ביקורת פקודות יומן

הייפר הינה מערכת פתוחה, יש לה API ובעיקר מערכת תיכנות המאפשרת לארגון לכתוב קוד אשר מעדכן את פקודות היומן (רק חשבוניות מס וזיכוי מוגנות מתסריט זה).
בשל כך נוצר צורך לספק מערכת בקרה למנהל הכספים ולרוא"ח מבקר. הפעילו את שני הדוחות, לפני סגירת תקופה חשבונאית (רבעונית / שנתית) או לאחר יצירה חריגה של פקודות יומן.
המסך מחולק לשתי לשוניות:
  • בחינת תוכן פקודות יומן לבדיקות חשבונאיות של תוכן הפקודה.
  • כפילויות וביטולים לאיתור כפילויות בין האחסון הפעיל לארכיון או כפילויות שנוצרו בעקבות "תיקון פקודה" ידני (אחת מבוטלת ואחת רשומה).

הוראות הפעלה

1. בחרו את הלשונית המתאימה לבדיקה שברצונכם לבצע.
2. מלאו פרמטרים לפי הצורך ולחצו על הפעל דוח בלשונית הפעילה.
3. עברו על השורות שהתקבלו, פתחו פקודת יומן בדאבל-קליק ובדקו את המסמך ואת הרישום המקורי.
4. לאחר תיקון ידני (או דרך קוד/API), הפעילו שוב את הדוח כדי לוודא שההתראה נעלמה.

כפילויות וביטולים

לשונית זו בודקת את כל פקודות היומן באחסון הפעיל ובארכיון. אחסון מחוקים אינו נבדק.
אין בלשונית זו סינון לפי טווח תאריכים. מטרתה למצוא קשרים כפולים העלולים לגרום להצגה כפולה, לקישור שגוי למסמך או לקושי בביקורת.
דאבל-קליק על שורת תוצאה פותח את פקודת היומן.

הפעל דוח סורק את האחסון הפעיל ואת הארכיון ומציג את ההתאמות החריגות.
יצוא נתונים מייצא את תוצאות לשונית הכפילויות. הכפתור מוצג רק לאחר שהתקבלו תוצאות.
מחיקת פקודות יומן כפולות שבוטלו לאחר אישור, הפעולה מעבירה לאחסון מחוקים רק פקודות המסומנות בדוח ככפילות מבוטלת.
הפעולה אינה מוחקת את הפקודה הפעילה ואינה מטפלת בכפילויות מסוג אחר. יש לבדוק את כל המקרים לפני אישור הפעולה.

סוגי ההתראות

השדה "מספר מקרה" מחבר בין שתי שורות מאותו מקרה: לדוגמה, שורה שמספרה 4 והשורה 4.1 שייכות לאותה התאמה.
תיאור התקלה מה המשמעות פעולה מומלצת
Duplicate Entry ID אותו מספר פקודת יומן נמצא גם באחסון הפעיל וגם בארכיון. מספר פקודה אמור להיות חד-ערכי בין שני האחסונים. פתחו את שתי הפקודות ובדקו איזו מהן אמורה להישאר באחסון המתאים.
אין להשתמש בכפתור מחיקת כפילויות מבוטלות עבור התראה זו, אלא אם הפקודה מסומנת במפורש גם ככפילות מבוטלת.
Duplicate Module Link נמצאו באחסון הפעיל ובארכיון פקודות בעלות אותו מודול יוצר ואותו קישור לרשומת המודול.
המשמעות היא ששתי פקודות מצביעות לאותו מסמך או אירוע מקור, אחת בכל אחסון. 		פתחו את שתי הפקודות ואת מסמך המקור.
בדקו אם אחת מהן נוצרה או הועברה בטעות, והחליטו על התיקון החשבונאי והתחזוקתי המתאים.
Duplicate Reference Document נמצאו פקודות בעלות אותו סוג מסמך מקור ואותה אסמכתה, וכן אותו מודול וקישור לרשומת המודול, באחסון הפעיל ובארכיון. בדקו שהאסמכתה, סוג המסמך וקישור המודול מתאימים למסמך המקור.
מדובר בהתראה המחייבת החלטה ידנית; אין למחוק פקודה פעילה רק משום שהופיעה התאמה.
Cancelled duplicate in Normal
Active duplicate in Normal
or Archive 		בתוך אותו אחסון נמצאה פקודה מבוטלת ופקודה פעילה בעלות אותו מודול יוצר ואותו קישור לרשומת המודול.
מצב זה עשוי להיווצר כאשר מתקנים פקודת יומן דרך ממשק תיקון, והפקודה המקורית מסומנת כמבוטלת אך נשארת באותו אחסון. 		פתחו את הפקודה המבוטלת ואת הפקודה הפעילה באותו מספר מקרה.
ודאו שהפעילה אכן מכילה את התיקון הנדרש ושאין צורך בפקודה המבוטלת.
לאחר אימות, ניתן להשתמש בכפתור מחיקת פקודות יומן כפולות שבוטלו.
הפעולה תעביר רק את השורות המבוטלות המתאימות לאחסון מחוקים.

