ניהול המחאות להפקדה
לאחר שהוצאת קבלות על המחאות שקיבלת, המיועדות להפקדה בחשבון הבנק של החברה / הארגון (שלכם), אתה צריך כלי לניהול מלאי ההמחאות.כל המחאה אמורה להיות מופקדת במועד הפירעון שלה וזהו... אבל במציאות יש גם בקשות להפקיד באיחור או להחליף אמצעי תשלום או המחאות שחוזרות עקב בעיה.
ניהול מלאי ההמחאות מתבצע ישירות בטבלת הקבלות (דרך הכלים שלפניכם כאן) ובנוסף הייפר מנהלת גם טפסי הפקדה אותם ניתן להדפיס (לא חובה) והם שמישים בעיקר למי ששולח את ההמחאות פיזית לבנק (בימינו יותר סורקים / מצלמים).
הוראות הפעלה
החלק העליון של העמוד מכיל שדות לחיתוך התקבולים, הוא רלוונטי רק ללחצן השאילתה. בחלק התחתון נמצאת טבלת התוצאות, זוהי רשימת ההמחאות עליה נעבוד.ביניהם נמצא אזור לחצנים, אותם נסביר בשתי קבוצות: הפקת דוח וביצוע פעולות.
תהליך העבודה בנוי משלושה שלבים עיקריים:
- ביצוע שאילתה עד שמתקבלת רשימת המחאות עליהן תרצה לעבוד.
- בחירת ההמחאות על ידי סימון תיבות (check box) בטור של מספר קבלה (בתפריט קליק ימני קיימים קיצורים לסימון הכל / ביטול סימון).
- בהתאם לסטטוס של ההמחאות שנבחרו, יתאפשרו לך לחצנים לביצוע פעולות.
 הפעל דוח |
ביצוע שאילתה ידנית על פי השדות לחיתוך בחלק העליון של העמוד (קראו בהמשך את ההסבר על השדות). |
|---|---|
| המחאות להפקדה |
הלחצן מפעיל שאילתה מובנית בקוד (אין קשר לשדות החיתוך למעלה).
הייפר תציג את ההמחאות הממתינות להפקדה עד ליום המחרת לפי יום הפירעון שהוזן בקבלה או תאריך הדחייה המאושר במערכת. |
הסבר על טבלת התוצאות
טבלת התוצאות מציגה חלק מהשדות של "מסמך קבלה" (גם מטבלת כותרת קבלה ובעיקר מהפריטים) באפשרותך לעצב את סדר הטורים ולהחביא שדות שאינך רוצה לראות.בראש הטבלה מופיע סיכום של כמות ההמחאות בחלוקה לפי סטטוס הטיפול.
בטור של מספר קבלה מופיעות תיבות סימון (check box). ניתן לבצע פעולות רק על המחאות (שורות) המסומנות ב-V בתיבה שלהן.
נזכיר שתפריט בקליק ימני על הטור יש באפשרותך לסמן את כל התיבות או לבטל סימון בפעולה אחת...
השדות לחיתוך שאילתה ידנית
המערכת מאפשרת לבצע סינון על פי השדות הנמצאים בחלקו העליון של העמוד:| שדה | הסבר |
|---|---|
| החל מתאריך / עד לתאריך | טווח התאריכים עבור הדוח, בהם בוצעה הפקת ההמחאות. |
| החל מסכום / עד לסכום | הגדרת טווח סכומי ההמחאות. |
| מטבע | סינון על פי מטבע ההמחאה. |
| סטטוס טיפול | בחירת סטטוס ההמחאות מתוך רשימה, עבור הסינון. |
| סניף | בחירת סניף מסוים או כלל סניפי הארגון. |
| מספר קופה | סינון על פי מספר הקופה בה בוצעה הפקדת ההמחאה. |
| שם לקוח / מספר לקוח | סינון רשימת ההמחאות על פי פרטי לקוח. |
| מספר קבלה | סינון על פי הקבלה שהופקה להמחאה. |
| פרטי בנק / חשבון | סינון על פי פרטי הבנק ו/או החשבון הנמשך (לפי הפרטים שהוזנו בקבלה). |
| מספר המחאה | איתור המחאה על פי מספר ההמחאה (4 ספרות אחרונות). |
הלחצנים לביצוע פעולה והפקת תיעוד
 שלח המחאות להפקדה |
הלחצן יפתח חלון בו ניתן לבחור את טכנולוגיית ההפקדה וחשבון עו"ש מיועד. לאחר אישור הפעולה יופק טופס בתצוגה מקדימה.
אם אתה שולח את השיקים להפקדה פיזית בבנק, אזי חובה להדפיס את הטופס ולצרף להמחאות. אם אתה מפקיד דרך טלפון חכם / סורק, כדאי להדפיס ולשדך את ההמחאות אל הנייר A4 לאחר הסריקה. |
|---|---|
 משוך המחאות שחזרו |
הלחצן יסמן את השיקים בסטטוס "חזרו" בכל מקרה ויאפס את רישום ההפקדה שלהם. לאחר אישור הפעולה יופק טופס בתצוגה מקדימה.
כעת ההמחאה חזרה למלאי וניתן להפקיד אותה שוב בעתיד או לבצע טופס החזרה ללקוח (בתיק הלקוח עצמו). |
 לדחות |
כאשר מעוניינים לדחות הפקדת המחאה לבנק, מכל סיבה שהיא... הלחצן פותח חלון בו יש לבחור את התאריך החדש להפקדה (עד שנה קדימה, בישראל אפשר להפקיד עד 6 חודשים מיום הפירעון).
לאחר אישור רישום המלאי מתעדכן עם התאריך המבוקש לצד תאריך הפירעון המקורי. שימו לב: הלחצן משמש גם כאפשרות לתיקון רישום של שליחה להפקדה. כלומר לאחר שליחה להפקדה עדיין ניתן להשתמש בלחצן הזה. אז אמנם טופס ההפקדה שהופק ישמר במערכת אבל רישום המלאי יתעדכן וזה מה שחשוב. |
דוגמה לטופס תיעוד פנים
כפי שהיה מקובל בעבר (כאשר שלחנו המחאות להפקדה בסניף), הייפר עדיין מפיקה טופס תיעוד כאשר אין חובה להדפיס אותו.