סקירת מסמכי מכירות

דוח לצפייה בתוכן מסמכי מקור אשר הופקו בהייפר, עם אפשרות יצוא לגיליון. עם הזמן שילבנו בו פתרונות נוספים:

אפשרות להדפסת עותקים של מסמכים בעברית (דרישה של רשות המיסים, על מסמכים בינ"ל במקרה של ביקורת), או אם אלו הופקו כדיגיטליים במקור ("מסמך ממוחשב").
אפשרות להפקת רצף עותקים של מסמכים בקובץ PDF אחד או הדפסה אחת ללקוח (אם בחרתם לקוח בודד בעת הפקת הדוח).
כלי לתיקון שדות דיווח רגולטוריים, בעיקר בתחום מניעת הלבנת הון.

הוראות הפעלה

ראשית שים לב לאיזור השדות בראש העמוד. אלו השדות להגבלת טווח השאילתה של המסמכים, ניסקור אותם בהמשך ההדרכה.
תוצאות הדוח מחולקות ללשוניות, אחת לכל סוג מסמך ועוד אחת לממשקי הסליקה. כעת נסביר את לחצני ההפעלה בעמוד:

הפעל דוח	הלחצן מבצע את השאילתה מול מסד הנתונים עבור כל הטבלאות. בסיום הפעולה, כל לשונית תכיל בסוגריים את כמות המסמכים אשר נמצאו. עבור כל כותרת מסמך שתבחר בטבלה העליונה, תיטען טבלת הפריטים בטבלה התחתונה.
יצא נתונים	הלחצן מייצא את צמד הטבלאות לפי הלשונית שכרגע בפוקוס.
הדפס העתקים ע"פ לשונית נבחרת	הלחצן רלוונטי למסמכי המקור (חבוי בסליקות). עליך לסמן בתיבות הבחירה (checkbox) את המסמכים אותם ברצונך להפיק. הייפר תייצר עבודת הדפסה אחת עם כל העתקי המסמכים שנבחרו, תוכל לייצא ולשלוח את כולם בקובץ PDF אחד או להדפיסם. לפי דרישת רשות המיסים, מסמכים של לקוחות מחו"ל יודפסו בשפת ניהול ספרים (עברית בישראל) למעט טקסט חופשי אשר הוזן במקור בשפה זרה. בכדי לתת מענה לריכוז מסמכי מקור עבור לקוח ספציפי, הוספנו לוגיקה סביב השדה "מספר לקוח" בטווח השאילתה: אם השאילתה נעשתה על לקוח מסויים, אזי הדפסת המסמכים תהיה בשפה של הלקוח כפי שנעשה במקור.

חיתוך הנתונים ואיתור מסמך

להלן הסבר אודות השדות בראש העמוד:

שם השדה	תיאור
החל מתאריך ועד לתאריך	טווח התאריכים שבו הופק מסמך המקור (השדה "מועד הפקת מקור"), בהתעלמות משעת הפקת המסמך. ברשומות סליקה השאילתה מתבצעת על זמן יצירת בקשת הסליקה ולא על זמן הביצוע (יכול להתעכב בממשקים כמו מסב).
החל מסכום ועד לסכום	טווח סכום לכל המסמך, במטבע ניהול ספרים (שקלים כולל מעמ בישראל).
מספר אסמכתא/מסמך	מאפשר חיפוש מהיר של מסמך על פי מספרו בלבד, בלי המגבלות של השדות האחרים למעט סניף ומספר קופה. בגלל המבנה של הייפר וההרשאות שלה, זוהי הדרך המהירה ביותר לאתר מסמך מחוץ למודול POS.
סניף	מגביל את השאילתה למסמכים / סליקות המשוייכות לסניף ספציפי. * בעמדות שהוגדרו למכירה (POS) השדה יהיה לקריאה בלבד ומוגבל לסניף שבו פועלת העמדה.
מספר קופה	מגביל את השאילתה למסמכים / סליקות המשוייכות לקופה ספציפית (מתאים ללקוחות שהטמיעו עמדות מכירה POS או כספות). * בעמדות שהוגדרו למכירה (POS) השדה יהיה לקריאה בלבד ומוגבל למספר העמדה הקשיח.
מספר לקוח	השדה מאפשר לך לבחור תיק לקוח ספציפי, עליו תבוצע השאילתה. השדה הזה גם משפיע על לוגיקת הפקת העתקים (קראו אודות הלחצן "הדפס העתקים" לעיל).
שם הלקוח	אם השדה הקודם ריק... אזי כאן ניתן לחפש לקוח על פי שמו בטקסט חופשי. אם המלל מתאים למספר לקוחות, אזי כולם יופיעו בתוצאות.

ממשק תיקון שדות רגולטוריים

לעיתים עלינו לתקן את שיוך המסמך לאיש מכירות / למודול תוכנה / לחשבון בנק ועוד - בכדי לדייק דוחות לרשויות או להנהלה.
ראה את צלמיות העיפרון בצילום המסך הבא, כל עיפרון הוא לחצן (קיצור דרך) לפתיחת דיאלוג תיקון רשומה.

שים לב שניתן לפתוח את הדוח הזה משני מקומות בתפריט הראשי של הייפר: תחת "ניהול לקוחות" ותחת "מודול כספים > ארגז כלים".
האפשרות השניה היא כמובן בהרשאות של מנהל חשבונות ופותחת בפניך קיצורי דרך לדיאלוג עריכת שדות רגולטוריים (ע"פ חוק ומבלי לבטל את מסמך המקור).

ראה את צלמית התמונה

בטבלה התחתונה: יכולה להופיע רק בקבלות ומשיכות. הצלמית מייצגת קיום סריקת האסמכתא (למשל המחאה).
האפשרות להוסיף סריקה לקבלה/משיכה הינה רק דרך הממשק כאן, בלחיצה על עיפרון

... המשך ללמוד על הדיאלוג ואפשרויות העריכה שבו, בעמוד הבא (ראה סימניה מימין).

שחזור הוראה לבנק

כאשר הסמן עומד על העברה בנקאית החוצה (אל הלקוח/ספק), יופיע הלחצן

הדפס שוב הוראה לבנק בפינה השמאלית התחתונה.
לחיצה עליו תפיק מחדש טופס הוראה לבנק - לביצוע העברה.
כך באפשרותך להדפיס מחדש מכתב לבנק, במקרה והמקורי ניזוק / לא הופק במדפסת. שימוש נוסף הוא להפיק מכתב עבור הוראה שבמקור יצאה במס"ב.

* זהו כלי עבודה מסוכן ולכן הגבלנו אותו ואת הגישה אליו. עם זאת חייבים לשמור על אפשרות שחזור להתמודדות עם תקלה...