הגדרות דואר אלקטרוני - שרתים ותיבות ציבוריות


אחד מהחוזקות והיתרונות של תוכנת הייפר כמערכת CRM היא לשמש בין היתר כתוכנת ניהול דוא"ל,
המאפשרת לעסק ולמשתמשי התוכנה לשלוח ולקבל דואר אלקטרוני תוך שמירה על אבטחה, יעילות וסדר בהיבט העסקי.

העמוד הבא עוסק בהסבר אודות החיבור לשרתי דוא"ל והגדרת תיבות דוא"ל ציבוריות אשר תעבודנה מול שרתים אלו
והוא מיועד עבור מנהל המערכת ו/או כל אדם בעל הרשאות גישה לעמוד "הגדרות דואר אלקטרוני" בתוכנה.

חלון הגדרת גישה לשרתי ותיבות אימייל

קודם כל כדאי לדעת מה היא תיבת דוא"ל ציבורית לעומת פרטית ומה ההבדלים?

  • תיבת דוא"ל ציבורית הינה תיבה אשר תכולתה תשתקף למשתמש אחד ויותר, ואין לה מגבלת כמות משתתפים.
    לתיבה זו מוגדר שם/כינוי, המשמש כמפתח המזהה את התיבה וכל הודעות הדוא"ל הנשלחות ומתקבלות מול כתובת התיבה נשמרות במסד הנתונים מול אותו שם תיבה.
  • תיבת דוא"ל פרטית הינה תיבה המשויכת לישות משתמש ספציפי. תכולתה נחשבת כ "פרטית" ואינה משתקפת אוטומטית אצל אחרים, אלא אם הוגדרו לכך ההרשאות המתאימות.
    בסוג תיבה זו, שם המשתמש של הישות הוא מפתח התיבה וכל הדעות הדוא"ל נשמרות מול אותו שם משתמש.
    להדרכה אודות הגדרת תיבת דוא"ל פרטית למשתמש קרא עמוד הדרכה אודות הגדרת משתמש בתוכנה.


אז כיצד מחברים את הייפר לשרת דוא"ל?

חיבור תוכנת הייפר לתיבות דוא"ל מבוצע בשלושה שלבים פשוטים:
1. הגדרת שרת הדוא"ל אליו התיבות השונות יתחברו.
2. הגדרת התיבה הציבורית וחיבורה אל שרת הדוא"ל.
3. בדיקת החיבור ואתחול מנוע האוטומציה.
4. הערות חשובות והכוונה בחיבור תיבה לשרת Gmail

שלב ראשון - הגדרת שרת הדוא"ל

שים לב: שלב זה אינו נדרש כאשר ברצונך לחבר תיבה ציבורית, אל תיבה המוגדרת בשרתי Gmail או Office365.
זאת מכיוון שעבור שרתים אלו, הייפר כוללת מראש (בקוד התוכנה שלה) את הגדרות החיבור אליהם.

בצילום המסך לעיל ניתן להבחין שהחלון מחולק לשני אזורים.
באזור העליון, ישנה טבלה שמטרתה להכיל את הגדרות שרתי הדוא"ל.
כל שורה בטבלה מייצגת ומכילה הגדרות גישה לשרת דוא"ל (כאשר מדובר בכל שרת שאינו GMAIL או OFFICE365).
בדוגמה לעיל ניתן לראות שהוגדרה גישה לשרת המכונה SYE MailServer.

להלן הסבר אודות השדות ההגדרה באיור ומהותן:
שדה הסבר
Server Name שם/כינוי שרת הדוא"ל
IP / Domain כתובת שרת הדוא"ל עבור גישה למשיכה ושליחת הדוא"ל בכל הפרוטוקולים (POP / IMAP / ESMTP) כאשר לא הוזן כל ערך בשדה "ESMTP on different IP / Domain".
POP3 use TLS שדה בוליאני (כן/לא) המצהיר באם הגישה לשרת הדוא"ל בפרוטוקול POP תתבצע בחיבור מוצפן בשיטת TLS
POP3 port קובע את מספר הפורט עבור חיבור POP3, כאשר במידה ושדה זה הושאר ריק יקבעו אוטומטית הערכים הבאים:
25 - ברירת מחדל לחיבור ללא הצפנה
995 - ברירת מחדל לחיבור עם הצפנה (שדה: POP3 use TLS = כן)
ESMTP Encryption שדה בחירה המצהיר באם הגישה לשרת הדוא"ל בפרוטוקול ESMTP תתבצע בחיבור מוצפן באחד מהשיטות הבאות:
* None: ללא הצפנה
* use TLS: ביצוע חיבור מוצפן בשיטת TLS מהתקשורת הראשונה ואילך
* Explicit Mode: חיבור מוצפן בשיטת TLS לאחר שליחת בקשה להתחברות באופן טקסטואלי שאינו מוצפן
ESMTP port קובע את מספר הפורט עבור חיבור ESMTP, כאשר במידה ושדה זה הושאר ריק יקבעו אוטומטית הערכים הבאים:
110 - ברירת מחדל לחיבור ללא הצפנה
587 - ברירת מחדל לחיבור עם הצפנה (שדה: POP3 use TLS = כן)
ESMTP on different IP / Domain כתובת שרת הדוא"ל לשליחה כאשר היא שונה מכתובת ה- POP (רלוונטי עבור ESMPT + IMAP)
IMAP use TLS שדה בוליאני (כן/לא) המצהיר באם הגישה לשרת הדוא"ל בפרוטוקול IMAP תתבצע בחיבור מוצפן בשיטת TLS
IMAP port מספר הפורט אליו יש להתחבר בפרוטוקול IMAP על מנת לבצע שליחה וקבלת דוא"ל