בחינת תוכן פקודות יומן

לשונית זו בודקת את תוכן פקודות היומן: קיום חשבונות, איזון, מטבעות, שערי המרה, מע״מ, תאריכים וסכומים. התיקון של התראות בלשונית זו הוא ידני בלבד, ברשומת פקודת היומן.
דאבל-קליק על שורה פותח את פקודת היומן. כאשר מדובר ברצף פקודות ("פקודה מורכבת"), תיפתח הפקודה הראשונה ברצף.


הפעל דוח מבצע את בדיקות התוכן לפי האפשרויות שנבחרו.
יצוא נתונים מייצא את תוצאות הלשונית לגיליון אלקטרוני. הכפתור מוצג רק לאחר שהתקבלו תוצאות.

אפשרויות להפקת הדוח

שם השדה תיאור
החל מתאריך ועד לתאריך מגביל את הבדיקה לטווח תאריכים. אם שני השדות ריקים, הדוח בודק את פקודות היומן באחסון ה-"הווה" (current) ללא הגבלת תאריך.
שאילתה לפי קובע איזה תאריך מושווה לטווח: תאריך רישום, תאריך תזרים או מועד יצירת הפקודה.
בדקו שער המרה מפעיל בדיקה של שערי המרה מול השער היציג המוגדר במערכת. הבדיקה מתאימה למטבעות פיאט; מטבעות קריפטוגרפיים אינם נבדקים בה.
התראה על רישום פקודה באיחור מעל מספר ימים ערך גדול מאפס מפעיל בדיקת רישום מאוחר. הדוח יתריע כאשר מועד יצירת הפקודה מאוחר במספר הימים שהוגדר מתאריך הרישום או מתאריך התזרים שלה.
בחן איזון מט״ח כמותי מפעיל שתי בדיקות מט״ח נוספות: רישום מטבע זר מול חשבון סטטי ואיזון כמותי של מטבע זר בתוך הפקודה.
שיטת העבודה הזו מתאימה למוסדות כספיים בעלי איפיון יחודי. הבדיקה אינה רלוונטית למרבית הארגונים.
כלול פקודות מבוטלות בשאילתה כאשר האפשרות מסומנת, גם פקודות שבוטלו נכללות בבדיקות התוכן.

