טופס הזמנה / הצעה
טופס הזמנה / הצעה הינו בסיס התקשרות כלכלית וחוזית מול לקוח. טופס ההזמנה / הצעה כולל את פרטי ההזמנה לרבות מוצרים, שירותים, מחירים ותנאי תשלום.
מבוא
טופס הזמנה / הצעה במערכת הייפר מאפשר לבצע תהליכים מורכבים המקשרים את מערכת ה CRM למערכת ה ERP. הפעילות במערכת כוללת את שרשרת הייצור ותפ"י, הנהלת חשבונות, תמחור מוצרים וחלקי מוצר, יצירת משימות הנוגעות להזמנה, קביעת תנאי תשלום, מתן הנחות ועדכון תנאים ועוד.
בראש מסך זה יופיעו שדות המציגים את מספר ההזמנה, סניף, שם הלקוח, טיפוס ההזמנה, סטאטוס ההזמנה וסך כל ההזמנה בש"ח. שדות אלו מתעדכנים אוטומטית בהתאם לעדכונים בגוף ההזמנה (ניתן להוסיף שדות בהתאם לצרכי המשתמש). שדה טיפוס ההזמנה ניתן לשינוי עד לאישורה של ההזמנה על ידי הלקוח.
במרכז העמוד ישנו כל המידע הנוגע להזמנה. על מנת ליצור סדר וארגון בבניית ההזמנה, מחולק טופס ההזמנה ללשוניות הבאות:
- כותרת ההזמנה - הלשונית הראשית בה מוגדרים נתוני ההזמנה הכוללים נושא, יעד ההזמנה, תנאי תשלום ואספקה והערות. הסבר נוסף על לשונית זו בסעיף הבא.
- פריטי ההזמנה - בלשונית זו יעודכנו כל הפריטים והמוצרים עבור הזמנה זו. למידע נוסף לחץ כאן.
- שרשרת אישורים (לשונית הזמינה בהתאם להגדרה ביסודות המערכת) - שרשרת פעולות נדרשות להמשך תהליך ההזמנה. למידע נוסף לחץ כאן.
- לשימוש משרדי - רישום פרטים ותקנות לשימוש פנימי. למידע נוסף לחץ כאן.
- ייצור - ריכוז כלל פרטי וחלקי ההזמנה הנדרשים לייצור. למידע נוסף לחץ כאן.
- יומן שינויים - ריכוז השינויים של טופס ההזמנה, המאפשר מעקב אחר כל שינוי שבוצע בהזמנה, מרגע יצירתה. למידע נוסף לחץ כאן.
כותרת ההזמנה
בלשונית הראשית בטופס ההזמנה, ירשמו כל פרטי ההזמנה העיקריים, אשר יופיעו גם בטופס ההזמנה המודפס. שדות לשונית זו כוללים את נתוני ההזמנה הכלליים ומפורטים בתחתית עמוד הדרכה זה. ניתן להוסיף שדות נוספים בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. ישנם מספר שדות בעלי חשיבות יתרה המפורטים לעיל:
| שדה | הסבר |
|---|---|
| נושא | כותרת ההזמנה. כותרת זו תסייע בזיהוי ואיתור ההזמנה בהמשך. |
| דברי פתיחה / סיום | הערות עבור טופס ההזמנה אשר מופיעות מעל טבלת הפריטים ומתחתיה, בהתאמה. |
| ההצעה בתוקף ל-X ימים | קביעת תוקף עבור הצעת המחיר ללקוח. עם חלוף מועד זה, תבוטל הצעת המחיר ולא יתאפשר המשך תהליך ההזמנה והמכירה עבור הצעה זו. ניתן לחדש את פרטי הצעת המחיר זו ולאפשר את תוקפה מחדש. |
| תנאי תשלום |
בשדה זה יש להגדיר את תנאי התשלום עבור הלקוח. תנאים אלו יהוו ברירת מחדל בכל הזמנה של הלקוח. יש לבחור את תנאי התשלום מתוך הרשימה הנתונה:
|
לחצני פעולה
בחלקו התחתון של העמוד נמצאים מספר לחצני פעולה הנוגעים להזמנה זו.
