מסמכים דיגיטליים (PDF)
המודולים השונים מייצרים ללקוחות ולספקים קבצי PDF (כגון חשבוניות ודוחות) הנשלחים אליהם בדואר אלקטרוני, בתהליך אוטומטי בשרת של הייפר.הלשונית הזאת מספקת לך גישה לכל הקבצים, כולל האפשרות להציג / לשמור במחשב המקומי וכמובן לשלוח שוב בדוא"ל.
הסבר טכני אודות הצפנה וחתימה
קיימים שלושה סוגי תכנים, כולם בפורמט PDF:-
מסמך גלוי וחתום דיגיטלית: חשבונית מס, חשבונית זיכוי, קבלה, משיכה, טופס ביצוע עסקה, הזמנה ועוד.
החתימה הינה פרטנית לכל ישות משפטית. אנו ממלאים אחר דרישות הרשויות באופן מחמיר, בהייפר אין דבר כזה חתימה ציבורית של התוכנה...
באפשרותכם להתקין קובץ PFX שלכם (מנפיק מזוהה או פרטי) או לרכוש מאיתנו חתימה ל-10 שנים. -
מסמך מוצפן עם סיסמה: כל דוח, תצהיר או טופס המכיל מידע רגיש (מספר זהות, תאריך לידה, מצב משפחתי, כלכלי ועוד).
מסמך מוצפן אינו יכול להיות חתום כמו בסעיף הקודם, המנגנונים מתנגשים.
מסמך מוצפן יכול לכלול "הגנה" מפני הדפסה, אין לסמוך על זה באמת (יותר כמו בקשה שלא להדפיס). - מסמך גלוי ופתוח: במוצר המדף אין שימוש בזה, אבל התשתית מונחת לטובת פיתוחים פרטיים שלכם.
הסבר אודות השדות בטבלה
החלק הזה חשוב גם למשתמשים הפשוטים במערכת... אנו מביאים כאן את השדות שאינם מובנים מאליהם:| שם השדה | תיאור |
|---|---|
| כותרת המסמך | השדה הזה מכיל את כותרת המסמך בהודעת הדוא"ל שנשלחה ללקוח (בשפת הלקוח) וגם בפורטל השירות העצמי. |
| סטטוס |
|
| מועד ביצוע עיבוד (מקדים) |
מתי בוצעה הצפנה או חתימה על ה- PDF בשרת של הייפר, כפי שהוסבר בכותרת הקודמת לעיל.
השדה הזה הוא דגל ביצוע, בכדי למנוע מהשרת להצפין / לחתום פעמיים. |
| כתובת הדוא"ל שאליה נשלח המקור | השדה יכול להכיל רשימת כתובות דוא"ל אליהן ממוען הקובץ. אם ריק אזי אין שליחה בדוא"ל - גם לא ל- Sandbox ! |
| אישור שליחה מהשרת | האם ומתי בוצעה שליחה בשרת הדואר (תאריך ושעה UTC ללא אזור זמן). |
|
מועד הורדה ראשונה UTC
מועד הורדה אחרונה UTC |
ברירת המחדל של הייפר היא לשלוח ללקוח דואר עם תוכן HTML אשר מזמין אותו להוריד את הקובץ בלחיצה על קישור.
כלומר קובץ ה- PDF אינו מצורף להודעה (חוסך משקל / עומס בכל המערכות). יתרון מהותי של השיטה הזאת הוא מעקב אחר הלקוח - אם ומתי ניגש לקובץ. תאריך ושעה UTC ללא אזור זמן. |
| מצורף בדוא"ל |
בהמשך לשדה הקודם, האם קובץ ה-PDF מצורף לדוא"ל שנשלח ללקוח. במידה וכן, אז אי אפשר לעקוב האם ומתי הלקוח פתח את הקובץ...
באפשרות מנהל המערכת לבחור (בהגדרות השרת של הייפר) האם לצרף את הקבצים להודעות הדואר: הגדרה ראשונה עבור חתומים וגלויים והגדרה שניה עבור מוצפנים. |
| נגישות | האם הלקוח זקוק לעזרי נגישות בקריאה ? הנושא מוסבר טכנית בהמשך העמוד. |
| תבנית גוף ההודעה | שם תבנית מתוך הטבלה hyp_Website Text כולל שפת הממשק. אם ריק אזי תבנית גנרית של הייפר. זהו לא תוכן ההודעה ! |
| נשלח מתיבת הדוא"ל |
מאיזו תיבת דואר לשלוח החוצה ? אם ריק אז לפי ברירת המחדל של שרת הייפר (ראו הגדרות שרת בתפריט הראשי).