פירוט ההתראות

השדה תיאור התקלה מפרט את הצד, החשבון, המטבע או ההפרש שגרמו להתראה. אותה פקודה יכולה להופיע עם יותר מהתראה אחת.
התראה מה נבדק מה לבדוק ולתקן
חשבון חסר בכל צד חובה וזכות שבו קיים סכום, הדוח בודק שהחשבון או הישות הרשומים בפקודה קיימים במערכת. פתחו את הפקודה ובדקו את מספר החשבון המופיע בתיאור התקלה. תקנו את החשבון, או שחזרו את כרטיס החשבון או הישות אם נמחקו בטעות.
חוסר איזון הדוח מסכם את צד החובה ואת צד הזכות במטבע הנהלת החשבונות. הפרש של לפחות 0.03 מסומן כהתראה. העמודה עשויה להציג גם צד אחד, כאשר אחד הצדדים ריק, או סכום אפס, כאשר שני הצדדים אפס. בדקו את כל שורות החובה והזכות של הפקודה או הרצף. ודאו שסכומי ההעברה, שערי ההמרה והצד החשבונאי נכונים. אין לאזן פקודה באמצעות סכום מלאכותי ללא הנחיה חשבונאית.
מטבע זר לא מוגדר נמצא מטבע בפקודה שאינו קיים ברשימת המטבעות של המערכת. ודאו את קוד המטבע. תקנו הקלדה שגויה, או הגדירו את המטבע במערכת לפני השימוש בו.
בדקו שער המרה שער ההמרה בפקודה שונה ביותר מ-20% מהשער היציג של אותו מטבע בתאריך הפקודה. השוו למסמך המקור ולשער הרלוונטי לאותו יום. בדקו גם אם נבחר תאריך רישום או מטבע שגויים.
מט״ח לחשבון סטטי נרשם מטבע זר לחשבון הנהלת חשבונות סטטי, כגון חשבון כללי, הכנסה, הוצאה או מע״מ. זו בדיקה אופציונלית ע"פ מדיניות הארגון.
אין נזק חשבונאי, הייפר סופרת את הפקודות הללו בערך השקלי שלהן (סכום*שער) באותם החשבונות.
נרשם באיחור או תאריך תזרים חסר הדוח מתריע תמיד אם חסר תאריך תזרים.
בנוסף, אם הוגדר מספר ימים להתראה, הוא משווה את מועד יצירת הפקודה לתאריך הרישום ולתאריך התזרים.
* פקודות שנוצרו על ידי תהליך Import אינן נכללות בהשוואת האיחור. 		השלימו תאריך תזרים חסר.
בהתראת איחור, בדקו אם התאריך משקף את האירוע הכלכלי ואת מדיניות הסגירה החשבונאית, ותקנו רק לאחר אישור הגורם המוסמך.
חסרה הפרדת מע״מ בפקודה שבה מופיע חשבון הכנסה או הוצאה המקושר לחשבון מע״מ, הדוח בודק שקיימת באותו צד גם שורת מע״מ.
לקוחות או ספקים המסומנים כפטורים ממע״מ אינם יוצרים התראה זו. 		בדקו את מסמך המקור, את שיעור המע״מ ואת הגדרת החשבון.
אם העסקה חייבת במע״מ ומסמך המקור תקין - הוסיפו או תקנו את שורת המע״מ בהתאם לכללי החברה והדיווח.
* בד"כ מדובר בהגדרות ראשיות שהשתנו ולא בחוסר התאמה בין המסמך לפקודה.
סכום שלילי נמצא סכום העברה שלילי באחד מצדי החובה או הזכות.
לפי האיפיון של הייפר אסור להזין סכומים שליליים אבל היא יודעת לחשב אותם במאזנים ובדוחות. 		בדקו אם הצד החשבונאי הוזן הפוך או אם הסכום הוקלד בסימן שגוי.
מה מקור הפקודה ? בד"כ API שצריך לתקן.
חוסר איזון מט״ח כמותי לכל מטבע בפקודה נבדקת התאמה בין כמות המטבע בצד החובה לכמות המטבע בצד הזכות.
הפרש של לפחות 0.03 מסומן כהתראה. 		בדקו את כמות המטבע בכל צד, את שערי ההמרה ואת אופן רישום העסקה.
זו בדיקה אופציונלית המתאימה בעיקר לחברות המנהלות יתרות מטבע כמותיות.