פגישות ושיחות טלפון
לשונית זו מציגה בטבלה את סיכומי הפגישות ושיחות הטלפון שבוצעו בהקשר לישות הרלוונטית (לקוח / ספק / פרויקט / עובדים ומשתמשים ועוד).למרות שהלשונית מופיעה במודולים השונים כמצוין לעיל, נתייחס בתוכן ההדרכה שלהלן כמידע השייך ללקוח / ליד, למרות שהדבר נכון באותה המידה גם לגבי כל שאר סוגי הישויות האחרות!
לחלון זה מספר מטרות והן:
-
להציג את רצף ההתקשרות בסדר כרונולוגי יורד (תיעוד המגע האחרון יופיע בראש הטבלה) בנושאים הבאים:
* תיעוד שיחות טלפון.
* תיעוד סיכום פגישה.
* תיעוד "אי הגעה" (הברזה) לפגישה.
* תיעוד מזכר הערות.
* תיעוד הודעות מערכת - כאשר הלקוח מנסה להירשם שוב ממקור אינטרנטי כגון דף נחיתה / אתר אינטרנט, המערכת תוסיף לטבלה זו את תיעוד פרטי הפניה הכפולה שבוצעה.
* תיעוד שחוח (Chat) ממערכת חיצונית.
- לאפשר למשתמש להוסיף / למחוק תיעוד ידני חדש (בהתאם להרשאתו).
- לאפשר למשתמש להוסיף פעילות עתידית (אופק תפעולי).
תוכן לשונית זו מיועד עבור צוות השיווק והמנהלים / בעלי תפקידים אחרים המעוניינים לתעד או ללמוד את אשר בוצע מול אותו הלקוח / הליד.
הוראות הפעלה
כל פעולה הניתנת לביצוע בעמוד זה מיוצגת על ידי לחצן. באפשרות מנהל המערכת לשלוט על הרשאות הגישה ללחצני הפעולות השונות וגם על שמות הלחצנים(עבור מערכות בריבוי שפות) ולכן יתכן מצב ששם הלחצן אצלך היה שונה מהמופיע בצילום המסך לעיל.
כמו כן יתכן כי טבלת המידע המכילה את נתוני המגעים וההתקשרויות תהה שונה מזו המוצגת בתמונה לעיל וזה תקין, מכיוון שכל ארגון רשאי להתאים לעצמו את סוג ואופן המידע המוצג בטבלה זו בהתאם לצרכיו.
הוספת תוכן חדש / תיעוד התקשרות
 אין מענה |
בלחיצה על לחצן זה מתרחשים האירועים הבאים.
|
|---|---|
| תעד הודעה |
בלחיצה על לחצן זה מתרחשים כל האירועים שתוארו בלחצן "אין מענה" עם שינויים בודדים: * בשדה "תקציר האירוע / הערות" לא נרשם תוכן אוטומטי. * בשדה "סטטוס שיחת טלפון" נקבע כברירת מחדל הערך "הושארה הודעה". |
 תעד שיחה |
בלחיצה על לחצן זה מתרחשים כל האירועים שתוארו בלחצן "אין מענה" עם שינויים בודדים: * לא מופיעה חלונית בחירת מועד ההתקשרות הבאה והמשתמש נדרש להזין את המועד העתידי להתקשרות ידנית בשדה "מועד שיחת הטלפון הבאה". * בשדה "סטטוס שיחת טלפון" נקבע כברירת מחדל הערך "שיחה קצרה". * השדה "תקציר האירוע / הערות" נפתח לעריכה וממתין להזנת נתונים. |
 תעד הערות |
מאפשר למשתמש להזין טקסט הערות. חשוב לציין שלחצן ההערות אינו נחשב כפעולה
שיווקית ולכן בשונה לאירועים המתוארים בלחצן "אין מענה" לעיל הוא אינו חותם ערך בשדות: * "מועד שיחת טלפון אחרונה" * "מועד המגע האחרון" * "סטטוס שיחת טלפון / ניסיון אחרון" * "שיחת טלפון אחרונה על ידי". |
 |
לחצן התזכורת - מקפיץ את חלונית קביעת תזכורת עתידית להתקשרות. |
 פגישה חדשה |
פותח את חלון רשומת היומן על מנת לקבוע מועד פגישה, ומצרף את שם כרטיס הלקוח כאיש קשר לפגישה באופן אוטומטית. |
ניסיונות שיווק יש לתעד אך ורק באמצעות שלושת לחצני הטלפון השחורים ("אין מענה", "תעד הודעה", "תעד שיחה").