ערך השדה יהיה כתובת מלאה של תיבת דואר (של משתמש או ציבורית). |
הוראות הפעלה
אז לאחר שלמדת את השדות בטבלה, באפשרותך לבחור שורה (קובץ) בטבלה ואז ללחוץ על אחד מהלחצנים הבאים: הצג את תוכן הקובץ |
הייפר מורידה את הקובץ למחשב שלך וקוראת ליישום הצגת PDF ברירת מחדל. |
|---|---|
 שלח שוב |
הלחצן מעדכן את השדה "סטטוס" ל- "ממתין בתור" וקורא לשרת הייפר לטפל בו. בד"כ הלחצן משמש לשליחה חוזרת אבל אם במקרה לא בוצעה חתימה / הצפנה, אזי היא תבוצע כעת. |
 שלח בדוא"ל |
פותח חלון שליחת דואר (ידני) עם הקובץ מצורף. מאפשר לך לשלוט בתוכן ההודעה וכו'. |
 הורד קובץ |
הורדת הקובץ לדיסק המקומי, במחשב שלך. |
 רענן רשימה |
טעינה חוזרת של טבלת המסמכים... |
למנהלי המערכת
תחום הנגישות - עזרי קריאה במחשב
הלקוחות יכולים לגשת לגרסת HTML של מסמכי המקור דרך הפורטל של הייפר. מדובר במוצר הדורש תשלום מנוי נוסף וכו.לטובת לקוחותינו אשר לא מפעילים אתר פרטי, להייפר יש אתר ציבורי בדומיין statements.sye.co.il המאפשר גישה מאובטחת למסמכים / HTML תחת הלוגו של sye software.
אנו מספקים גרסה נגישה חינם רק למסמכים הבאים ממוצר המדף: הזמנות, חשבוניות, קבלות ומשיכות.
מודולים אחרים או שאינם חלק ממוצר המדף של הייפר, דורשים פיתוח נגישות (גרסת HTML של כל טופס) בתשלום.
רשימת תכנים לגוף הדוא"ל
מוצר המדף מכיל תבנית שליחת דואר עם מסמך PDF מצורף. הטקסט הוא גנרי וקצר.מנהל המערכת יכול לקבוע את הטקסט לגוף ההודעה ולכותרת (נושא) שלה באמצעות ממשק רכיבי טקסט.
בממשק ניתן לשלב שדות מרשומת הלקוח או הספק, בגוף ההודעה, לפי התבנית הבאה:
{#db field name}
לדוגמה
{#Client Full Name} {#ID Number}
עבור כל הערכים שלהלן, השדה "מטרת התוכן" ("Purpose") נדרש להיות "תבנית דואר לשליחת מסמך PDF".
להלן רשימת תבניות אפשריות להטמעה:
| שם המסמך / מודול | מזהה תוכן (עליך להוסיף שפה בסוף) | חתום או מוצפן |
|---|---|---|
| חשבונית מס דיגיטלית | Tax Invoice Mail Message | חתום |
| חשבונית (מס) זיכוי דיגיטלית | Credit Tax Invoice Mail Message | חתום |
| קבלה | Receipt Mail Message | חתום או מוצפן |
| משיכה / החזר | Refund Mail Message | חתום או מוצפן |
| דוח תנועות בחשבון (כרטסת) | Printed Account Journal by Mail | מוצפן |
| טופס ניכוי מס במקור ללקוח / ספק (856, 867) | Tax Deduction Yearly Certificate | מוצפן |
| דוח פעילות ויתרות לקוח (מודולים של ברוקרים) | Financial Activity Statement | מוצפן |
| חוזה הלוואה | Loan Provider Contract Mail | מוצפן |
| חוזה פיקדון - התחלה | Interest Bearing Deposit Form | חתום |
| חוזה פיקדון - סיום (פירעון) | Interest Bearing Deposit Closed | חתום |
| טופס (חוזה) עסקת מטח | Foreign Exchange Trade Mail | חתום |
| טופס (חוזה) עסקה במטבע דיגיטלי | Crypto Exchange Trade Mail | מוצפן |
| תבנית כללית המלווה כל קובץ PDF פתוח (אינו מוצפן או חתום) | General Open PDF Mail Message | מסמך פתוח |
| תבנית כללית המלווה כל קובץ PDF חתום | General Signed PDF Mail Message | חתום |
| תבנית כללית המלווה כל קובץ PDF מוצפן | General Encrypted PDF Mail Message | מוצפן |
להלן מספר דוגמאות:
Tax Invoice Mail Message_Heb
,
General Encrypted PDF Mail Message_Heb
,
General Signed PDF Mail Message_Heb
שים לב:
שלושת התכנים האחרונים בטבלה מאפשרים לך להגדיר פעם אחת ניסוח לכל סוגי המסמכים - במידה ולא נמצא תוכן מהרשימה עד כה (עדיפות אחרונה).
האפשרות הזאת עדיין מחליפה את הטקסט ברירת המחדל מהקוד של הייפר.
הכנת חתימה דיגיטלית - לפי דרישות רשות המיסים
החתימה צריכה לכלול את הנתונים הבאים:- שם הגורם שעבורו הופקה התעודה - שם העסק/שם מנהל החשבונות האחראי/שם המנכ"ל וכו'.
- שם העסק או שם החברה בפועל + מספר עוסק / ח.פ.
- עיר משכן של העסק/חברה.
- קידומת בת שתי אותיות גדולות למדינה בה שוכן העסק (לישראל נזין IL).
- כתובת הדוא"ל של הגורם שעבורו הופקה התעודה (אותו הגורם המצוין בשדה הראשון).
את הקובץ ה- PFX יש להתקין בסמוך ל- exe של יישום צד השרת. את הסיסמה מגדירים בקובץ ה ini המקומי ובכך נמנעת חשיפה של החתימה בתחנות הקצה (הכל קורה בשרת).