הזמנות

מערכת ההזמנות של תוכנת הייפר, מרכזת את כל פעילות ההזמנות של הלקוח ומלווה את המשתמש לאורך תהליך ההזמנה החל מיצירתה ועד שליחתה לייצור. המערכת מציגה בפני המשתמש את כל המידע הנוגע להזמנות קיימות ולהזמנות מהעבר וכוללת: יצירת הזמנה חדשה, הגדרת תקנות עבור מוצרים וחיובים, חיפוש הזמנות, תמחור המוצר וחלקיו, עריכת מפרט ההזמנה, מתן הצעת מחיר והנחות, אישור ההצעה או דחייתה על ידי הלקוח ושליחה לייצור.

בהייפר מאמינים בפשטות ובייעול תהליכים ועל כן תהליך ביצוע ההזמנה הינו פשוט ומתבצע על פי התרשים הבא:

מבוא

עם פתיחת מסך ההזמנות, יסומן רקע תחום העבודה במערכת בצבע. מסך ההזמנות מציג בטבלה את ריכוז ההזמנות לפי אפשרויות התצוגה המופיעות בראש הטבלה:

• הזמנות והצעות מחיר – הצגת כלל ההזמנות והצעות המחיר הפתוחות שעדיין לא סופקו ללקוח.
• מסמכים מבוטלים – הצגת כלל ההזמנות והצעות המחיר המבוטלות והזמנות שפג תוקפן (בהתאם לתוקף שנקבע בהזמנה).
• כל המסמכים – הצגת כלל ההזמנות, הצעות המחיר הפתוחות והמבוטלות של הלקוח.

במרכז חלון זה, מוצגת הטבלה המרכזת את כלל ההזמנות בהתאם לסוג התצוגה שנבחר. לחיצה כפולה על הזמנה, תפתח את טופס הזמנה / הצעה. בתחתית העמוד יוצגו פרטים נוספים עבור שורת הזמנה המסומנת בטבלה. ניתן להוסיף שדות מידע נוספים בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון.

לצד מספר ההזמנה מוצג סטאטוס ההזמנה באופן הבא:

• הצעת מחיר - הסטאטוס בו נמצאת ההזמנה לאחר יצירת הצעת מחיר.
• הזמנה מאושרת עקרונית - הלקוח אישר באופן עקרוני את ההזמנה, ללא מסמך חתום או תשלום.
• בוטלה בשלב הצעת המחיר - ההזמנה בוטלה בשלב הצעת המחיר. לאחר קביעת סטאטוס זה ניתן לשנותו חזרה לסטאטוס "הצעת מחיר".
• בוטלה לאחר אישור עקרוני - כאשר בוטלה ההזמנה לאחר מתן אישור עקרוני. לאחר קביעת סטאטוס זה ניתן לשנותו חזרה לסטאטוס "הזמנה מאושרת עקרונית".
• נשלחה לייצור / ביצוע - ההזמנה נשלחה לייצור לאחר אישורה.

הצעת מחיר חדשה

בלחיצה על לחצן הצעת מחיר חדשה, ייפתח טופס הזמנה / הצעה חדשה. לפרטים נוספים אודות בניית טופס הזמנה / הצעה, לחץ כאן.

מנהל המערכת יכול לעדכן בהתאם לדרישות הארגון, שדות חובה אשר ימולאו על ידי יוצר ההזמנה עוד בטרם ההפניה לטופס ההזמנה החדש. פעולה זו משמשת לצורך בקרה ווידוא ששדות מסויימים אכן ימולאו. על מנת להגדיר את שדות אלה, יש להיכנס ליסודות המערכת, לענף Orders, ולהגדירם בשדה "רשימת שדות לחלון יצירת הצעה/הזמנה חדשה".

טופס ההזמנה הינו בסיס התקשרות כלכלית וחוזית למול לקוח במערכת הייפר. באמצעות טופס ההזמנה ניתן לבצע תהליכים מורכבים המקשרים את מערכת הCRM למערכת ה ERP. הפעילות במערכת כוללת את שרשרת הייצור ותפ"י, הנהלת חשבונות, תמחור מוצרים וחלקי מוצר, יצירת משימות הנוגעות להזמנה, קביעת תנאי תשלום, מתן הנחות ועדכון תנאים ועוד.

קבע סטאטוס הצעה/הזמנה

שימוש בלחצן קבע סטאטוס הצעה / הזמנה פותח את חלון קבע סטאטוס הזמנה / הצעה. בחלון זה מוצגים פרטי ההזמנה וכמו כן לחצני פעולה באמצעותם ניתן להגדיר את סטאטוס ההזמנה ולקדם/לעצור את שלבי תהליך ההזמנה.

ניהול הזמנה קיימת

לחיצה כפולה על שורת הזמנה, תפתח את טופס הזמנה / הצעה. בהתאם לסטאטוס ההזמנה, ניתן לערוך נתונים, להוסיף / לגרוע מפרטי ההזמנה, לעדכן את שרשרת האישורים, לעדכן מידע לשימוש פנימי, לנהל ולעדכן את הייצור ולעקוב אחר השינויים והעדכונים שבוצעו בהזמנה.