 הדפס הזמנה |
דוח סיכום ההזמנה המרכז את פרטי ההזמנה המלאים. ניתן להדפיס את ההזמנה, לשלוח בדוא"ל או לשמור כקובץ PDF. שים לב - בראש הטופס המודפס יופיע סטאטוס ההזמנה: הצעת מחיר / הזמנה מאושרת עקרונית / נשלחה לייצור. לאחר אישור ההזמנה, יופיע גם מספרה לצד הסטאטוס. |
 משימות פתוחות |
מציג את כל המשימות הפתוחות המקושרת ללקוח. |
 משימה חדשה |
יצירת משימה חדשה המקושרת ללקוח. למידע נוסף לחץ כאן. |
 פתח חוזה / אפיון מצורף |
נפתחות שתי אפשרויות:
|
כמו כן, לחצן 
אפשרויות נוספות מאפשר את ביצוע הפעולות הבאות, בהתאם לסטאטוס ההזמנה:
 קבע סטאטוס הצעה / הזמנה |
פתיחת חלון קבע סטאטוס הזמנה. |
|---|---|
 שכפל מסמך זה לכדי הצעת מחיר חדשה |
שכפול פרטי ההזמנה אל הזמנה חדשה שתפתח. בבחירת אפשרות זו יקפוץ חלון בקשת אישור. |
| צור גרסה חדשה או פיצול כמותי להזמנה זו |
יצירת הזמנה חדשה הממוספרת עם אותו מספר בתוספת הגרסה (הזמנה 230.01). כעת ניתן לערוך את שתי ההזמנות ולמחוק / להוסיף פריטים בהתאם לצורך. |
 בטל את כל ההנחות |
ביטול כלל ההנחות בהזמנה. פעולה זו תקפה עבור הפעולות: קבע הנחה לכל ההזמנה" ו- קבע מחיר "סופי לכל ההזמנה". |
 קבע הנחה לכל ההזמנה |
קביעת אחוז הנחה לסכום ההזמנה הכולל. |
 קבע מחיר סופי לכל ההזמנה |
קביעת מחיר סופי להזמנה. מחיר זה יבטל את מחיר ההזמנה הקיים. |
 החל מחדש את תנאי מועדון הלקוחות |
הפעלת תנאי והטבות מועדון הלקוחות. |
 בטל תנאי מועדון הלקוחות |
ביטול תנאי והטבות מועדון הלקוחות. |
 יבוא דברי פתיחה וסיום |
יבוא דברי הפתיחה והסיום עבור שדות אלו מתבניות אשר הוגדרו ב"יסודות המערכת" בלשונית Orders Header & Footer לפי השם שנכתב בשדה "כותרת ידידותית". דברי הפתיחה ימוקמו בטופס ההזמנה מעל טבלת פרטי ההזמנה ודברי הסיום ימוקמו מתחת לשורת תוקף ההצעה (מתחת לטבלת המוצרים). כמו כן יבוצע יבוא של קבצים אשר הוספו לתבנית זו. |
תצוגה מקדימה של טופס הזמנה / הצעה
שים לב - כברירת מחדל, יופיעו על טופס ההזמנה ערכי השדות הבאים:
- פרטי הלקוח - הכוללים שם, פרטי זיהוי, פרטי התקשרות.
- פרטי המוצרים - מספר קטלוגי, שם המוצרים, כמות, יחידות מידה, מחירים, מטבע המכירה, מע"מ.
- תנאי תשלום - תנאי התשלום עבור ההזמנה הכוללים את סוג התשלום, כמות התשלומים שאושרו, חודשי אשראי ותאריך פירעון.
- דברי פתיחה - הערת כותרת עבור ההזמנה. (מופיעה מעל טבלת הפריטים בטופס ההזמנה).
- דברי סיום והערות - הערות סיכום עבור ההזמנה. (מופיעה מתחת לטבלת הפריטים בטופס ההזמנה).
- מדיניות החלפת מוצרים - המדיניות כפי שהוגדה ביסודות המערכת בלשונית Agencies, עבור השפה המקומית. המדיניות עבור הזמנה בינ"ל מוגדרת ביסודות המערכת בלשונית Global & Basic Settings .
באמצעות לחצן הדפס הזמנה, ניתן לראות תצוגה מקדימה של טופס ההזמנה טרם הפקתה.
