התוצאתיים" - חשבונות ההוצאות וההכנסות (הם נקראים כך משום שההפרש ביניהם הוא תוצאת הפעילות הכלכלית) והדוח בנוי מיתרותיהם, שנצברו במשך אותה התקופה.
את החשבונות התוצאתיים בעסק מסחרי מחלקים לכמה קבוצות שמאופיינות בכמה סוגי פעילות כלכלית מוגדרים: מכירות, רכש סחורה (ו/או חומרי גלם), תפעול, הנהלה, מימון ושונות.
הדוח מיועד להציג בשלבים את הרווח הגולמי, הרווח התפעולי, רווח לפני מסים ורווח נקי (לאחר מסים).
בהייפר קיימת גמישות מלאה בהגדרת מבנה הדוח וחלוקתו לפרקים ולתתי פרקים.
דוח מאזן
המאזן מציג בנקודת זמן מוגדרת את המצב הכספי של העסק, המיוצג על ידי הנכסים ומקורות המימון שלהם - ההתחייבויות.ההפרש בין הנכסים להתחייבויות לגורמי חוץ הוא ההתחייבות לבעלים (הון בעלים, הון עצמי).
המאזן בנוי משני חלקים מאוזנים זה עם זה: חלק המציג את נכסי העסק וחלק המציג את ההתחייבויות לגורמי חוץ ואת הון הבעלים/ההון העצמי.
קבוצות החשבונות המוצגים במאזן נקראים "חשבונות מאזניים". חשבונות אלה מוצגים על פי מידת נזילותם (אפשרות מימושם) בסדר נזילות יורד:
בראש המאזן מוצגים הנכסים שאפשר לממשם בקלות ובמהירות (ראשונים מוצגים המזומנים) ובסופו - הנכסים שקשה לממשם (מבנה, פטנט).
כך גם ההתחייבויות: בראש המאזן מוצגות ההתחייבויות שמועד פירעונן קרוב (שיקים לפירעון) ובסופו, ההתחייבות שמועד פירעונה הוא האחרון (הון בעלים).
בהייפר קיימת גמישות מלאה בהגדרת מבנה הדוח וחלוקתו לפרקים ולתתי פרקים. כך שבאחריות מנהל הכספים / החשבונות שאכן יהיה איזון בין הנכסים להתחייבויות.
עסק בבעלות יחיד
המאפיין העיקרי של עסק זה היינו האחריות הבלתי מוגבלת של בעל העסק. הוא זכאי לקבל את כל הרווחים הנוצרים בעסק ומאידך גם לכסות את כל ההתחייבויות גם באמצעות רכושו הפרטי.שותפות
שותפות היינה ישות עסקית אשר בה שני אנשים או יותר, החוברים יחד במגמה ליצור רווחים באמצעות עשיית עסקים במשותף.היחסים ביניהם הינם יחסים חוזיים היכולים להיווצר כתוצאה מהסכם כתוב או בע"פ.
השותפות יכולה להיות כללית או מוגבלת, אך האחריות במקרה של פשיטת רגל אינה מוגבלת.
חברה בערבון מוגבל
חברה היינה גוף משפטי נפרד מבעליה, כל עוד שפעילותה נעשית בתום לב. במידה והוכחו בבית המשפט רמאות/זדון אזי מתבצעת "הרמת מסך", המאפשרת לתבוע את הבעלים.בעת פשיטת רגל, ממנים כונס נכסים אשר תפקידו להפיק הכנסה מרבית מכל נכסי החברה ואח"כ לחלקה לנושים על פי סדר מוגדר: עובדים שכירים, בנקים, מדינה, ספקים ולקוחות.
קיימים שני סוגים של חברות בערבון מוגבל:
-
חברה בע"מ פרטית -
מספר בעלי המניות המינימלי בחברה זו היינו שניים. החלטות מתקבלות על פי רוב של לפחות 75% מהמניות.
קיימות בה מגבלות לגבי העברת מניות מחבר לחבר. מניותיה של חברה זו אינן נסחרות בבורסה והיא פטורה מפרסום הדוחות שלה בציבור. -
חברה בע"מ ציבורית -
חברה אשר אינה מגבילה את מספר בעלי המניות שלה, אולם חייבים להיות בה לפחות 7 בעלי מניות.
חברה ציבורית רשאית לפנות לציבור בהצעה לקנות ניירות ערך (מניות / אגרות חוב) ובכך לגייס כסף מהציבור.
העברת המניות מחבר לחבר יכולה להתבצע ללא הגבלה. חברה ציבורית מחויבת לפרסם את דוחותיה ברבים.
הנהלת חשבונות - חד צדדית
ע"פ החוק בישראל, מותר לעסק בבעלות יחיד / שותפות להגיש "דוח רווח והפסד" בלבד (פטור מהגשת מאזן).לכן רשאי הבעל העסק לנהל רישום חשבוני פשוט יותר, אוסף רשומות של חובה בלבד על הוצאות או זכות בלבד על רווחים.
תוכנת הייפר אינה תומכת ברישום הנח"ש חד צדדי ולדעתנו זה גם לא מומלץ לבעלי העסקים. רק הנח"ש כפולה מאפשרת "לסגור מעגל" ולדעת את מצב העסק האמיתי כולל אשראי.
הנח"ש כפולה מציפה טעויות, למשל רישום כפול של חשבונית הוצאה לספק אל מול תשלום בודד בכרטיס האשראי / עו"ש. במצב זה יישאר לנו חוב רשום בחשבון של הספק בהייפר.
סקירה פשוטה של מאזן בוחן תציף לנו מקרים לא הגיוניים ותגרום לנו להיכנס לאותם החשבונות, לחקור ולתקן.