שלב שני - הגדרת תיבה ציבורית

הגדרת תיבת דוא"ל ציבורית תבוצע באמצעות שני האלמנטים הנותרים בצילום המסך לעיל (החל מחלקו האמצעי ומטה):
* טבלה הגדרת התיבה.
* שדות הגדרת התיבה שנבחרה בטבלה.

נבהיר ונזכיר, שתיבה ציבורית זמינה למספר משתמשים, אי לכך כל פעולה שתבוצע בתיבה על ידי משתמש אחד תבוא לידי ביטוי גם אצל שאר משתמשי התיבה האחרים (לדוגמה: מחיקת הודעה).

פתיחת תיבה חדשה מתבצעת על ידי הוספת שורה לטבלה (Ctrl+Enter) ובה יש למלא את השדות באופן הבא:
שם השדה תיאור
כינוי התיבה (כמו שם משתמש) שדה זה הוא מפתח הרשומה הראשי. כל האימיילים הנכנסים ו/או היוצאים מהתיבה ירשמו במסד הנתונים כמשויכים לאותו כינוי תיבה.
לכן, מהרגע שהוגדר שם/כינוי לתיבה ותכתובות דוא"ל בוצעו מול אותה התיבה - אין לשנות את כינוי התיבה
הפעל תיבת דוא"ל למשתמש
  • POP3/ESMTP: התיבה תבצע שליחה וקבלה
  • POP3 Only: התיבה תבצע קבלה/קליטה בלבד
  • ESMTP Only: התיבה תבצע שליחה בלבד
כתובת תיבת דוא"ל
שם השולח לכל המשתמשים בתיבה
שרת דואר בחירת השרת שאליו יש להתחבר. מציג את רשימת השרתים שהוגדרו בטבלה בתוספת שני הערכים הבאים:
  • Gmail.com: שרת הדוא"ל של גימייל המוגדר בקוד התוכנה
  • Office365.com: שרת הדוא"ל של מיקרוסופט המוגדר בקוד התוכנה
שם משתמש בשרת הדואר משמש עבור החיבור לשרת לצורך משיכת דוא"ל ב- POP3, ואם לא הוגדר כל ערך בשדה "ESMTP on Different IP/Domain", ישמש גם עבור החיבור לשליחת דוא"ל (ESMTP)
סיסמת גישה לתיבה
מחק הודעות משרת הדואר לאחר קליטתן תוכנת הייפר בודקת (מסנכרנת) דוא"ל אחת לכמה דקות. במסגרת הסנכרון היא יודעת אילו הודעות הורדו ומתי. בהתאם לערכים הבאים הייפר תשלח לשרת הדוא"ל בקשת מחיקה להודעות שהורדו, בזמן ביצוע הסנכרון.
  • After 2 Days: לאחר יומיים
  • Immediately: בזמן ההורדה (מיד)
  • After 7 Days: לאחר 7 ימים
  • After 14 Days: לאחר 14 ימים
  • Never: לעולם לא למחוק מהשרת
כמות שגיאות בגישה לתיבת הדוא"ל מציג את כמות הפעמים שמנוע הסנכרון נכשל בביצוע ההתחברות לתיבה בשרת הדוא"ל.
מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר להייפר מנגנון פנימי המגן כנגד הודעות החשודות כספאם. לא נרחיב כאן אודות המנגנון, אלא רק נסביר את משמעות הערכים.
  • Disabled: ללא סינון ספאם
  • Simple White List: רק דואר המגיע מכתובות המאושרות על ידי המשתמש יכנס לתיבת הדואר הנכנס. כל יתר הדואר יסומן כדואר זבל.
  • Store Spam in Inbox Deleted: קבל הודעות החשודות כספאם והורד אותם ישירות לפח האשפה (לטובת טיפול מהיר)
  • Filter Img Trails from Msg Body: קבל הודעות החשודות כספאם לאחר שהוסר מתוכן כל הקישורים להורדה אוטומטית של תמונות / מדיה ממקורות צד שלישי
  • Block Messages with Img Trails: חסום הודעות החשודות כספאם לאחר שנמצא בהן קישור אחד או יותר להורדת להורדה אוטומטית של תמונות / מדיה ממקורות צד שלישי
אזור זמן שיוך התיבה לאזור זמן על מנת להציג למשתמש את זמן ההגעה המחושב של הדוא"ל.
התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות פותח את חלון בחירת קבוצות ההרשאה. כל המשתמשים המשויכים לקבוצות שיבחרו יוכלו לבצע שימוש בתיבה.
לאחר ביצוע הגדרה בשדה זה יש לבצע התחברות מחדש לתוכנה על מנת שהשינויים יכנסו לתוקף.
התר גישה למשתמשים ע"פ שמם פותח את חלון בחירת המשתמשים המותרים לשימוש בתיבה
העתק הודעות למשתמשים (Auto Forward) מעתיק בתוך מסד הנתונים של הייפר, את ההודעה לתיבת המשתמשים המתבקשת. בשדה זה יוצגו שמות משתמשי הייפר ולא כתובות דוא"ל.