זאת מכיוון שמעבר למוצג בטבלת הפגישות ושיחות הטלפון, הפעלת כל אחד מלחצנים אלו גורם לתוכנת הייפר לתעד אוטומטית את פעולת השיווק
בשדות ייעודיים הנמצאים באותה רשומת הלקוח / ספק. שדות אלו ישמשו עבור פילטרים, דוחות שיווק וניטור.
עבור הפילטרים והדוחות המבצעים פעולות ניטור וסטטיסטיקה.
להלן שמות השדות המתועדים ע"י תוכנת הייפר במעמד לחיצה על כל אחד מהלחצנים:
* "מועד שיחת טלפון אחרונה".
* "מועד המגע האחרון"
* "סטטוס שיחת טלפון / ניסיון אחרון"
* "מועד שיחת טלפון הבאה" - רלוונטי רק במידה ונקבע מועד התקשרות עתידית בשורת התיעוד.
* "שיחת טלפון הבאה על ידי" - רלוונטי רק במידה ונקבע שם משתמש לביצוע התקשרות עתידית בשורת התיעוד.
* "תקציר האירועים האחרונים" - מקבל ריכוז של תקציר הרשומות האחרונות שנרשמו (עד כ- 1,000 תווים אחרונים).
סינון / חיפוש והדפסת תוכן
בעת הכניסה ללשונית מוצגים כל נתוני השיווק כברירת מחדל. במידה וישנה כמות מידע גדולה בטבלה, באפשרות המשתמש לבצע חיפוש בנתוני הטבלה על פי השדות המופיעים בחלק העליון של לשונית זו.החיפוש יבוצע ע"י הזנת ערך באחד או יותר משדות החיפוש ולאחר מכן לחיצה על הלחצן "סנן רשומות".
 סנן רשומות |
מבצע חיפוש ע"פ הערכים שהוזנו לשדות החיפוש ומציג באותו החלון טבלת נתונים מתומצתת. |
|---|---|
 הצג הכל |
מאפס את החיפוש האחרון שבוצע ומציג טבלת נתונים מלאה בסדר כרונולוגי יורד. |
 הדפסה |
מאפשר הדפסה של נתוני השיווק כפי שהם מוצגים בטבלה |
להלן הסבר אודות משמעות שדות החיפוש:
| שדה | הסבר |
|---|---|
| החל מתאריך (ושעה) | מגדיר את ערך ההתחלה לשדה "מתי". ניתן להזין תאריך באמצעות בחירה מלוח השנה או בהקלדה ידנית. על מנת לפלח את הנתונים החל משעה מסוימת, יש להזין את תאריך הפילוח, לאחריו רווח אחד ואז את שעת ההתחלה בארבע ספרות. לדוגמה: נניח שאנו רוצים לחפש את הנתונים שנרשמו בתאריך 01/01/2019 החל מהשעה 18:30 בערב, אזי ניתן להזין 01/01/2019 1830 נניח שאנו רוצים לחפש את הנתונים שנרשמו מתאריך 01 לאפריל בשנה הנוכחית, אזי נזין 01/04 או 01.04 |
| ועד לתאריך (ושעה) | מגדיר את ערך הסיום לשדה "מתי". גם כאן כמו בשדה הקודם חוקיות ההזנה היא אותו הדבר |
| על ידי מי | מחפש בשדה "מי" את מבצע הפעולה. מאפשר לבחור מתוך רשימת המשתמשים קיימים בתוכנה או לקליד שם / חלק משם של משתמש היסטורי שאינו קיים ברשימת המשתמשים. |
| מה | מאפשר לבחור את סוג הפעולה שתועדה |
| חיפוש טקסט חופשי | מחפש טקסט או חלק מטקסט הקיים בשדה "תקציר האירוע / הערות". |
| מחלקה / קטגוריה | מחפש את הרשומות שבוצעו ע"י משתמשים המשויכים לאותו שם מחלקה נבחרת. |
סיכומי פגישות
בנוסף לתיעוד השיווק הטלפוני, טבלת המגעים וההתקשרויות מציגה גם את סיכומי הפגישה שתועדו אודות הלקוח.תיעוד פגישה מתרחש כאשר כרטיס הלקוח משויך לרשומת יומן והמשתמש הזין סיכום פגישה לאותה הרשומה. במקרה כזה
תופיע שורה שתציג בשדה "מה" את הערך "סיכום פגישה", ובשדה "תקציר האירוע / הערות" יוצג תוכן הסיכום.
לחיצת עכבר כפולה על שורת סיכום פגישה תפתח את חלון רשומת היומן.