לידיעתך:
* על מנת לבטל את השינויים / התוספות שבוצעו ללא שמירתם, לחץ על שחזר הגדרות

* לאחר מילוי השדות הנ"ל, בצע שמירה להגדרות באמצעות לחצן שמור הגדרות


שלב שלישי - בדיקת התיבה ואחול מנוע SYE Server Side Automation

לאחר שהוגדרו כל השדות הנדרשים להתחברות, ניתן לבדוק את תקינות החיבור באמצעות לחצן בחן חשבון דוא"ל
לחצן זה מבצע LOG-IN ממחשב המשתמש (לא מהשרת) אל תיבה המסומנת בטבלה.
תוצאות ההתחברות מוצגים בחלון ייעודי (כמוצג להלן).



הסבר אודות ממשק בדיקת התחברות לתיבת דוא"ל:
שדה הסבר
הפעל תיבת דוא"ל למשתמש סוג החיבור הנבדק:
  • POP3/ESMTP - בדיקת התחברות לתיבה בפרוטוקול POP וגם ESMTP (עבור קבלה ושליחה)
  • POP3 Only - בדיקת התחברות לתיבה בפרוטוקול POP בלבד (עבור קבלה)
  • ESMTP - בדיקת התחברות לתיבה בפרוטוקול ESMTP בלבד (עבור שליחה)
כתובת תיבת דוא"ל כתובת התיבה הנבדקת
Receive Test Result / Send Test Result תוצאות בחינת ההתחברות בפרוטוקול שליחה ו/או קבלה:
  • Not tested yet - התיבה עדיין לא נבדקה
  • Testing Account NOW - ביצוע בדיקת התחברות
  • Failed - Check Settings - בדיקת ההתחברות נכשלה (וודא שלמחשבך מותרת גישה ישירה לשרת הדוא"ל בפורט המתבקש)
  • OK - Working Just Fine - בדיקת ההתחברות הסתיימה בהצלחה


אתחול מנוע "Server Automation"

לאחר שבוצע בהצלחה בדיקת תקינות לתיבה, יש לבצע אתחול מרחוק למנוע האוטומציה "Server Automation" על מנת שיקרא ויכניס לתוקף את עדכון ההגדרות שבוצע.
את האתחול יכול לבצע כל מי שלרשותו הרשאות מנהל מערכת.
להדרכה אודות אופן אתחול מנוע Server Automation לחץ כאן.


הערות חשובות והכוונה בחיבור תיבה לשרת Gmail

על מנת שהייפר תצליח להתחבר לתיבה בשרת GMAIL, יש לבצע את ההגדרות הבאות בממשק של Gmail עבור כל תיבה.
  1. פתיחת גישה לפרוטוקול POP:
    גש להגדרות התיבה בגלגל השיניים (Settings) -> פתח את כל ההגדרות (See All Settings) -> באזור ההגדרות "Forwarding and POP/IMAP" -> אפשר גישה להורדת דוא"ל (Enable POP for all mail)
  2. פתיחת האפשרות לגישה לכל סוגי הפליקציות:
    גש אל ניהול החשבון של התיבה (Manage Your Google Account) -> הגדרות אבטחה (Security) -> פתח ואפשר את הגישה לתיבה עבור Less secure App Access
    שים לב: על מנת לבצע הגדרה זו בחשבון עסקי, יש לאפשר לבעלי התיבה גישה להגדרות האבטחה של התיבה.
    זאת ניתן לבצע מתוך ממשק ניהול האדמין (https://admin.google.com)